Automatización de IA para ONGs

1. Qué es la automatización con IA (y por qué la IA manual no es suficiente)

Muchas ONGs han empezado a usar IA, pero la mayoría lo están haciendo por el «camino difícil».

Piensa en la IA estándar (como escribir un prompt en ChatGPT) como sacar agua con un cubo. Funciona. Te ayuda a apagar fuegos o regar el jardín. Pero tienes que ir y venir, llenando y cargando ese cubo manualmente cada vez. Si dejas de caminar, el agua deja de fluir.

La automatización con IA es construir un sistema de fontanería. Una vez instalas las tuberías, el agua fluye exactamente hacia donde tiene que ir, de forma instantánea y automática, sin que tengas que mover un dedo.

La automatización con IA no trata de reemplazar a tu equipo. Trata de eliminar el trabajo pesado y repetitivo que les impide hacer un trabajo significativo. Cada hora ahorrada en papeleo es una hora que tu personal puede dedicar a construir relaciones, lanzar nuevas iniciativas y multiplicar vuestro impacto. Ese es el valor real.

El problema de la IA «manual»

Aunque herramientas como ChatGPT son potentes, usarlas manualmente crea nuevos cuellos de botella:

• Inconsistencia: Un día la IA escribe un resumen de subvención perfecto. Al día siguiente, alucina datos porque el prompt fue ligeramente diferente o porque tu compañero está usando una herramienta distinta.
• Fatiga de copiar y pegar: Sigues siendo el «intermediario», moviendo datos de un email a ChatGPT, y luego de ChatGPT a tu CRM. Esto es propenso al error humano.
• No es escalable: No puedes escribir manualmente 5.000 notas de agradecimiento personalizadas en ChatGPT.

Por qué esto es importante específicamente para las ONGs

Probablemente te enfrentes a tres desafíos específicos que la automatización aborda:

• El síndrome de «hacer de todo»: Tienes una plantilla pequeña haciendo el trabajo de un equipo del doble de tamaño. La automatización actúa como el «becario digital» que nunca duerme, encargándose del trabajo sucio y repetitivo para que tus humanos puedan centrarse en las relaciones y la estrategia.
• Presupuestos ajustados: No puedes permitirte contratar a tres nuevos asistentes administrativos. Pero puedes multiplicar lo que consigue tu gente actual. La automatización permite que tu equipo existente haga mucho más trabajo de impacto en lugar de ahogarse en tareas repetitivas.
• Burnout (Agotamiento): El personal motivado por la misión a menudo se marcha porque se está ahogando en papeleo en lugar de cambiar el mundo. La automatización elimina esa faena pesada de sus escritorios.

Beneficios de la automatización con IA

Esto es lo que la automatización te da realmente:

• Ahorro de tiempo. Las tareas que llevan 10 horas al mes desaparecen. El personal puede redirigir esas horas al trabajo real de la misión: hablar con beneficiarios, desarrollar programas, construir relaciones, pensar estratégicamente. La automatización te compra tu recurso más valioso: el tiempo.
• Consistencia. A cada donante se le da las gracias de la misma manera. Cada solicitud de subvención sigue vuestra plantilla probada. Se acabó el «se me olvidó» o el «iba con prisas».
• Mejores resultados y menos errores. Los humanos se cansan. Algunos tienen problemas para seguir los procedimientos. Los sistemas automatizados no. Siguen tus mejores prácticas cada vez.
• Ahorro de costes. En lugar de contratar más personal para hacer trabajo repetitivo, multiplicas el impacto del equipo que tienes.

2. Casos de uso para ONGs

Hay cientos de usos posibles para la automatización. La mayor parte del trabajo repetitivo que haces con tu ordenador y que sigue un proceso específico probablemente se pueda automatizar (quizás con algunos pasos completados o aprobados por humanos).

La lista de usos de automatización solo seguirá creciendo a medida que los modelos de IA se vuelvan más inteligentes y se añadan agentes de IA a muchas herramientas que ya usamos a diario.

Aquí tienes algunos ejemplos:

🟢 General

• Inteligencia de reuniones: Grabar automáticamente reuniones de Zoom o Teams, generar un resumen con puntos de acción y enviarlo por email a todos los asistentes inmediatamente después de la llamada.
• Acceso multilingüe: Traducir automáticamente emails entrantes o tickets de soporte de beneficiarios al idioma nativo de tu personal, y traducir sus respuestas de vuelta.
• Digitalización de documentos: Escanear formularios de admisión en papel o facturas y hacer que la IA extraiga automáticamente el texto y lo ponga en una hoja de cálculo o base de datos.
• Triaje de la bandeja de entrada: Una automatización que lee los emails generales entrantes (info@…), los etiqueta (ej. «Spam», «Pregunta de donante», «Solicitud de beneficiario»), y los reenvía a la carpeta del miembro del personal correcto automáticamente.
• Monitorización de cumplimiento y políticas: Escanear automáticamente nuevas regulaciones, requisitos de subvenciones o estándares de la industria relevantes para el trabajo de tu ONG, para luego alertar a los miembros del equipo apropiados y sugerir las actualizaciones de políticas necesarias.

💙 Fundraising y desarrollo

• Investigación de subvenciones: Los agentes de IA pueden monitorizar sitios web gubernamentales en busca de nuevas RFP (solicitudes de propuestas) que coincidan con tus palabras clave específicas y alertar a tu redactor de subvenciones solo cuando se encuentre una coincidencia relevante.
• Segmentación de donantes: Analizar automáticamente el historial de los donantes para etiquetarlos en tu CRM (ej. «donante inactivo», «potencial gran donación») basándose en patrones de comportamiento, activando secuencias de email específicas.
• Personalización del agradecimiento de donaciones: La IA analiza el historial de donaciones e intereses de cada donante para generar automáticamente mensajes de agradecimiento únicos que hacen referencia a su apoyo pasado específico y su conexión con tu causa (más allá de los simples campos de combinación de correo).

📢 Marketing y comunicaciones

• Reutilización de contenido: Publicas un post en el blog. La automatización toma ese texto, lo resume en un post de LinkedIn, escribe tres tuits, crea un pie de foto para Instagram y los programa todos en tu herramienta de redes sociales.
• Alertas inteligentes: Analizar automáticamente los comentarios en tus publicaciones y menciones a tu organización/marca. Detecta si hay preguntas importantes o quejas y alerta al departamento relevante.
• Curación de newsletters: La IA escanea fuentes de noticias del sector en busca de historias positivas relacionadas con tu causa y compila un resumen semanal para que tu director de comunicaciones lo apruebe.

🤝 Programas e impacto

• Triaje de admisión: Cuando un beneficiario rellena una solicitud de ayuda, la IA analiza la urgencia. Las palabras clave de «Crisis» activan un SMS a un miembro del personal inmediatamente. Las solicitudes estándar se envían a una cola de programación.
• Extracción de historias de éxito: La automatización revisa los informes de campo mensuales para encontrar y destacar citas específicas o historias de impacto, guardándolas en una carpeta de «activos de marketing».
• Audio de campo a datos: El personal de campo graba notas de voz divagando tras una visita. La IA transcribe el audio, extrae los hechos clave (fechas, números, necesidades) y rellena los campos específicos en tu base de datos automáticamente.

⚙️ Operaciones y RRHH

• Incorporación (Onboarding): Cuando un nuevo voluntario se apunta, la automatización crea su cuenta de email, le invita al tablero de gestión de proyectos y le envía el manual de formación, quizá personalizado según los intereses y experiencia del voluntario usando IA. Cero tiempo de administración requerido.
• Clasificación de gastos: El personal sube fotos de los recibos. La IA lee el recibo, categoriza el gasto y envía todos los datos relevantes al software de contabilidad.
• Cribado de currículums: Para roles con un alto volumen de solicitantes, la IA escanea los currículums entrantes en busca de criterios «excluyentes» (ej. «Debe tener carnet de conducir válido»). Rechaza automáticamente a los solicitantes no cualificados y quizás clasifica al resto para revisión humana.
• Revisiones y renovaciones de contratos: Un sistema que escanea tus nuevos contratos de proveedores, identifica la fecha de vencimiento y crea una tarea para el director de operaciones 60 días antes de la fecha límite de renovación para prevenir renovaciones automáticas accidentales.

3. Tipos de automatización con IA

La automatización se ve diferente dependiendo de tu stack tecnológico y tus necesidades. No todas las herramientas de automatización son iguales; cada una tiene sus propias fortalezas y mejores usos.

Aquí están los principales tipos de automatización con IA que encontrarás, con ejemplos para ONGs:

1. Automatización con chatbots de IA (tareas programadas)

Este es el punto de entrada más simple a la automatización. Usas chatbots de IA que ya conoces (ej. ChatGPT, Google Gemini o Perplexity) pero en lugar de chatear con ellos de uno en uno, programas tareas para que se ejecuten automáticamente.

Cómo funciona: Le dices al chatbot «Todos los lunes a las 9 AM, revisa todos mis emails y escribe un resumen de nuestra actividad de voluntariado de la semana pasada». O: «Todos los viernes a las 2 PM, genera una lista de las noticias más importantes sobre bienestar animal publicadas en los últimos 7 días». El chatbot realiza estas tareas automáticamente, sin que tú se lo pidas cada vez.

Pros:

• El lugar más fácil para empezar.
• No requiere configuración más allá de habilitar las herramientas.

Contras:

• Control limitado.
• No puede manejar lógica compleja ni integrarse profundamente con todas tus herramientas existentes (como tu CRM). Esencialmente estás automatizando «haz esta tarea repetidamente».
• Coste: Generalmente requieren suscripciones premium, lo que podría salir caro para grandes organizaciones con cientos de usuarios/cuentas. Es bastante asequible si tu organización solo usa 1 cuenta premium para todas las tareas programadas.

ChatGPT y otros chatbots de IA punteros se están volviendo más «agénticos», por lo que el rango de cosas que puedes automatizar sin necesitar herramientas externas probablemente seguirá creciendo. También están añadiendo algunas integraciones nativas con herramientas populares y/o compatibilidad con marcos de integración como MCP.

Perplexity es el chatbot más potente para tareas programadas (genial en tareas de investigación + muchas integraciones de herramientas de terceros), pero eso podría cambiar en el futuro. Si ya estás pagando una suscripción (por ChatGPT o Gemini, por ejemplo), probablemente deberías empezar con eso.

2. Automatización de IA integrada (construida dentro de herramientas que ya usas)

Muchas herramientas que ya usas tienen IA y automatización integradas directamente. CRMs como HubSpot o Salesforce, plataformas de email como Mailchimp y sistemas de tickets tienen características de automatización integradas.

Cómo funciona: A veces solo tienes que activar una función (como la auto-actualización o deduplicación de tus registros CRM). En otros casos tienes que configurar tus reglas específicas. Ejemplo: «Cuando un nuevo donante rellene el formulario de contacto en nuestra web, añádelo automáticamente al CRM, envíale un email de bienvenida escrito por IA y etiquétalo como ‘nuevo prospecto'». Todo esto ocurre dentro de la herramienta sin configuración externa.

Pros:

• Casi sin configuración.
• Reduce el cambio entre herramientas.
• Generalmente más seguro para datos sensibles.

Contras:

• Modelos de IA básicos o genéricos.
• Personalización limitada. Normalmente estás limitado por las capacidades de automatización de la herramienta y los modelos de IA internos (que pueden ser peores que otros disponibles en el mercado).

3. Flujos de trabajo con IA (APIs de IA + plataformas de integración)

Aquí es donde las cosas se ponen más potentes. Las plataformas de automatización de flujos de trabajo como Zapier, Make y n8n te permiten conectar múltiples herramientas y añadir IA al flujo de trabajo.

Cómo funciona: Estas plataformas actúan como un puente entre tus herramientas. Creas flujos de trabajo (reglas) que dicen cosas como: «Cuando ocurra X en la herramienta A, usa IA para hacer Y, luego envía el resultado a la herramienta B». Por ejemplo: Cuando un voluntario envía una solicitud a través del formulario de tu web → una IA resume sus habilidades e intereses → el sistema lo empareja automáticamente con tus principales roles de voluntariado → le envía un email de recomendación de rol con los siguientes pasos.

Pros:

• Muy flexible.
• Funciona con casi cualquier app. Ofrecen integración con miles de herramientas diferentes, así que probablemente sean compatibles con todas o la mayoría de las herramientas que ya estás usando (CRM, CMS, contabilidad, email marketing, etc.). Y puedes integrar montones de herramientas de IA diferentes con ellas, para muchas tareas de IA distintas (ej. analizar o crear textos, imágenes, vídeos, audios, webs, presentaciones, etc.). Las combinaciones para automatizaciones con IA son casi infinitas y nunca estás atado a una herramienta o modelo específico.

Contras:

• Más complejo de configurar que las opciones mencionadas arriba, pero no requiere conocimientos de programación o habilidades muy técnicas. Para automatizaciones básicas, solo tienes que entender cómo funciona la plataforma y quizás leer algunas guías.
• La mayoría de plataformas de integración ofrecen planes gratuitos, pero pueden salir caras si las usas para tareas que se completarán miles de veces al mes (suelen cobrar por tarea o paso completado).
• Puede volverse un lío si está mal documentado.
• Los errores de la IA deben tenerse en cuenta (se necesita validación).

Las principales plataformas de integración son:

• Zapier es la opción más popular y fácil de usar, pero también la más cara.
• Make es una buena alternativa y un poco más barata.
• n8n es bastante potente y puede ser casi gratis (si ejecutas la versión de código abierto en tu propio servidor, solo tienes que pagar por las APIs de IA), pero también es más difícil de instalar y usar.

Pero hay muchas más (Microsoft Power Automate, Zoho Creator, ActivePieces, Pabbly Connect, etc.). La herramienta ideal depende de tu presupuesto, el número de tareas que quieras automatizar, las herramientas que necesites integrar y tus habilidades técnicas.

4. Agentes de IA (sistemas autónomos de múltiples pasos)

Los agentes de IA son la frontera. A diferencia de los tipos anteriores donde configuras pasos específicos por adelantado, los agentes usan razonamiento de IA para entender un objetivo, planificar pasos, ejecutarlos y adaptarse si es necesario. Todo de forma autónoma (aunque pueden configurarse para pedir aprobaciones humanas para ciertos pasos).

Cómo funciona: Defines un objetivo: «Encuentra donantes en riesgo de inactividad y envíales un mensaje de reenganche personalizado». El agente averigua los pasos por sí mismo: buscar patrones de participación en la base de datos de donantes, identificar donantes en riesgo, investigar qué motivó sus donaciones pasadas, redactar mensajes personalizados, enviarlos, rastrear respuestas y ajustar futuros contactos basándose en los resultados.

Pros:

• Muy potente.
• La mejor (a veces única) opción para automatizar trabajo no estructurado de múltiples pasos.
• Puede ejecutar tareas largas sin supervisión constante.

Contras:

• Suele ser más caro que las otras opciones. Las soluciones SaaS pueden ser bastante asequibles (muchas tienen planes gratuitos limitados o cuestan menos de 50 € al mes) pero para usos complejos o frecuentes pueden salir bastante caras.
• Más difícil de controlar. Este es el problema principal: la fiabilidad. Los agentes pueden dar buenos resultados en tareas muy específicas, pero pueden ser terribles para otras. También pueden ser difíciles de controlar (pueden dar resultados muy diferentes para tareas que nos parecen similares, abren más riesgos de seguridad, etc.).

Esto puede ser muy fácil o muy difícil de configurar. Hay algunos servicios online (SaaS) que te permiten crear agentes simples con cero código y en un par de minutos, simplemente describiendo lo que quieres lograr. En el otro lado del espectro, hay soluciones de código abierto muy potentes que requieren programación personalizada, ejecutar tus propios servidores, realizar evaluaciones y controles de seguridad, etc.

Los agentes son el futuro de la IA según la mayoría de expertos, pero ahora mismo no son la mejor opción para muchas tareas de automatización.

Los agentes de IA ya son enormes en programación/código, con herramientas como Cursor y Claude Code cambiando cómo trabaja la mayoría de la gente en ese sector, pero todavía son pequeños/experimentales en otros sectores.

5. Navegadores con IA

Una categoría más nueva: navegadores impulsados por IA que pueden automatizar tus tareas de navegación web y recopilación de datos.

Ya hay unos cuantos navegadores con IA: Perplexity Comet, ChatGPT Atlas, Dia, etc. También hay muchas extensiones de IA para Chrome y funciones de IA en otros navegadores tradicionales (que son más limitadas que los navegadores con IA en general, pero podrían ser mejores para algunos casos de uso simples).

Cómo funciona: Abres un navegador o extensión de IA. Le dices «extrae todas las oportunidades de subvención para ONGs de estas cinco webs y organízalas por fecha límite». El navegador visita los sitios, lee el contenido, extrae la información y la formatea para ti.

Pros:

• Fácil de configurar.
• Puede hacer ciertas cosas que son muy difíciles o imposibles con otras herramientas de automatización (ej. analizar o resumir páginas que requieren inicio de sesión).
• Puede convertir información online en datos estructurados.

Contras:

• A veces frustrante. Los navegadores con IA actuales suelen ser bastante lentos (tienen que pensar de nuevo tras cada paso, clic, scroll, etc.) y pueden perderse por el camino incluso en tareas simples.
• Limitado en qué acciones pueden tomar de forma segura. Pueden introducir nuevos riesgos de seguridad (como la trifecta letal).

Los navegadores con IA probablemente mejorarán, pero ahora mismo los recomendamos solo para ciertas tareas que no puedes hacer con otras herramientas. Probablemente deberías usarlos solo en sitios web de confianza y/o con todas las «características arriesgadas» desactivadas (no dejes que accedan a tu información privada, emails, etc.).

Si quieres usarlos para acceder a información sensible, revisa cuidadosamente qué pueden hacer esos navegadores/extensiones con tus datos (comprueba su documentación, términos de uso, política de privacidad, reseñas, etc.). Evita usar los que almacenan tus datos y no parezcan muy fiables (incluso si no hacen nada sospechoso con tus datos ahora mismo, podrían ser hackeados o comprados en el futuro).

Tabla comparativa

¿Con qué tipo deberías empezar?

La mayoría de las ONGs deberían empezar aquí:

1. Si eres nuevo en la automatización: Prueba las funciones de IA y automatización en las herramientas que ya usas. Sin coste adicional, curva de aprendizaje mínima, victorias rápidas. Familiarízate con lo que la automatización puede hacer.
2. Si quieres más potencia: Pásate a los flujos de trabajo con IA a través de Zapier o Make. Fáciles de aprender, gran retorno de inversión. Empieza con tareas simples, prueba procesos más complejos después.
3. Si tienes necesidades especializadas: Considera agentes de IA (SaaS, no de código abierto, a menos que tu organización tenga un buen equipo de TI). Zapier, Make y n8n también ofrecen sus propios agentes ahora, que no son los más potentes del mercado pero podrían ser suficientes para muchas organizaciones que quieren un poco más de flexibilidad sin aumentar la complejidad y el coste significativamente.

4. Checklist de implementación

Este es un proceso paso a paso que puedes seguir para cualquier proyecto de automatización con IA. Úsalo como una receta, siéntete libre de adaptarlo a tu organización. Pero intenta seguir siempre los mismos pasos al implementar nuevas automatizaciones.

Descubrimiento y planificación

1. Pasa una semana haciendo que tu equipo anote las tareas repetitivas que hacen, cuánto tiempo lleva cada una y con qué frecuencia ocurren.
2. Pon todas las tareas en una hoja de cálculo simple y ordena por cuáles consumen más tiempo cada mes.
3. Elige UNA tarea para automatizar primero (algo de alto impacto pero sencillo).

Evaluación de riesgos y preparación

1. Escribe qué podría salir mal si esta automatización comete un error. Si la respuesta es «algo realmente malo», añade revisión humana a tu plan o vuelve al paso de descubrimiento para encontrar opciones menos arriesgadas.
2. Decide tu estándar de precisión: «Me siento cómodo con esto si es correcto el ___% de las veces.»
3. Si esta automatización toca datos sensibles o envía comunicaciones externas, consigue la aprobación de tu Director Ejecutivo o junta directiva antes de proceder.

Selección de herramientas y configuración

1. Investiga herramientas que puedan encargarse de esto. Quizás usa herramientas de IA para ayudar a investigar sus características/precios/etc. y comparar (Perplexity, Gemini Deep Research…). Busca descuentos para ONGs.
2. Prueba demos gratuitas con datos de prueba (nunca datos reales todavía). Puedes pedir a la IA que genere datos de prueba (algunos chatbots de IA pueden incluso generar una hoja de cálculo directamente). Regístrate y compara resultados.

Pruebas y refinamiento

1. Crea 10 escenarios de prueba realistas incluyendo unos cuantos «casos límite» o raros. Pide ideas a ChatGPT si no estás seguro.
2. Pásalos por tu automatización y anota lo que no funciona bien.
3. Arregla los problemas mayores y vuelve a probar. Llévalo a un punto donde te sientas cómodo usando los resultados.
4. Haz que otra persona pase 15 minutos intentando romperlo. Arregla cualquier cosa importante que encuentren.

Lanzamiento piloto

1. Define un piloto pequeño: qué fechas, qué personas o datos, y qué aspecto tiene el «éxito».
2. Lanza el piloto y comprueba los resultados diariamente durante la primera semana, luego unas cuantas veces durante las siguientes semanas.
3. Haz saber a las personas afectadas que estás probando algo nuevo y agradece sus comentarios.

Medición y documentación

1. Rastrea métricas básicas durante 30 días: tiempo ahorrado, número de usos, errores detectados y si a tu equipo realmente le gusta.
2. Decide: mantenla, ajústala o deséchala.

Despliegue y siguientes pasos

1. Si está funcionando, haz una formación rápida para tu equipo. Comparte también una guía simple de una página: qué hace, cómo acceder, quién la gestiona y cómo arreglar problemas comunes.
2. Asigna a alguien como responsable y a otro como respaldo (backup). Pon sus nombres en la documentación.
3. Pon un recordatorio para revisarla en 90 días para asegurarte de que sigue funcionando bien.
4. Vuelve a tu lista de tareas y elige la siguiente automatización a abordar.

5. Riesgos comunes y trampas (y cómo evitarlos)

Aparte de los riesgos habituales de cualquier herramienta de IA (alucinaciones, escritura robótica, sesgo, privacidad de datos, ciberseguridad, etc.), la automatización podría añadir algunos riesgos o problemas nuevos:

• Problema equivocado resuelto. Automatizas lo que es fácil en lugar de lo que más importa. Antes de construir nada, pregunta: «Si esto llevara cero tiempo, ¿realmente marcaría la diferencia?». Céntrate en los auténticos cuellos de botella.
• Automatizar el caos. Aplicar automatización a un proceso manual roto o desordenado solo crea errores a alta velocidad. Evita esto mapeando y simplificando el flujo de trabajo en papel primero. Nunca automatices un proceso que no has optimizado.
• Parálisis por alcance desmedido. Proyectos simples se inflan hasta convertirse en reformas masivas que nunca se lanzan. Termina una automatización completa antes de empezar la siguiente. Anota las características «que estaría bien tener» para más tarde.
• Resistencia y desconfianza del personal. El equipo no entiende la automatización o se siente amenazado. No confían en ella, así que luchan contra ella. Evita esto involucrando al personal en la planificación desde el principio. Sé honesto sobre la seguridad laboral. Forma a fondo. Consigue feedback y muestra resultados rápidamente.
• Costes ocultos o crecientes. Los costes de API (como OpenAI) o las suscripciones basadas en uso pueden dispararse inesperadamente durante campañas de alto volumen. Evita esto estableciendo «límites duros» o topes presupuestarios en tu configuración de administración para prevenir una facturación descontrolada. Considera también costes ocultos como tiempo de configuración, formación, limpieza de datos y mantenimiento.
• Sin plan de reversión. La automatización sale mal y no puedes volver rápidamente a los procesos manuales. Documenta los procedimientos manuales como respaldo y mantenlos accesibles incluso después de automatizar.
• Riesgo de dependencia. Si una herramienta de IA nicho cierra o aumenta su precio diez veces, tus operaciones podrían detenerse. Evita esto documentando tus flujos de trabajo claramente para que puedas reconstruirlos en una herramienta diferente si es necesario. Si es posible, ten un plan B listo también.
• Sin propiedad o mantenimiento claros: La automatización funciona un mes, luego se rompe. Nadie sabe quién es el dueño o cómo arreglarla. El sistema se queda roto. Evitar: Asigna un propietario principal y un respaldo para cada automatización. Esa persona lo revisa mensualmente. Documenta los pasos de solución de problemas. Mantén un registro. Guarda las credenciales en gestores de contraseñas compartidos.