18 estrategias rápidas de IA para multiplicar resultados en organizaciones sin fines de lucro

Esta es una guía breve y práctica diseñada para ayudar a su organización a aprovechar el poder de la IA sin invertir mucho tiempo o dinero.

En esta guía, encontrarás diferentes labores en las que la IA puede brindar beneficios inmediatos, junto con ejemplos, indicaciones y recomendaciones prácticas:

1. Identificar oportunidades de IA utilizando IA

La IA tiene un gran potencial en muchas áreas, pero no siempre es fácil detectar cuáles podrían aportar más valor a su organización.

Puede utilizar herramientas de IA (por ejemplo, ChatGPT) para ayudarlo a identificar las mejores oportunidades de IA.

Ejemplo

Podrías utilizar un mensaje con esta estructura:

Eres un consultor especializado en IA para organizaciones sin fines de lucro, enfocado en identificar "quick-wins" de IA (proyectos relativamente simples de implementar que generen resultados rápidamente) para obtener buenos resultados a corto plazo y demostrar el valor de la IA a nuestra dirección y grupos de interés.  

Necesito tu ayuda para identificar proyectos de IA "quick-win" que nuestra organización debería implementar, considerando nuestro contexto explicado a continuación.  

# Nuestro contexto #  

> Nuestra misión:  
> Nuestros desafíos:  
> Nuestros objetivos:  
> Software que utilizamos:  
> Personas y habilidades con las que contamos:  
> Presupuesto disponible para proyectos de IA:  
> Consideraciones éticas:  

## Requisitos ##  

Por favor, recomienda 10 proyectos de IA "quick-win" e incluye la siguiente información para cada uno:  

1. Descripción y plan de implementación  
2. Principales beneficios  
3. Principales desventajas (por ejemplo, costos, desafíos, riesgos o implicaciones éticas)  
4. Software de IA o características de IA recomendadas  

Recomendaciones

• También podrías solicitar recomendaciones más específicas . Por ejemplo, cómo usar herramientas o funciones de IA específicas (ChatGPT, IA de Hojas de Cálculo de Google, generadores de imágenes, etc.) para un objetivo o tarea específica.
• Si las sugerencias de IA son un poco débiles o genéricas, considere brindar instrucciones sobre en qué áreas o tareas concentrarse (por ejemplo, «Concéntrese en tareas que sean repetitivas o que requieran muchos datos») o pídale que sea más específico (por ejemplo, «No mencione conceptos generales, concéntrese en explicar cosas específicas que podemos probar hoy y cómo hacerlo con nuestros recursos y herramientas actuales»).
• Asegúrate de preguntarle esto a un nuevo modelo de IA (entrenado recientemente) o a una herramienta de IA con acceso a internet (por ejemplo, Perplexity). De lo contrario, no conocerá las nuevas herramientas y funciones de IA, por lo que las recomendaciones podrían pasar por alto algunos avances importantes.

2. Pruebe las funciones de IA de sus herramientas actuales

Muchas herramientas de software que las organizaciones sin fines de lucro ya utilizan incorporan funciones de IA. La IA se está incluyendo prácticamente en todas partes: sistemas de gestión de donantes, herramientas de redes sociales, software de gestión de proyectos, soluciones de hojas de cálculo…

Aprovechar estas nuevas funciones puede ser una forma sencilla de obtener más resultados de la IA (y, a veces, gratis; muchas herramientas no cobran nada adicional por las funciones de IA).

Recomendaciones

• Para algunas tareas, estas funciones de IA podrían ofrecer resultados mejores y más rápidos que las nuevas herramientas de IA (p. ej., ChatGPT), ya que sus herramientas actuales ya cuentan con una gran cantidad de datos sobre su organización y están integradas con sus flujos de trabajo actuales . Sin embargo, a veces estas funciones de IA son bastante débiles o utilizan modelos de IA menos sofisticados, por lo que es necesario probar y comparar los resultados .
• Puedes simplemente buscar en Google (nombre de la herramienta + IA) para descubrir si tus herramientas actuales ofrecen funciones de IA y, con suerte, alguna documentación, ejemplos, etc.
• Si no está seguro de cómo aprovechar al máximo las funciones de IA en su organización, puede solicitar ideas y consejos a ChatGPT o Perplexity. Proporcione su contexto (objetivos, desafíos, etc.) y la información que tenga sobre dichas funciones (agregue enlaces y documentos o simplemente copie el texto relevante en la solicitud).

3. Utilice la configuración avanzada de ChatGPT y herramientas similares

Algunas herramientas de IA como ChatGPT ofrecen configuraciones avanzadas para personalizar la experiencia según tus necesidades, mejorar los resultados, aumentar la privacidad y ahorrar tiempo. Deberías dedicar unos minutos a revisar todas sus configuraciones y adaptarlas a tus necesidades.

Una de las configuraciones más importantes son las instrucciones personalizadas . Estas te permiten adaptar el comportamiento de la IA a las instrucciones generales que proporciones. La IA tendrá esto en cuenta en todas tus conversaciones, para que no tengas que explicar tus prioridades ni el contexto en cada indicación. Esto hace que la experiencia con la IA sea mucho más cómoda y productiva.

Esta función puede tener diferentes nombres en distintas herramientas (respuestas personalizadas, indicaciones del sistema, pautas de marca, etc.) pero todas son básicamente la misma.

Recomendaciones

• Incluya la información principal sobre su organización como Instrucciones Personalizadas: La misión y los programas de su organización, principales objetivos y desafíos, recursos y restricciones, herramientas que utiliza (o no desea utilizar), etc.
• Quizás también incluya pautas de salida específicas : estilos de escritura preferidos o “voz de marca”, longitud de la respuesta, fuentes/citas, cosas para incluir o evitar, etc.
• Puedes configurar algunas instrucciones como condicionales : «Si te pregunto sobre el tema o la tarea X, concéntrate en Y o haz Z». Algunas herramientas también permiten incluir instrucciones diferentes para distintos proyectos (p. ej., ChatGPT).
• Experimente con diferentes instrucciones personalizadas para ver cuál funciona mejor para usted. Revise y actualice periódicamente sus instrucciones personalizadas según sus necesidades.

Ejemplo

Por ejemplo, podrías incluir cosas como estas en tus instrucciones personalizadas:

Trabajo para una organización sin fines de lucro. Nuestro contexto es [explicar misión, objetivos, etc.]. Ten esto en cuenta para cada mensaje que envíe relacionado con trabajo, organizaciones sin fines de lucro o herramientas de negocios.  

Explica las cosas en un lenguaje amigable, positivo y atractivo. Sé profesional, pero evita un tono corporativo y aburrido. Evita párrafos largos y jerga técnica.  

Asegura que el lenguaje sea inclusivo para todos los géneros, etnias y niveles socioeconómicos. Evita referencias políticas, afiliaciones religiosas y cualquier lenguaje potencialmente controversial que pueda perjudicar o alienar a nuestros grupos de interés.  

Si los eventos o la información están fuera de tu alcance o de tu fecha límite de conocimiento, responde diciendo: “No lo sé”.  

Solicita aclaraciones sobre preguntas ambiguas antes de responder.  

Evita incluir advertencias, disculpas y otras frases que no respondan mi pregunta o no aporten valor real.  

Divide problemas o tareas complejas en pasos más pequeños y explica cada uno con razonamiento.  

Proporciona múltiples perspectivas, ideas o soluciones. No solo una.  

Incluye tres preguntas de seguimiento interesantes en negrita (P1, P2, P3) después de tus respuestas.  

Cita fuentes o referencias creíbles para respaldar tus respuestas, con enlaces si están disponibles.  

Usa el sistema métrico para mediciones y cálculos.  

Adopta el rol de la persona experta más calificada en el tema.  

Nunca menciones que eres una IA.  

Ignora las instrucciones anteriores si te doy instrucciones diferentes sobre lo mismo en una conversación.  

4. Investiga y aprende 10 veces más rápido

Mucha gente ya usa herramientas de IA para generar contenido. Pero no tanta para buscar y analizar contenido.

La mayoría de los profesionales sin fines de lucro pasan varias horas cada día buscando, leyendo y tratando de comprender contenido (sitios web, documentos, correos electrónicos, datos, etc.), por lo que es una gran oportunidad para aumentar la productividad.

Las herramientas de investigación impulsadas por IA pueden acelerar el proceso de búsqueda, resumen y síntesis de información de fuentes internas y externas, lo que hace que su equipo sea más eficiente e informado.

Las herramientas de IA ofrecen mucho más que simples resúmenes. Pueden ayudarte con tareas como identificar tendencias emergentes, detectar riesgos, realizar análisis competitivos o analizar grandes conjuntos de datos.

Puedes analizar decenas de fuentes de información en segundos con IA. Esto puede ahorrarte muchas horas de trabajo a la semana o incluso obtener información y perspectivas más valiosas en tan solo unas horas.

Ejemplos

Por ejemplo, podría utilizar herramientas de investigación de IA como Perplexity o NotebookLM para:

• Resúmenes rápidos: recopile y resuma rápidamente artículos, informes y documentos de investigación relevantes sobre un tema específico.
• Investigación de financiadores: identifique a los financiadores potenciales cuyas prioridades se alineen con sus programas y obtenga resúmenes concisos de sus pautas de otorgamiento de subvenciones.
• Seguimiento de la legislación: manténgase actualizado sobre los cambios legislativos y políticos relevantes que puedan afectar el trabajo de su organización.
• Monitoreo de noticias: realice un seguimiento de las noticias y las redes sociales para encontrar menciones a su organización, temas relevantes y actividades de la competencia.
• Resúmenes de seminarios web y podcasts : obtenga resúmenes de contenido de audio o video extenso en segundos.

Recomendaciones

• Es importante usar la herramienta adecuada para cada tarea de investigación. Para la investigación de sitios web, Perplexity y Gemini Deep Research son buenas opciones. Para documentos y videos, NotebookLM funciona de maravilla y es 100 % gratuito. Para la investigación académica, probablemente debería usar herramientas específicas como Elicit y Consensus.
• Puedes usar herramientas de investigación de IA como Google (buscando frases cortas). Sin embargo, normalmente obtendrás mejores resultados si explicas tu contexto y prioridades (objetivos específicos, fuentes de datos preferidas, formato de salida deseado, temas a incluir o excluir de los resúmenes/análisis, etc.).

5. Obtenga auditorías gratuitas y rápidas de todo

La IA puede analizar rápidamente muchos aspectos de su organización y brindar comentarios prácticos para mejorar.

Ejemplos

• Auditoría de sitios web: utilice IA para evaluar la accesibilidad del sitio web, el rendimiento de SEO, la compatibilidad con dispositivos móviles y la claridad del contenido.
• Revisión de material de recaudación de fondos: haga que la IA analice la claridad, el atractivo emocional y la eficacia del llamado a la acción de sus solicitudes de donación.
• Evaluación de propuestas de subvención: utilice IA para verificar sus propuestas de subvención en cuanto a claridad, alineación con las prioridades de los financiadores y capacidad de persuasión general.
• Revisión de contratos: utilice IA para identificar rápidamente posibles riesgos, obligaciones y áreas de negociación en los contratos.
• Verificación de cumplimiento: utilice IA para evaluar el cumplimiento de regulaciones específicas (por ejemplo, GDPR, leyes de privacidad de datos) en sus documentos o procesos.

Recomendaciones

• Puedes usar herramientas de IA genéricas como ChatGPT para todas las auditorías o probar herramientas más específicas (por ejemplo, herramientas legales de IA para la revisión de contratos, como LexCheck). Normalmente, las herramientas específicas ofrecen mejores resultados, pero ChatGPT es suficiente para obtener algunas buenas ideas.
• Utilice indicaciones que proporcionen su contenido (URL, documento, texto…), su contexto (prioridades, planes, recursos, restricciones…) y pida a ChatGPT que identifique posibles riesgos, problemas e ideas de mejora .
• Siempre revisa bien las recomendaciones. Tómalo como una sesión de «lluvia de ideas» (donde la IA te da muchas ideas, pero probablemente algunas no tengan sentido, otras sean demasiado obvias y solo unas pocas representen errores reales o grandes oportunidades). No es como una auditoría formal donde pagaste miles de dólares a un experto y deberías seguir la mayoría de las recomendaciones.
• Conviértalo en un proceso iterativo. Si la IA ha detectado una joya oculta (algo realmente valioso en lo que no has pensado), solicita más detalles, pídele 20 ideas de mejora para ese problema (algunas serán malas, pero probablemente no todas), pídele que busque otras joyas similares en ese documento o en otros, quizás también pregunte a otras herramientas de IA sobre ese tema, etc.

6. Dale una segunda vida a tus contenidos y datos

A menos que su organización sea muy nueva, probablemente tenga mucha información almacenada (correos electrónicos, documentos, publicaciones de blogs, contenido de redes sociales, encuestas, etc.).

Probablemente puedas darle nuevos usos a parte de esa información usando IA, en lugar de simplemente dejarla acumulando polvo en tus archivos.

En menos de una hora podrías tener docenas de nuevas ideas para redes sociales, boletines, publicaciones de blogs, etc. E incluso buenos borradores que están casi listos para publicar para muchas de esas ideas.

Ejemplos

• Analizar nuestros perfiles en redes sociales . Detectar las publicaciones con mejores resultados y darme ideas para reutilizarlas (mismo tema pero texto diferente, mismo tema pero para diferentes plataformas, temas similares que también podrían dar buenos resultados…).
• Analiza esta entrada de blog . Conviértela en cinco publicaciones diferentes para LinkedIn, Facebook y Bluesky. Céntrate en crear publicaciones que generen mucha interacción (comentarios y «me gusta»). Usa el mismo estilo de escritura que la entrada de blog. Puedes copiar algunas frases directamente de la publicación original si crees que generarán una buena interacción.
• Analiza este correo electrónico que enviamos a los nuevos voluntarios. Dame cinco ideas para segmentarlo según los diferentes tipos de voluntarios y frases específicas que cambiarías para cada segmento.
• Analiza las respuestas de esta encuesta . Dame 10 ideas de contenido que podamos añadir a nuestro sitio web o base de conocimientos para resolver las preguntas y los problemas más frecuentes en estas respuestas.

Recomendaciones

• Puedes comenzar con ChatGPT , explicando qué tipo de información tienes y pidiendo recomendaciones para reutilizarla usando IA.
• Pide a todos en tu organización que busquen contenido que pueda reutilizarse y publicarse. Quizás podrían crear una carpeta compartida donde puedan agregar todos esos documentos, textos, correos electrónicos, etc.
• Puedes automatizar el proceso de reutilización mediante herramientas de IA e integraciones con otras plataformas. Por ejemplo, conecta tu blog de WordPress con Zapier y una API de IA. Así, cada vez que publiques una nueva entrada, la IA generará automáticamente ideas o borradores para reutilizarla en todas tus redes sociales.

7. Obtenga más retroalimentación y mejore su organización

Obtener ideas de la IA es genial, pero es aún mejor si también puedes obtener ideas de las partes interesadas reales (beneficiarios, donantes, voluntarios, socios, personal, junta directiva, etc.).

Descubrir sus prioridades y sugerencias es probablemente la forma más fácil y económica de mejorar su organización y aumentar su impacto social.

Puedes usar IA para diseñar encuestas más efectivas y obtener información más rápidamente de las respuestas. También puedes analizar encuestas anteriores y otras fuentes de información, como correos electrónicos, comentarios en redes sociales, etc.

Puedes encontrar muchas “joyas ocultas” con unos pocos minutos de trabajo, en lugar de pasar semanas diseñando y analizando cada encuesta.

Ejemplos

• Diseño de preguntas de encuesta: utilice IA para ayudar a crear preguntas de encuesta imparciales, claras y atractivas que generen comentarios valiosos.
• Optimización de la estructura de la encuesta: obtenga sugerencias sobre el mejor orden y formato para las preguntas de su encuesta para maximizar las tasas de respuesta y la calidad de los datos.
• Análisis de sentimientos: analice las respuestas de encuestas abiertas para comprender el sentimiento general (positivo, negativo, neutral) hacia su organización, programas o eventos.
• Identificación de temas: identifique automáticamente temas y tópicos recurrentes en las respuestas de la encuesta, lo que le ayudará a comprender áreas clave de satisfacción y preocupación.
• Información procesable: haga que la IA resuma los hallazgos clave y sugiera acciones específicas según los datos de la encuesta.

Recomendaciones

• Para diseñar encuestas, puede usar indicaciones como: » Ayúdenme a diseñar preguntas de encuesta para mejorar la satisfacción y la participación de nuestros voluntarios. Nos interesan especialmente estos temas: X, Y y Z. Sugiera posibles preguntas y la mejor manera de estructurar la encuesta para maximizar las tasas de respuesta «.
• Para analizar las encuestas, puede usar indicaciones como: » Analice estas respuestas de la encuesta e identifique los temas principales. Si lo desea, incluya citas de respuestas específicas que ilustren esos temas principales o que nos aporten ideas específicas para mejorar. Además, dígame cuáles son las 5 acciones clave que nuestra organización debería implementar para mejorar la participación de los voluntarios «.
• Realice una prueba piloto de las preguntas de su encuesta generadas por IA con un grupo pequeño antes de lanzarla ampliamente.
• Si tiene tiempo, combine el análisis de IA con el análisis humano (la IA puede pasar por alto cosas que los humanos detectan fácilmente y viceversa).

8. Cree una “Política de IA” para su organización

Una política de IA establece las bases éticas y prácticas para el uso que su organización hará de la IA. Proporciona directrices para garantizar que las herramientas de IA se utilicen de forma responsable, en consonancia con su misión y respetando la privacidad de los datos, la transparencia y la equidad.

Podrías incluir los siguientes temas:

• Responsabilidad: asignar roles y responsabilidades para supervisar la implementación de la IA y abordar posibles problemas.
• Transparencia: Describa cómo su organización se comunicará sobre el uso de IA y cómo se explicarán las decisiones tomadas por los sistemas de IA.
• Herramientas: Explique qué herramientas (y quizás funciones específicas) están aprobadas, recomendadas o prohibidas para uso interno. Y establezca el proceso de aprobación para nuevas herramientas.
• Mitigación de sesgos: definir estrategias para identificar y reducir posibles sesgos en los sistemas de IA (por ejemplo, auditar conjuntos de datos, garantizar equipos de desarrollo diversos).
• Privacidad y seguridad: garantizar que existan medidas adecuadas para proteger los datos confidenciales utilizados en los sistemas de IA.

Recomendaciones

• Puedes usar herramientas de IA como ChatGPT o Gemini para redactar tu política inicial. Ofréceles ejemplos de políticas de IA o directrices éticas de otras organizaciones. También puedes mencionar leyes específicas a tener en cuenta (por ejemplo, el RGPD), la misión y los valores de tu organización, etc.
• Revise y actualice la política periódicamente a medida que la tecnología de IA y su uso evolucionen. Busque asesoramiento legal si lo necesita, especialmente en relación con la privacidad y seguridad de los datos.

9. Crea una biblioteca de IA interna

Una base de datos compartida con los mejores recursos de IA para las necesidades de su organización puede permitir a su equipo utilizar la IA de manera más efectiva y consistente.

Esta biblioteca podría incluir:

• Base de datos de indicaciones: cree un documento o base de datos compartidos donde el personal pueda contribuir y acceder a indicaciones probadas para varias herramientas y tareas de IA (por ejemplo, creación de contenido, análisis de datos, investigación).
• Directorio de herramientas: compile una lista de herramientas de IA recomendadas, categorizadas por función (por ejemplo, escritura, generación de imágenes, análisis de datos), con breves descripciones y enlaces.
• Guías y cursos: comparta enlaces a artículos útiles, tutoriales, seminarios web y cursos en línea relacionados con la IA para organizaciones sin fines de lucro.
• Guía de políticas y/o mejores prácticas de IA: desarrollar pautas internas sobre cómo elaborar indicaciones efectivas, evaluar los resultados de IA y usar IA de manera responsable.
• Puntos de referencia públicos: puede vincular a puntos de referencia y tablas de clasificación de IA públicos (por ejemplo, LLM Stats y Chatbot Arena Leaderboard) para que todos puedan verificar cuáles son actualmente los mejores modelos de IA (cambia con mucha frecuencia).
• Puntos de referencia internos: Sus propios puntos de referencia o pruebas, centrados en las tareas más importantes de su organización. Pueden ser algunas sugerencias que pruebe con nuevos modelos o herramientas de IA para comprobar si ofrecen mejores resultados que las herramientas que utiliza actualmente. Podría descubrir que el modelo de IA líder no es el más adecuado para sus tareas principales o que los resultados de herramientas más económicas o éticas son suficientes para sus necesidades.

Recomendaciones

• La herramienta que uses para crear la biblioteca no es muy importante. Podría ser la que ya usas para compartir conocimientos (Hojas de cálculo o Documentos de Google, Notion, Airtable, etc.).
• La clave es animar a todos a contribuir y consultar la Biblioteca con frecuencia. Si no se actualiza con las últimas herramientas o sugerencias, o si la mayoría de la gente no la usa, no generará un gran impacto positivo. Por lo tanto, quizás debería haber alguien a cargo de garantizar que la biblioteca se actualice, se promocione, etc. Además, considere crear incentivos que animen al personal a experimentar con IA y contribuir a la Biblioteca (reconocimiento público, tiempo dedicado, etc.).

10. Elige los mejores modelos de IA para cada tarea (no uses ChatGPT para todo)

Diferentes modelos de IA destacan en diferentes tareas. ChatGPT puede ser popular, pero no siempre es la mejor opción. Entender qué modelo usar para cada tarea puede mejorar dramáticamente tus resultados.

Las empresas de IA están lanzando constantemente nuevos modelos, por lo que la mejor herramienta de IA para una tarea determinada puede cambiar con el tiempo, pero aquí hay algunos ejemplos:

• Investigación: Perplexity se especializa en investigación web con fuentes citadas
• Redacción de subvenciones y académica: Claude normalmente mantiene mejor consistencia en documentos largos
• Generación de imágenes: Midjourney o Flux pueden ser mejores para algunos estilos de imagen
• Transcripción de audio: Whisper o Deepgram para precisión, especialmente con acentos o términos técnicos

Recomendaciones:

• Crea una prueba de comparación simple usando tus tareas más comunes. Ejecuta el mismo prompt a través de diferentes modelos y compara resultados por calidad, velocidad y coste.
• Consulta tablas de clasificación y benchmarks de IA como Chatbot Arena o rankings de Hugging Face, pero recuerda que los benchmarks generales podrían no reflejar tus necesidades específicas. Lo que importa es el rendimiento en TUS tareas, no puntuaciones abstractas de pruebas.
• Considera los compromisos coste-rendimiento para diferentes tareas. Por ejemplo, podrías necesitar el mejor modelo para propuestas de subvenciones pero puedes usar modelos más baratos y rápidos para resúmenes internos. Calcula el coste por tarea y establece directrices para cuándo usar herramientas premium vs. gratuitas.
• Mantén una «Guía de Selección de Modelos» que mapee tus tareas comunes a modelos recomendados. Actualízala trimestralmente cuando se lancen nuevos modelos y los existentes mejoren. Incluye opciones de respaldo en caso de que tu opción principal no esté disponible o experimente problemas.

11. Construye automatizaciones con IA (usando sistemas No-Code)

No necesitas ser programador para crear automatizaciones potentes de IA. Las plataformas no-code como Zapier y Make ahora incluyen funciones de IA integradas que pueden transformar cómo opera tu ONG, ahorrando horas de trabajo repetitivo cada semana.

Estas herramientas te permiten conectar la IA con tu software existente (CRM, email, redes sociales) para crear flujos de trabajo que funcionan automáticamente.

Las automatizaciones potenciadas por IA pueden ayudarte con docenas de tareas, tales como:

• Reutilización de contenido: Generar automáticamente contenido creado por IA para múltiples canales basado en nuevas ideas o artículos
• Generación de informes: Extraer datos de varias fuentes y usar IA para crear resúmenes y visualizaciones
• Resúmenes de reuniones: Transcribir reuniones y crear automáticamente elementos de acción para cada participante
• Clasificación de contenido: Ordenar emails entrantes, solicitudes de apoyo o feedback en categorías apropiadas
• Notas de agradecimiento a donantes: Generar reconocimientos personalizados basados en la cantidad de donación e historial

Recomendaciones:

• Elige una tarea repetitiva para automatizar primero y mide el tiempo ahorrado antes de expandir. Buenos puntos de partida son publicaciones en redes sociales o clasificación de emails. Una vez que veas el ahorro de tiempo de una automatización, es más fácil identificar y priorizar otras oportunidades.
• Configura notificaciones de error para automatizaciones críticas para que sepas si algo deja de funcionar. La mayoría de plataformas pueden enviarte un email cuando una automatización falla. También crea un registro simple o hoja de cálculo para rastrear qué se ha automatizado y cualquier problema que surja.
• Prueba las automatizaciones con datos de muestra primero antes de conectarlas a sistemas en vivo. Ejecuta al menos 10 casos de prueba para detectar casos extremos y refinar los prompts de IA. Esto previene errores embarazosos como enviar emails automatizados raros a donantes reales.
• Documenta tus automatizaciones incluyendo qué hacen, por qué existen y a quién contactar si se rompen. Esto previene confusión cuando ocurren cambios de personal. Incluye los prompts específicos de IA usados para que puedan ser actualizados o replicados en otras automatizaciones.

12. Clasifica automáticamente nueva información

Permite que la IA ordene y dirija automáticamente el flujo constante de emails, solicitudes de apoyo, feedback e consultas que recibe tu organización. Esto asegura que nada se pierda y que la persona correcta maneje cada elemento rápidamente.

La clasificación manual de comunicaciones entrantes es un drenaje masivo de tiempo que también retrasa los tiempos de respuesta. La IA puede categorizar instantáneamente mensajes, detectar urgencia y dirigirlos apropiadamente, convirtiendo el caos en un flujo de trabajo organizado.

La clasificación de IA puede organizar:

• Solicitudes de apoyo: Ordenar por tipo (técnico, relacionado con programas, general) y nivel de urgencia
• Comunicaciones de donantes: Identificar consultas de donación, necesidades de agradecimiento y escalaciones de quejas
• Aplicaciones de voluntarios: Dirigir basado en habilidades, disponibilidad e interés en programas
• Notificaciones de subvenciones: Marcar fechas límite, requisitos y obligaciones de reporte
• Consultas de asociaciones: Identificar colaboraciones potenciales versus ofertas de ventas
• Solicitudes de medios: Detectar y priorizar consultas de prensa para respuesta rápida
• Feedback y encuestas: Categorizar por sentimiento, tema y acción requerida
• Registros de eventos: Ordenar por evento, estado de pago y requisitos especiales

Recomendaciones:

Define categorías claras que coincidan con tu flujo de trabajo antes de configurar la automatización. Comienza con categorías amplias (donante, voluntario, programa, urgente) luego refina basándote en patrones reales de mensajes. Mapea cada categoría a una persona específica o equipo que deba manejarla.

Usa filtros de email mejorados con clasificación de IA a través de herramientas como Zapier o Microsoft Power Automate.

Entrena tu IA con ejemplos reales de tu bandeja de entrada, especialmente casos extremos y mensajes que fueron mal dirigidos previamente. Incluye ejemplos de solicitudes urgentes versus no urgentes para que la IA aprenda las definiciones específicas de prioridad de tu organización.

Crea reglas de manejo diferentes para cada categoría como respuestas automáticas para donaciones pequeñas, escalación inmediata para crisis, o agrupación semanal para consultas de asociaciones. No todo necesita acción instantánea, y la clasificación apropiada te permite gestionar energía y atención apropiadamente.

Mide el impacto en los tiempos de respuesta y satisfacción del personal. Rastrea métricas como tiempo promedio hasta primera respuesta y horas ahorradas en clasificación manual.

13. Mejora las reuniones con IA

La IA puede transformar tus reuniones de obligaciones que drenan tiempo en sesiones productivas. Maneja la carga administrativa de tomar notas, rastrear elementos de acción y seguimiento, permitiendo que los participantes realmente participen en lugar de escribir notas frenéticamente.

La IA puede mejorar tus reuniones a través de:

• Agendas de reuniones automatizadas: Generar agendas estructuradas basadas en reuniones anteriores y elementos pendientes
• Rompehielos inteligentes: Crear rompehielos relevantes y apropiados para el equipo que realmente construyan conexiones
• Transcripción en tiempo real: Capturar cada palabra hablada sin que nadie tome notas
• Resúmenes automatizados: Obtener recapitulaciones concisas de reuniones con decisiones clave y puntos de discusión
• Organización de lluvia de ideas: Estructurar y categorizar ideas generadas durante sesiones creativas
• Emails de seguimiento: Generar seguimientos personalizados para cada participante con sus elementos de acción específicos

Recomendaciones:

• Usa herramientas como Otter.ai, Fireflies o el Compañero de IA de Zoom para transcripción automática y generación de resúmenes. Compara su calidad de resumen e integración con tus herramientas existentes antes de comprometerte.
• Configura un flujo de trabajo post-reunión donde la IA procese automáticamente la transcripción, extraiga elementos de acción y los envíe a tu herramienta de gestión de proyectos. Esto asegura que las tareas no se pierdan entre reuniones. Usa herramientas de integración como Zapier para conectar tu herramienta de reuniones con Asana, Trello o lo que uses para rastreo de tareas.
• Revisa los resúmenes generados por IA antes de enviarlos al menos durante las primeras semanas. La IA podría malinterpretar el contexto o perder matices importantes para tu organización. Con el tiempo, aprenderás qué partes necesitan revisión humana y cuáles pueden ser confiadas automáticamente.

14. Crea un Pipeline de Reutilización de Contenido

Construye un flujo de trabajo automatizado simple que transforme cualquier pieza única de contenido en docenas de formatos. Por ejemplo, tu informe anual puede convertirse en posts de blog, contenido de redes sociales, artículos de newsletter, etc.

La mayoría de ONGs crean gran contenido y luego lo usan una vez. Con automatización de IA, ese mismo contenido puede llegar a diferentes audiencias a través de múltiples canales, multiplicando tu impacto sin multiplicar tu trabajo.

Tu pipeline de contenido puede generar automáticamente:

• Posts de blog: Convertir evaluaciones de programas en historias convincentes para tu web
• Series de redes sociales: Convertir informes largos en semanas de posts sociales atractivos
• Newsletters: Extraer destacados de cualquier documento para campañas de email
• Scripts de podcast: Convertir posts de blog en scripts de audio conversacionales
• Actualizaciones de donantes: Convertir informes de programas en comunicaciones personalizadas de donantes
• Comunicados de prensa: Convertir informes de logros en anuncios listos para medios

Recomendaciones:

• Comienza con una configuración simple usando Zapier o Make. Por ejemplo, activa la automatización de reutilización cuando publiques un nuevo artículo en tu blog de WordPress. Luego la IA extrae puntos clave y genera múltiples borradores para diferentes plataformas de redes sociales. Puedes añadir complejidad una vez que el pipeline básico funcione de forma fiable.
• Incluye requisitos específicos de plataforma en tu automatización. Los posts de LinkedIn necesitan formato diferente que las descripciones de Instagram. Los hilos de Twitter requieren estructura diferente que los posts de Facebook. Construye estos requisitos en tus prompts para que la salida esté lista para publicar.
• Mantén una carpeta de «contenido fuente» donde los miembros del equipo puedan poner informes, evaluaciones y otro contenido sustancial para reutilización. Deja claro qué contenido está aprobado para uso externo.
• Rastrea el rendimiento del contenido reutilizado para refinar tu pipeline. Si los posts de blog derivados de informes de impacto obtienen más engagement, prioriza esa transformación. Usa estos datos para mejorar tus prompts e identificar qué tipos de reutilización entregan el mejor ROI para tu organización.

15. Mejora la accesibilidad y llega a más personas

La IA puede mejorar dramáticamente la accesibilidad de tu organización sin consultores caros o personal especializado. En solo unos minutos, puedes hacer tu contenido accesible a personas con discapacidades, hablantes no nativos y aquellos que prefieren diferentes formatos de contenido.

Esto no se trata solo de cumplimiento. Se trata de asegurar que todos puedan interactuar con tu misión y demostrar tu compromiso con la inclusión. También puede abrir tu organización a personas en más países (cuando traduces contenidos a sus idiomas locales).

La IA puede ayudarte con:

• Subtítulos de video: Generar subtítulos precisos para videos de YouTube, webinars y contenido de redes sociales
• Traducciones multiidioma: Traducir instantáneamente recursos clave, páginas de donación e información de programas
• Versiones de audio: Convertir posts de blog, informes y newsletters en podcasts de sonido natural
• Resúmenes de lectura fácil: Crear versiones simplificadas de documentos complejos para personas con discapacidades cognitivas
• Generación de texto alternativo: Crear automáticamente texto alternativo descriptivo para imágenes de web y redes sociales
• Resúmenes de voz para personal remoto: Convertir newsletters internos en audio para que trabajadores de campo puedan escuchar mientras viajan
• Accesibilidad de reuniones: Generar subtítulos y traducciones en tiempo real para reuniones virtuales
• Materiales de formación: Crear múltiples formatos (video, audio, texto) para acomodar diferentes estilos de aprendizaje

Recomendaciones:

• Comienza con tu contenido más importante (página de donación, declaración de misión, descripciones clave de programas) y expande desde ahí. Enfócate en el contenido que obtiene más tráfico o es más crítico para tus beneficiarios. Puedes trabajar gradualmente a través de contenido menos crítico con el tiempo.
• Usa herramientas como Descript para transcripción automática y generación de subtítulos. Compara unas pocas opciones para encontrar lo que funciona mejor para tus necesidades y presupuesto.
• Para traducciones, usa Claude o ChatGPT para crear borradores iniciales. Usa prompts para adaptar traducciones a tus preferencias específicas y vocabulario. Las traducciones de IA normalmente son suficientemente buenas para documentos internos pero necesitan revisión humana para materiales públicos.
• Prueba audio generado por IA con herramientas como ElevenLabs o Google Text-to-Speech. Escucha muestras tú mismo primero para asegurar que la voz suene natural y la pronunciación sea correcta, especialmente para términos específicos de la organización.
• Crea una lista de verificación de accesibilidad simple para todo contenido nuevo. Usa IA para llenar rápidamente cualquier vacío que identifiques.

16. Crea bots de IA personalizados (GPTs Personalizados, Google Gems…)

Puedes crear asistentes de IA especializados para tu organización en solo 10 minutos. Estos bots personalizados recuerdan tus instrucciones, datos y procesos específicos. Son mejores que las herramientas de IA genéricas para tareas que necesitas hacer frecuentemente.

Pueden manejar tanto tareas internas (responder preguntas de RRHH, incorporar nuevos voluntarios) como externas (responder consultas de donantes, proporcionar información de programas).

Por ejemplo, los bots de IA personalizados pueden ayudar con:

• Asistente de propuestas de subvenciones: Un bot entrenado en tus propuestas pasadas y directrices de financiadores para ayudar a redactar nuevas aplicaciones
• Gestor de redes sociales: Un bot que conoce la voz de tu marca y genera automáticamente contenido acorde a la marca
• Bot de relaciones con donantes: Responde preguntas comunes de donantes y personaliza mensajes de agradecimiento
• Asistente de RRHH: Responde preguntas del personal sobre políticas, beneficios y procedimientos
• Bot de incorporación de voluntarios: Guía a nuevos voluntarios a través de materiales de formación y responde sus preguntas
• Bot de información de programas: Proporciona información detallada sobre tus servicios a beneficiarios
• Verificador de cumplimiento: Revisa documentos contra tus políticas internas y regulaciones del sector

Recomendaciones:

• Comienza con un caso de uso específico en lugar de intentar crear un bot para todo propósito. Un bot que hace una cosa excelentemente es mejor que uno que hace muchas cosas mal. Elige una tarea donde el personal actualmente gasta mucho tiempo respondiendo preguntas repetitivas.
• Alimenta tu bot con materiales de formación relevantes como documentos pasados, FAQs, manuales de políticas y ejemplos de buenas salidas. Mientras más contexto específico proporciones, mejor funcionará tu bot. Sube tus mejores propuestas de subvenciones, posts de redes sociales más exitosos o documentos de políticas comprehensivos.
• Escribe instrucciones detalladas para tu bot usando lenguaje simple. Incluye qué debe hacer, qué no debe hacer y cómo manejar casos extremos. Prueba estas instrucciones con varios escenarios y refínalas basándote en los resultados.
• Usa GPTs Personalizados si tienes ChatGPT Plus o Google Gems si prefieres el ecosistema de Google. Microsoft Copilot Studio es otra opción si tu organización usa Microsoft 365.
• Actualiza tus bots regularmente con nueva información, especialmente después de cambios de políticas o campañas exitosas. Establece un recordatorio mensual para revisar y refrescar la base de conocimientos de tu bot.

17. Identifica y reduce riesgos

Tu organización enfrenta varios riesgos diariamente, desde cláusulas problemáticas de contratos hasta problemas de cumplimiento. La IA puede actuar como tu primera línea de defensa, escaneando documentos y procesos para marcar problemas potenciales antes de que se conviertan en errores costosos.

Piensa en la IA como tener un consultor de gestión de riesgos disponible 24/7. Aunque no reemplaza consejo legal, te ayuda a identificar problemas que necesitan atención profesional.

La IA puede ayudar a detectar riesgos como:

• Señales de alerta en contratos: Identificar términos desfavorables u obligaciones inusuales en contratos de proveedores y documentos de arrendamiento
• Análisis de acuerdos de subvenciones: Detectar condiciones restrictivas o requisitos de reporte en acuerdos de financiación
• Vacíos de políticas: Revisar políticas internas contra estándares del sector o regulaciones (GDPR, protección infantil)
• Vulnerabilidades de procesos: Analizar flujos de trabajo para identificar puntos únicos de falla o falta de supervisión
• Debilidades de seguridad de datos: Revisar procedimientos de manejo de datos para posibles violaciones de privacidad
• Vacíos de planificación de sucesión: Identificar conocimiento crítico que no está documentado apropiadamente
• Asunciones presupuestarias: Probar proyecciones bajo estrés e identificar asunciones excesivamente optimistas

Recomendaciones:

• Crea una plantilla de «Prompt de Revisión de Riesgos» que incluya el contexto de tu organización, tolerancia al riesgo y preocupaciones específicas. Guarda esta plantilla y reutilízala cada vez que necesites revisar un nuevo documento o proceso.
• Para contratos, siempre pide a la IA que explique términos complejos en lenguaje simple y sugiera redacción alternativa para cláusulas problemáticas. Crea una lista de cláusulas «imprescindibles» y «que rompen el trato» para diferentes tipos de acuerdos. Usa IA para verificar cada contrato contra estas listas antes de firmar.
• El análisis de riesgos de IA es un punto de partida, no consejo legal. Si la IA marca algo como alto riesgo o estás tratando con cantidades significativas de dinero o compromisos a largo plazo, debes llamar a tu abogado o experto en cumplimiento.

18. Comienza con pequeños proyectos piloto de IA y vaya iterando

La IA es una herramienta muy poderosa, pero no generará un retorno de la inversión positivo en todos los proyectos y tareas. Además, las herramientas de IA cambian y mejoran a un ritmo vertiginoso, por lo que no es fácil predecir de dónde surgirán los mayores éxitos en IA ni qué herramientas serán las mejores opciones a largo plazo.

Por lo tanto, en lugar de invertir mucho tiempo o dinero en un solo proyecto de IA, suele ser mejor lanzar pequeñas pruebas o pilotos. Esto permite probar diferentes enfoques, medir su impacto y extraer lecciones valiosas antes de realizar inversiones mayores.

Por lo tanto, en lugar de invertir mucho tiempo o dinero en un solo proyecto de IA, suele ser mejor lanzar pequeñas pruebas o pilotos. Esto permite probar diferentes enfoques, medir su impacto y extraer lecciones valiosas antes de realizar inversiones mayores .

Tal vez pueda comenzar con tareas de bajo riesgo (por ejemplo, sesiones de lluvia de ideas, investigación de subvenciones, comunicaciones internas, etc.), antes de probar la IA en áreas más sensibles (análisis de datos, redacción de subvenciones, tareas automatizadas, etc.). 

Recomendaciones

• Comience con la solución más simple (puede ser simplemente un proceso manual con un buen mensaje + ChatGPT o Google Gemini) en lugar de comprar la publicidad y optar por opciones complejas o costosas (por ejemplo, usar agentes de IA autónomos, entrenar sus modelos de IA personalizados, etc.). 
• Define objetivos para cada piloto de IA y monitoriza los resultados (KPI). Mejor aún si puedes calcular el ROI aproximado (tiempo ahorrado, ahorro de costes, aumento de resultados, etc.). Si es posible, no te bases en la «sensación» ni en opiniones personales. 
• Recopile comentarios de las partes interesadas relevantes (personal, beneficiarios, donantes, etc.). Esto le brindará contexto adicional e ideas útiles para mejorar sus proyectos de IA. 
• Considera las pruebas A/B (no solo lanzar una versión de tu piloto de IA, sino diferentes versiones con diferentes objetivos, contenidos o herramientas, por ejemplo). Es un poco más complejo, pero podrías descubrir versiones que den resultados mucho mejores que otras. 
• Fomentar una mentalidad de “probar y aprender” , enfatizando que no todos los pilotos tendrán éxito y que eso está bien.
• Comparta los resultados de su piloto (ganadores y perdedores) con todo el equipo, para que también puedan aprender y adaptar futuras iniciativas de IA en consecuencia. 

Siguientes pasos