Consejos para captar y retener voluntarios. Consejos de 5 expertos.

La pregunta que hemos planteado esta semana es:

¿Qué consejo/s darías a otras ONGs para captar y retener voluntarios?

Recogemos a continuación las respuestas completas de los 5 expertos:

En mi experiencia con pequeñas y medianas entidades, uno de los puntos que veo que tiene recorrido de mejora son las mismas ofertas de voluntariado.

Para un voluntario es importante saber con qué se puede comprometer y ver que sus acciones dan resultados, si nuestras ofertas de voluntariado son concretas, indicamos claramente la dedicación y las tareas a desarrollar, esta será una de las principales herramientas para captar voluntarios y que estos mantengan su compromiso con nuestra entidad.

En el ámbito de Cataluña, me gustaría destacar el trabajo que hacen desde el portal “Connecta’t al voluntariat“, donde hay recursos tanto para voluntarios como para entidades, así como un buscador de ofertas de voluntariado.

Desde la experiencia de voluntariado que promovemos en SaóPrat, consideramos importante cuidar el proceso de acogida de las personas voluntarias, empezando este proceso, desde el primer momento que la persona se pone en contacto con nosotras y muestra interés en realizar el voluntariado. Es fundamental, para el buen funcionamiento, acompañar a las personas voluntarias durante todo el proceso de voluntariado, con la finalidad de favorecer su integración en la Entidad, teniendo en cuenta sus motivaciones y que estas encajen con las tareas encomendadas.

Es también muy importante que los equipos educativos y técnicos sean sensibles a la incorporación de personas voluntarias y apoyen todo el proceso de acogida y acompañamiento, empezando por el mismo instante de detección de las tareas y funciones definiendo un perfil claro que ayude a sintonizar expectativas, fundamentalmente para que la persona voluntaria sepa desde el primer momento que es lo que se espera de ella y clarificar los compromisos que asumen ambas partes implicadas en el proceso de voluntariado.

Por eso, a nosotras nos está funcionando muy bien el tener en la organización una persona que tiene asignada de manera clara la función de coordinación del voluntariado, para poder hacer este acompañamiento al personal de la entidad y a las personas voluntarias.

Finalmente, las oportunidades de voluntariado las difundimos a través de diferentes medios, 

• Web: Voluntariat.cat (Generalitat)
• Diferentes plataformas y redes sociales del ayuntamiento del Prat (nuestro territorio de actuación)
• Difusión de las ofertas por la radio local
• Nuestras propias redes sociales y web

Cada uno de estos canales nos permite llegar a públicos diferentes y ayuda a que actualmente contemos con un grupo de voluntarios muy diverso que encaja en diferentes proyectos y funciones, desde la atención directa hasta administración y recepción.

Para captar personal voluntario lo más importante es tener los proyectos y las responsabilidades bien definidas.

Con demasiada frecuencia ocurre que se incorporan personas voluntarias a un equipo o proyecto y no tienen claro cuál es su papel, o qué se espera de ellas, lo cual genera frustración y habla mal de la organización.

Posteriormente, para retener ese talento, hay que tratarlo como tal: talento.

Es importante hacer que se sientan parte del equipo, que estén involucradas y motivadas, dándoles tareas que no sean meramente administrativas o de soporte (sin caer tampoco en el error de tratarlos como personal laboral) sino que les sirvan para aprender y que les puedan aportar algo, tanto desde el punto de vista técnico como en lo relativo a soft skills: resolución de problemas, comunicación, gestión del tiempo, etc. 

De esta manera, la persona voluntaria habrá obtenido una experiencia y una inversión de calidad en tiempo y esfuerzo, y la organización habrá obtenido un potencial nuevo colaborador. Una persona que, aunque no acabe formando parte de la plantilla, no dejará de recomendar mi organización como lugar de trabajo. 

La vinculación de los voluntarios ha ido transformándose con los años. El activismo se ha convertido en una forma más de identidad personal que define socialmente a las personas que se acaban vinculado a una entidad del tercer sector. Por eso, los voluntarios se han convertido en más exigentes, no solo a la hora de seleccionar una organización para realizar un voluntariado, sino que también quieren participar en la definición de la acción que van a realizar.

Así que es importante ser transparentes y mantener una buena reputación como punto de partida si nos imaginamos el proceso como un funnel de conversión. Pero lo relevante es vincular a los voluntarios en espacios de cocreación con nuestros equipos y otros stakeholders para que sean protagonistas de la toma de decisiones. No solo será beneficioso para crear más sentimiento de pertenencia, sino que nos ayudará como organizaciones a explorar nuevas vías.

En un principio puede parecer costoso en tiempo, pero si lo llegamos a sistematizar acabará dándonos muy buenos resultados, tanto en vinculación como en creatividad e innovación.

En primer lugar, considero que es importante dar la importancia que se merece a la captación y retención de voluntarios. Hay organizaciones que priorizan mucho captar fondos/donaciones, dejando la captación de voluntarios en un segundo plano. Esto es un error, primero porque “el tiempo es dinero” (su tiempo es muy valioso, sobre todo si son perfiles que encajan bien con las necesidades de la organización) y segundo porque los voluntarios suelen convertirse también en buenos embajadores y/o donantes de la organización.

Todos los voluntarios aportan algo para la organización, pero casi siempre existen algunos perfiles que tienen un impacto especialmente grande (por ejemplo, un cirujano experto que pueda ir a hacer operaciones en África no aporta el mismo valor que un estudiante que solo pueda realizar tareas administrativas en España).

Hay que definir una estrategia para intentar captar los tipos de voluntarios que más necesita la organización, no simplemente sentarse a esperar que lleguen de manera orgánica y “rezar” para que sean de los perfiles que buscamos.

También es conveniente tener procesos bien definidos de bienvenida y fidelización de voluntarios.

Para ello pueden ser útiles también algunas herramientas tecnológicas, como por ejemplo:

• Un wiki online con la información que necesitan al principio (“onboarding” de nuevos voluntarios)
• Un newsletter mensual para voluntarios que cuente sus historias y explique las necesidades actuales
• Un CRM o similar para llevar un control de los voluntarios y sus tareas/resultados