Crea chatbots a medida para tu ONG

1. Entendiendo los GPTs personalizados

¿Qué son los GPTs personalizados?

Un GPT personalizado (Custom GPT) es una versión personalizada de ChatGPT que configuras para un propósito específico. Piensa en ello como contratar a un asistente especializado que ya conoce tu organización, sigue tus directrices y realiza tareas específicas exactamente como necesitas que se hagan.

A diferencia del ChatGPT estándar que empieza de cero con cada conversación, un GPT personalizado puede venir precargado con:

• Los antecedentes y la misión de tu organización
• Instrucciones específicas sobre cómo responder
• Tu tono y estilo preferidos
• Archivos y documentos relevantes que puede consultar
• Capacidades personalizadas (como navegación web o generación de imágenes)

¿Qué son los Gems de Gemini?

Google llama «Gems» a su versión de los GPTs personalizados. Los Gems son gratuitos de crear y compartir, mientras que los GPTs personalizados son una función de pago, por lo que en general son una mejor opción.

Hablaremos principalmente de los GPTs personalizados en esta guía, pero a menos que digamos lo contrario, todo es igual para los Gems de Gemini.

La configuración es muy similar, pero los GPTs te permiten configurar también «Capacidades» y «Mensajes de bienvenida» si quieres. Si no estás seguro, recomendamos añadir todas las capacidades (para que la IA decida qué herramientas usar) y ningún mensaje de bienvenida (pueden ser confusos, es mejor incluir una breve guía de uso en el campo «Descripción»).

¿Por qué crear GPTs personalizados?

• Eficiencia y consistencia: En lugar de escribir el mismo contexto e instrucciones cada vez que usas ChatGPT, tu GPT personalizado lo recuerda todo. Por ejemplo, si redactas regularmente cartas de agradecimiento a donantes, puedes crear un GPT que ya conozca la historia, el tono y las preferencias de formato de tu organización.
• Democratizar la IA: No todo el mundo en tu equipo se convertirá en un experto en prompting de IA, y eso está bien. Un GPT personalizado bien diseñado permite que cualquiera en tu equipo obtenga resultados de calidad de la IA sin necesidad de elaborar prompts perfectos.
• Reducir errores y mantener estándares consistentes: Cuando varios miembros del equipo usan ChatGPT de manera diferente, obtienes resultados inconsistentes. Un GPT personalizado asegura que todos obtengan resultados que se alineen con los valores, el estilo de marca, el tono y los estándares de calidad de tu organización.

Pros y Contras

Ventajas:

• Ahorro de tiempo: Configúralo una vez, úsalo repetidamente sin volver a explicar el contexto.
• Control de calidad: Asegura un tono, estilo y precisión consistentes en todos los resultados.
• Accesibilidad para el equipo: Hace que la IA sea útil para los miembros del equipo con diferentes habilidades tecnológicas.
• Preservación del conocimiento: Captura el conocimiento institucional en un formato reutilizable.
• Especialización: Crea asistentes expertos para funciones específicas de la ONG.

Limitaciones:

• Coste: Crear tus propios GPTs requiere una suscripción de pago a ChatGPT. Pero es gratis crear y compartir Gems en Google Gemini, así que es una mejor opción si no tienes una suscripción a ChatGPT o ya estás usando servicios de Google/Gemini.
• Inversión de tiempo inicial: Podría llevar más de 30 minutos configurar y refinar un gran GPT.
• Límites de tamaño de archivo: Solo puedes subir una cierta cantidad de archivos para la Base de Conocimiento del GPT. Menos que en otras herramientas de IA como NotebookLM.
• Consideraciones de privacidad: Sé cauteloso al subir información confidencial o sensible, aún más si vas a compartir tus GPTs con usuarios externos. Tus GPTs podrían compartir datos de sus instrucciones o archivos, incluso si les indicas que no lo hagan.

Alternativas a considerar

Antes de construir un GPT personalizado o un Gem, considera si estas alternativas podrían adaptarse mejor a tus necesidades:

• Conversaciones estándar de ChatGPT: Guardar tus mejores prompts en un documento y copiarlos cuando sea necesario en ChatGPT (o tu chatbot de IA favorito) podría ser suficiente para ciertas tareas. Esto funciona bien cuando las tareas varían significativamente cada vez. También te permite usar algunas funciones que podrían no estar disponibles dentro de los GPTs personalizados (como Deep Research o la selección avanzada de modelos).
• Proyectos de ChatGPT (Projects): Los proyectos te permiten organizar conversaciones y archivos por tema sin crear un GPT personalizado completo. Bueno para el trabajo continuo que necesita contexto pero no requiere un asistente especializado.
• Herramientas de IA especializadas (ej. Perplexity para investigación web, NotebookLM para documentos, Canva para diseños). Podrían darte mejores resultados para ciertas tareas que cualquier GPT personalizado o Gem que puedas construir. Puedes probar los mismos prompts en diferentes herramientas y comparar resultados.

Cuándo construir un GPT personalizado:

• Realizas una tarea muy frecuentemente.
• La tarea requiere un contexto organizacional consistente.
• Múltiples miembros del equipo necesitan realizar tareas similares.
• La calidad y la consistencia son críticas.
• Quieres reducir la curva de aprendizaje de IA para tu equipo.

2. Planificando tu GPT

La diferencia entre un GPT personalizado mediocre y uno excelente se reduce a la planificación. Dedicar unos minutos a pensar en estas preguntas te ahorrará horas de frustración.

Paso 1: Define un propósito específico

Pregúntate: ¿Cuál es la tarea ÚNICA y específica que hará este GPT?

El error más común es intentar hacer que un GPT haga todo. Un GPT diseñado para «ayudar con todas las comunicaciones de la ONG» funcionará peor que varios GPTs específicos enfocados en tareas muy concretas.

Escribe tu declaración de propósito: «Este GPT ayudará a [miembros específicos del equipo] a [tarea específica] mediante [cómo ayudará]».

Ejemplo: «Este GPT ayudará a nuestro equipo de fundraising a redactar propuestas personalizadas para grandes donantes incorporando los resultados de nuestros programas, información presupuestaria y coincidiendo con nuestra voz organizacional».

Paso 2: Identifica tu audiencia

¿Quién usará este GPT?

• ¿Solo tú?
• ¿Tu equipo inmediato?
• ¿Toda la organización?
• ¿Voluntarios externos o miembros de la junta directiva/patronato?

¿Qué necesitan lograr?

Enumera los resultados específicos que necesitas.

Si son muy similares, podrías integrar todos esos resultados en un solo GPT. De lo contrario, probablemente deberías crear un GPT diferente para cada resultado clave (con diferentes instrucciones, ejemplos, etc.).

Por ejemplo, podrías crear un solo «GPT de comunicaciones con donantes» o dividirlo en diferentes GPTs para:

• Cartas de agradecimiento
• Cartas de petición (appeals)
• Emails de confirmación de donación
• Contenido para la newsletter de donantes

Paso 3: Reúne tu Base de Conocimiento

Tu GPT será tan bueno como la información que le des. Puede ser relevante proporcionar (ya sea como archivos o instrucciones de texto):

Antecedentes organizacionales:

• Declaración de misión
• Visión y valores
• Descripción de programas y servicios clave
• Poblaciones objetivo o beneficiarios
• Área geográfica atendida
• Breve historia organizacional o historia de origen
• Logros recientes y estadísticas de impacto

Pautas de estilo y voz:

• Descripción de la voz de marca (¿profesional pero cálida? ¿informal y enérgica?)
• Preferencias de tono (¿esperanzador, urgente, agradecido, empoderador?)
• Palabras o frases que siempre usas
• Palabras o frases a evitar
• Cualquier guía de estilo existente
• Varios ejemplos de tu mejor trabajo en esta categoría

Restricciones y reglas:

• Descargos de responsabilidad requeridos
• Lenguaje legal que debe incluirse
• Requisitos de cumplimiento (compliance)
• Lo que el GPT NUNCA debería hacer o decir

Materiales de referencia:

• Casos de estudio o historias de impacto
• Descripciones de programas
• Documentos de preguntas frecuentes (FAQ)
• Informes anuales (Memorias)

Paso 4: Diseña la experiencia de usuario

¿Qué deben introducir los usuarios?

Piensa en qué información deben proporcionar los usuarios cada vez que usen el GPT. Podría ser texto, archivos, URLs o una combinación. Esto debe explicarse claramente en la descripción del GPT.

¿Cómo debería ser el resultado?

• Formato (¿carta, email, post de redes sociales, viñetas?)
• Longitud (recuento aproximado de palabras)
• Estructura (¿debe seguir siempre una plantilla específica?)
• Número de opciones (¿debe generar 3 variaciones para elegir?)

Paso 5: Define limitaciones y límites

¿Qué debería negarse a hacer tu GPT?

• Inventar historias, estadísticas o números de impacto.
• Hacer promesas sobre compromisos organizacionales.
• Compartir información confidencial.
• Dar datos sin enlazar a la fuente.

¿Cómo debería manejar la incertidumbre y el contexto insuficiente?

Cuando el GPT no tiene suficiente información, ¿debería…?

• ¿Hacer preguntas aclaratorias?
• ¿Proporcionar opciones para que el usuario elija?
• ¿Indicar dónde se necesita revisión humana?
• ¿Ofrecer un valor predeterminado conservador?

3. Creando tu GPT

Ahora que has planificado tu GPT personalizado, vamos a construirlo.

Empezando

Puedes consultar las guías oficiales para comprobar todas las opciones de configuración disponibles para GPTs personalizados y Gems de Gemini. Aquí nos centraremos más en consejos y estrategias específicas para ONGs.

Para ChatGPT:

1. Inicia sesión en tu cuenta de pago de ChatGPT (no puedes crear GPTs personalizados en cuentas gratuitas).
2. Haz clic en «Explore GPTs» (Explorar GPTs) en la barra lateral izquierda.
3. Haz clic en «Create» (Crear) en la parte superior derecha.
4. Verás dos pestañas: «Create» (modo conversación) y «Configure» (modo manual). Puedes usar el modo conversación si quieres algo de ayuda de la IA para configurar tu GPT, pero en esta guía asumiremos que estás usando el modo manual.

Para Google Gemini:

1. Inicia sesión en tu cuenta de Gemini Advanced.
2. Haz clic en «Gestor de Gems» en la barra lateral izquierda.
3. Haz clic en «Nuevo Gem».
4. Verás una única pantalla de configuración (aquí no hay modo conversación, pero hay un botón de «lápiz mágico» en el campo «Instrucciones» que te permite pedirle a la IA que reescriba/optimice ese campo).

Nombre

El título de tu GPT personalizado. Es importante si usas muchos GPTs diferentes o vas a compartirlo con otras personas.

Mejores prácticas:

• Sé descriptivo y específico: «Redactor de Cartas de Agradecimiento a Donantes» no «Ayudante de Escritura».
• Incluye el nombre de tu organización o departamento (para que sea más fácil de encontrar entre múltiples GPTs que podrías estar usando, incluidos GPTs que no has creado): «ONG ABC – Asistente de Propuestas de Subvención».
• Intenta que sea breve para facilitar la lectura.

Descripción

Una breve explicación que aparece cuando la gente navega o usa los GPTs. Una buena descripción es muy importante si vas a compartir el GPT con personas que no saben qué hace el GPT y cómo usarlo.

Mejores prácticas:

• Describe lo que hace en una frase clara.
• Explica cómo usarlo (qué entrada/datos debe proporcionar el usuario y qué pasará después).
• Incluye capacidades clave y limitaciones.

Ejemplo: «Ayuda al equipo de fundraising a crear cartas de agradecimiento personalizadas. Proporciona info sobre un donante específico (usando texto y/o archivos) y generará el texto final para la carta.»

Instrucciones

Esta es la sección más importante. Estas son las direcciones detalladas que controlan cómo se comporta tu GPT.

Estructura tus instrucciones en secciones claras. Por ejemplo:

Markdown

# Rol y Propósito
Eres un experto especialista en comunicaciones con donantes para [Nombre de Tu Organización]. Tu trabajo principal es ayudar a nuestro equipo de fundraising a crear cartas de agradecimiento y comunicaciones con donantes sinceras y personalizadas.

# Sobre Nuestra Organización
[2-3 párrafos sobre tu misión, programas y enfoque]

# Voz y Tono
- Cálido y personal, como si lo escribiera nuestro Director Ejecutivo
- Agradecido sin ser servil
- Inspirador y esperanzador sobre nuestro impacto
- Conversacional pero profesional
- Evitar: jerga corporativa, lenguaje demasiado formal, frases genéricas

# Cómo Interactuar con los Usuarios
1. Saluda siempre a los usuarios calurosamente.
2. Pide la siguiente información si no se proporciona:
   - Nombre del donante
   - Cantidad de la donación
   - Designación o programa apoyado
   - Cualquier conexión personal a destacar
3. Genera un borrador de carta.
4. Ofrécete a revisar basándote en el feedback.

# Estructura de la Carta
Cada carta de agradecimiento debe incluir:
- Saludo personal usando el nombre del donante
- Reconocimiento específico de la cantidad de la donación
- Gratitud genuina expresada auténticamente
- Conexión entre su donación y el impacto específico del programa
- Un ejemplo concreto de cómo su apoyo marca la diferencia
- Visión futura o siguientes pasos
- Cierre cálido con el nombre del Director Ejecutivo

# Lo Que Nunca Deberías Hacer
- Inventar cantidades de donación o estadísticas de impacto
- Hacer compromisos sobre cómo se usarán los fondos sin verificación
- Incluir información sobre otros donantes
- Generar recibos o documentación fiscal
- Compartir información confidencial de la organización

# Carta de Ejemplo
[Pega un ejemplo excelente aquí como referencia]

Principios clave para las instrucciones:

• Sé extremadamente específico sobre lo que quieres.
• Incluye ejemplos de buenos resultados.
• Indica claramente lo que el GPT NO debe hacer.
• Usa formato (encabezados, viñetas) para hacer las instrucciones escaneables y fáciles de entender.
• Piensa en los casos límite y abórdalos.

Iniciadores de conversación (Conversation starters)

Son prompts preescritos que aparecen como botones en los que los usuarios pueden hacer clic. No están disponibles en los Gems de Gemini.

No recomendamos usarlos, pueden ser más confusos que útiles.

Quieres que los usuarios proporcionen todo el contexto relevante (ej. un texto largo o algunos archivos) para proporcionar una respuesta personalizada valiosa, no solo hacer clic en un iniciador de conversación genérico que no proporciona ningún contexto.

Así que los «Iniciadores de conversación» genéricos en los GPTs suelen ser la peor manera de empezar conversaciones realmente. En su lugar, deberías usar el campo «Descripción» para dar instrucciones a los usuarios y explicar las diferentes opciones o posibles usos.

Conocimiento (subida de archivos)

Puedes subir documentos que tu GPT consultará al generar respuestas.

Algunos ejemplos de archivos que podrían ser relevantes para los GPTs:

• Informes anuales (Memorias)
• Descripciones de programas
• Historias de impacto y casos de estudio
• Comunicaciones exitosas anteriores (como ejemplos)
• Pautas de marca o guías de estilo
• Propuestas de subvención (elimina info confidencial)
• Declaraciones de misión y visión
• Informes del sector o marcos de trabajo

Mejores prácticas:

• Usa archivos basados en texto simple cuando sea posible (el GPT podría tener más problemas para entender PDFs con muchas imágenes, diagramas o formatos complejos).
• Nombra los archivos descriptivamente (ej. «2024-Memoria-Anual.pdf» no «Informe.pdf») y explica brevemente cada archivo en tus instrucciones.
• Mantén los archivos enfocados. Un documento de «resumen» corto suele ser mejor que 5 documentos enormes donde solo el 10% de la info es relevante para la tarea. No le des a la IA la oportunidad de perderse en un mar de información irrelevante.
• No subas información confidencial de donantes, detalles financieros o datos de beneficiarios. Tal vez copia los datos no sensibles en un nuevo documento que sea seguro compartir. También puedes usar «buscar y reemplazar» en documentos editables para eliminar rápidamente muchas menciones al nombre de tu organización u otra info sensible.
• Si los resultados no son buenos, haz pruebas para asegurarte de que el GPT realmente usa y entiende todos los archivos subidos (puedes preguntar sobre secciones específicas de ciertos archivos).

Capacidades

Las capacidades son herramientas especiales que puedes habilitar o deshabilitar para el GPT (navegación web, generación de imágenes, etc.). Si no estás seguro de qué capacidades son necesarias para tu GPT, simplemente activa todas las capacidades y prueba los resultados. En teoría, el GPT es lo suficientemente inteligente como para saber cuándo usar (o no usar) una cierta capacidad.

Esta opción es diferente en Gemini. Todas las herramientas están disponibles en cada Gem, pero puedes seleccionar una «Herramienta predeterminada» para un Gem determinado. Cuando inicies una nueva conversación con el Gem, la herramienta predeterminada estará seleccionada. Los usuarios aún pueden eliminarla o seleccionar otra. Puedes elegir entre Investigación profunda, Crear vídeos, Crear imágenes, etc. O no seleccionar una herramienta predeterminada, por lo que será un chat normal por defecto.

Probando tu primer borrador

Antes de refinar más, prueba tu GPT:

1. Haz clic en el panel de vista previa a la derecha (ChatGPT) o guardar y probar (Gemini).
2. Prueba casos límite. ¿Qué pasa si das información incompleta?
3. Intenta romperlo. ¿Puedes hacer que haga algo que no debería?
4. Haz que un compañero lo pruebe. ¿Entiende todo y obtiene buenos resultados?

Toma nota de:

• Dónde sobresale
• Dónde malinterpreta o falla
• Qué instrucciones adicionales necesita
• Si los archivos subidos están siendo consultados

Luego refina la configuración si es necesario y prueba de nuevo.

Tu GPT probablemente esté listo cuando:

• Maneja bien el 80% de los casos de uso en el primer intento.
• Los errores comunes están abordados.
• Ahorra más tiempo del que lleva usarlo.

Recuerda: Siempre puedes actualizar y mejorar más tarde. Es mejor lanzar un buen GPT que tu equipo realmente use que perfeccionar interminablemente uno que nunca sale de las pruebas.

Solución de problemas

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5. Compartiendo y gestionando tu GPT

Has construido y refinado tu GPT personalizado. Ahora es el momento de ponerlo en manos de tu equipo y gestionarlo eficazmente a lo largo del tiempo.

Opciones de compartir

ChatGPT

Cuando estés listo para compartir, haz clic en «Save» (Guardar) y verás tres opciones:

• Solo yo (Privado): Solo tú puedes acceder a este GPT.
• Cualquiera con un enlace: Cualquiera con el enlace puede usarlo, incluso si no está en tu organización. Úsalo con precaución, ya que el enlace podría compartirse más allá de los usuarios previstos.
• Público: Listado públicamente en la Tienda GPT de ChatGPT. Nunca uses esta opción para GPTs específicos de la organización con información propietaria.

Para la mayoría de los casos de uso de ONGs, elige «Cualquiera con un enlace». Esto te da un control decente sobre quién puede acceder mientras facilita compartirlo con tu equipo.

Para GPTs muy sensibles, tal vez quieras usar la opción privada. Tus compañeros pueden crear su propia «copia» del mismo GPT privado. O olvídate de los GPTs para casos de uso sensibles y simplemente comparte el prompt (campo «Instrucciones») con tu equipo.

Google Gemini

Los Gems son un poco diferentes, pero también ofrecen 3 opciones:

• Privado (por defecto)
• Cualquiera con el enlace
• Compartir con usuarios o grupos específicos. Esta es la mejor opción si tus compañeros ya están usando servicios de Google. Simplemente puedes compartirlo con usuarios específicos. Requiere un poco más de trabajo, pero también es más seguro que simplemente dar un enlace que puede compartirse sin tu control.

Mejores prácticas para compartir

Paso 1: Prepara a tu equipo

No te limites a soltar un enlace y esperar que lo adopten. Crea una breve introducción:

Asunto: Nueva Herramienta: Asistente de Cartas de Agradecimiento a Donantes

Equipo,

He creado un asistente de IA personalizado para ayudarnos a escribir cartas de agradecimiento a donantes más personalizadas y rápido. Ya conoce nuestra misión, programas y voz; vosotros solo proporcionáis los detalles del donante.

Qué hace:
- Genera cartas de agradecimiento personalizadas en nuestro estilo
- Incorpora información específica del programa
- Mantiene un tono consistente en todos los miembros del equipo

Cómo usarlo:
1. Haz clic en este enlace: [Enlace del GPT]
2. Haz clic en uno de los prompts sugeridos o describe lo que necesitas
3. Responde a cualquier pregunta de seguimiento
4. Revisa y edita el borrador que proporciona

Importante: Revisa siempre los resultados para asegurar la precisión, especialmente los nombres de los donantes y las cantidades de las donaciones.

¡Pruébalo con tu próxima carta de agradecimiento y dime qué te parece!

[Tu nombre]

Paso 2: Crea documentación de inicio rápido

Aunque tu GPT debería explicarse por sí mismo, es una buena idea crear una guía breve y añadirla a la Base de Conocimiento de tu organización.

Podría ser un video corto y/o un documento de una página como este:

[Nombre del GPT]
Guía de Inicio Rápido

Para qué sirve: [Propósito en una frase]

Quién debería usarlo: [Miembros del equipo objetivo]

Acceso: [Enlace]

Cómo usar:
1. [Primer paso]
2. [Segundo paso]
3. [Tercer paso]

Consejos para mejores resultados:
• [Consejo 1]
• [Consejo 2]
• [Consejo 3]

Preguntas comunes:
P: [Pregunta]
R: [Respuesta]

¿Necesitas ayuda? Contacta a [tu nombre/email]

Paso 3: Recopila feedback

En las primeras dos semanas:

• Consulta con los usuarios: «¿Ya has probado el [nombre del GPT]?»
• Pregunta específicamente: «¿Qué está funcionando? ¿Qué no?»
• Facilita compartir feedback: Crea un formulario simple, dirección de email o canal de Slack.

Gestionando múltiples GPTs

A medida que creas más GPTs personalizados, la organización se vuelve importante.

Convención de Nombres

Desarrolla un sistema consistente. Haz que sea fácil identificar los GPTs relevantes para cada usuario.

Por ejemplo, podrías empezar el nombre de cada GPT con el departamento o roles que lo usarán:

• Fundraising – Cartas a Donantes
• Programas – Historias de Impacto
• Marketing – Contenido Social

Mantén un inventario:

Crea una hoja de cálculo sencilla y compártela con tu equipo:

Mantenimiento y actualizaciones

Los GPTs personalizados no son algo de «configurar y olvidar». Planifica un mantenimiento continuo.

Cuándo Actualizar:

Revisiones trimestrales (incluso si no hay problemas):

• ¿Siguen siendo precisas las instrucciones?
• ¿Han cambiado los programas o los mensajes?
• ¿Están actualizados los documentos subidos?
• ¿Se está utilizando como estaba previsto?

Actualizaciones inmediatas cuando:

• La misión o los programas de tu organización cambian.
• Hacéis un rebranding o cambiáis voz/tono.
• Los usuarios informan de problemas constantes.
• Surgen nuevos casos de uso.
• Las estadísticas o los números de impacto están desactualizados.

Consejo de control de versiones: Antes de cambios importantes, copia tus instrucciones actuales en un documento. Si la actualización causa problemas, puedes revertir fácilmente.

Midiendo el éxito del GPT

Para cualquier caso de uso, rastrea:

• Tiempo ahorrado: «Escribir cartas de agradecimiento solía llevar 2 horas a la semana, ahora lleva 45 minutos».
• Mejoras de calidad: «Donantes comentando lo personales que se sienten nuestras cartas».
• Ganancias de consistencia: «Todos los miembros del equipo ahora producen contenido de alta calidad similar».
• Tasa de adopción: «6 de cada 7 miembros del personal del programa usan el GPT de historias de impacto mensualmente».
• Resultados concretos: «Se enviaron 3 propuestas de subvención adicionales este trimestre porque la redacción es más rápida».

Siempre deberías dar un enlace para recopilar feedback continuo (vía email, formulario, Slack o cualquier herramienta que uses).

Además, probablemente deberías enviar una encuesta cada 6 meses (con respecto a GPTs específicos o todos tus GPTs activos).