Herramientas gratuitas o low-cost para ONGs recomendadas por 15 expertos

Además de esta encuesta a expertos, os recomiendo consultar esta selección de servicios y software con ofertas especiales para organizaciones sin ánimo de lucro.

La pregunta que hemos planteado esta semana es:

¿Qué recursos gratuitos o low-cost recomiendas a otras ONGs?

Los recursos que ha recomendado más de un experto son:

• Google Ad Grants (5 veces): 10.000$/mes para anuncios gratis en Google.
• Canva (4 veces): Herramienta de diseño fácil de utilizar.
• Teaming (3 veces): Captación de fondos.
• Mi Grano de Arena (3 veces): Captación de fondos.
• G Suite (3 veces): Ofimática, gratis como parte de Google for Nonprofits
• Trello (3 veces): Gestión de proyectos.
• Mailchimp (3 veces): Email marketing.
• Mailrelay (2 veces): Email marketing.
• WordPress (2 veces): Creación de páginas web y blogs.
• HazloPosible (2 veces): Distintos recursos para ONGs (SolucionesONG, HacesFalta…).

Recogemos a continuación las respuestas completas de los 15 expertos, que mencionan muchos otros recursos y herramientas interesantes para ONGs:

En cuanto a recursos gratuitos o low-cost que pueden ser de utilidad para ONG u otras organizaciones en el ámbito de la comunicación destacaría las siguientes:

• Alertas de Google. Podemos configurar alertas de Google para estar al día de los temas de interés o los ámbitos de actuación de la organización e incluso para localizar las apariciones en prensa. Aunque existen herramientas específicas de clipping esta es una buena forma de hacerlo cuando se tienen menos recursos.
• Canva. Si en tu organización no cuentas con un diseñador gráfico, Canva puede ser una herramienta muy interesante, muy sencilla de utilizar y que te permite crear gráficas o animaciones para tu web, blog o redes sociales. En el caso del sector social, Canva tiene la opción de Canva for Non-Profit con la que puedes pasarte a Canva-Pro de forma gratuita y acceder a opciones de diseño más avanzadas.
• Google Ad Grants. Se trata de la versión de Google Ads para ONG, con la que obtienes 10.000 dólares mensuales gratis para utilizar para tus campañas de SEM.
• Mailchimp o MailRelay. Ambas son plataformas de emailing que te permite automatizar el envío de Newsletter y boletines.  Con la versión gratuita de Mailchimp puedes hacer envíos hasta 2.000 suscriptores y si necesitas más, para ONG tienen un descuento del 15%. En el caso de MailRelay, puedes enviar hasta 75.000 emails al mes de forma gratuita. 
• Pixabay o Unsplash. Dos bancos de imágenes de gran calidad que te permiten descargarte imágenes o vídeos de forma gratuita.
• Flaticon. Es una base de datos con una gran variedad de iconos gratuitos disponibles en diferentes formatos. 

Foco visibilidad: Google Ad Grants para ONGs.. Es una iniciativa de google por la que puedes incluir publicidad de la ONG en el buscador de google de forma totalmente gratuita. La iniciativa que conceptualmente es muy atractiva, en la práctica ve disminuido su impacto en la medida en la que precisa de especialistas, de tal manera que puedas lograr el impacto deseado.

Foco captación y gestión de proyectos: Comgo plataforma de Itwillbe para captar fondos y dar visibilidad al ciclo completo de ejecución de un proyecto. Lo gestiona la ONG Itwillbe y son ellos quienes aceptan que ONGs pueden participar en la plataforma.

Foco fortalecimiento institucional: Fundación Botín, es una organización centrada en promover el trabajo en red y dar soporte a ONGs pequeñas. Tienen sesiones formativas, de creación de red y también convocatorias anuales para fortalecer este tipo de organizaciones.

Creo que son tres ejemplos diferentes y dirigidos a frentes diferentes, las tres son de mucha utilidad, gestionados por gente profesional.y creo que quizá no conocidas por todo el mundo (salvo Google Ad Grants)

Para mi, HazloPosible sería la primera a mencionar. Estando registrado puedes utilizar sus recursos y plantear preguntas y dudas que posteriormente expertos contestarán (también probono en temas legales). Asimismo, ponen en contacto a personas voluntarias con entidades, ofrecen formación gratuita a ONGs,  y colaboran con temas relacionados con estrategia, marketing, comunicación, logística, etc, cuando la entidad no puede permitirse una consultoría.  Además acostumbran a contestar rápido. 

Vinculado a esta plataforma, mencionar Mi grano de Arena como herramienta para recaudación. 

Esade Alumni Solidari, también es un recurso  muy valorado, pues expertos en diferentes temas forman equipo para poder colaborar con entidades sobre mejoras e inicio de proyectos. Acostumbran a ser proyectos que llevan un año, por lo que son más de implantación de nuevas líneas de actuación, estrategia o cambios en las políticas de la entidad, apertura de nuevos proyectos, etc. 

Personalmente, y como herramienta de recaudación, también mencionaría Teaming, plataforma de microdonaciones. Es complicado a veces ampliar el número de personas donantes, no es fácil a pesar de ser solo 1€ al mes, pero si consigues tener una buena base de donantes, puedes conseguir un ingreso relativamente fijo y atractivo cada mes. 

Es una pregunta muy amplia, me voy a centrar en algunos medios tecnológicos que, ahora con la situación de teletrabajo, muchas entidades han visto la falta de recursos tecnológicos para poder desempeñar su actividad. La tecnología es una herramienta muy poderosa y en manos de las ONGs, la información tecnológica puede mejorar la productividad, aumentar la eficacia generalizada a través de mejores colaboraciones y extender aún más el alcance e impacto de sus actividades.

• Google for Nonprofits: es un programa que da acceso, de manera gratuita, a toda una gama de productos y de apps de Google y para la realización de campañas publicitarias de Google Adwords sin ningún coste adicional.
• Office live workspace: es un espacio para almacenamiento y uso compartido de documentos en línea gratuito.
• Trello: es un software de administración de proyectos con interfaz web y con cliente para iOS y android para organizar proyectos. Es gratis por usuario y tienen planes low cost para paquetes de empleados. Permite un entorno colaborativo en línea de información, almacenamiento, timings, etc.
• Gitlab: es un servicio web gratuito de control de versiones y desarrollo de software colaborativo basado en Git. Además de gestor de repositorios, el servicio ofrece también alojamiento de wikis y un sistema de seguimiento de errores, todo ello publicado bajo una Licencia de código abierto.
• LibreOffice: es un paquete de software de oficina libre y de código abierto desarrollado por The Document Foundation, muy optimizado y cuenta con Excel, Word, ppt, etc., y son compatibles con los formatos de Microsoft.”

Yo destacaría la herramienta DonarOnline. Permite a las ongs recibir donaciones online fácilmente con un mínimo costo por transacción. Además cuenta con la opción de embeber el formulario de donación dentro del sitio web de la organización. Por otro lado da visibilidad a la ong al aparecer dentro de su directorio.

Va un programa de Amazon Web Service con el cual se pueden obtener 2.000 dólares en servicios de AWS… Eso alcanza y sobra para hostear un sitio web estándar de una ONG, hay que ver disponibilidad por países pero en España está disponible.

Las herramientas que mencionaré son algunas específicas para ONGS y otras no, ya que independientemente de la naturaleza de la entidad su utilidad puede ser transversal para una gestión eficaz.

Herramientas para la gestión del tiempo y de proyectos:

• G Suite de Google: Gratuito para ONGS ¿Qué no puedes hacer con Google? Drive, Google Calendar, CRM (del inglés Customer Relationship Management) de Streak, muy útil para tener organizada la base de datos de voluntarios, donantes, patrocinadores, socios, colaboradores, medios, instrituciones. Una opción muy interesante de esta herramienta es que puedes trackear quien abre tus correos, cuantas veces lo abre etc, un claro indicativo del interés del receptor. ¡Explora el mundo Google! ¡Te sorprenderá!
• Trello: Para gestión de proyectos colaborativos.
• E.gg Timer: Temporizador para la gestión del tiempo. Nos avisa si nos hemos pasado del tiempo establecido en una tarea.
• Mailchimp: Gratuito hasta cierto número de suscriptores. Una potente herramienta de email Marketing, que podemos usar para crear nuestros boletines informativos. ¿Por qué es tan importante un sistema de e-mail marketing? Los americanos dicen que de money is in the list. Si  ofrecéis contenidos y servicios de valor será más fácil fidelizar a los donantes
• Lastpass: Para guardar todas tus contraseñas. 
• Loom: Para grabar tutoriales o videos.
• Toggl: Desde mi punto de vista esta herramienta es inmensamente útil tanto para ONGS como para autónomos, ya que nos permite saber exactamente cuanto tiempo invertimos en cada proyecto o cliente.
• WordPress: Te permite crear una web versátil como escaparate de tu ONG a un precio muy razonable. Además, hay pluggins muy interesantes que te pueden ayudar con el posicionamiento SEO.

Herramientas de crowdfunding:

• Mi grano de arena: Las ENL pueden publicar retos para lograr fondos.
• Helpfreely : Si te registras como ONG los usuarios que compren en webs que tienen acuerdo con esta herramienta pueden elegir donar un % a tu ONG sin  recargo alguno.
• Tossall: Herramienta de nueva creación que te permite recibir donaciones, crear mercadillos solidarios y han creado un apartado específico para la emergencia del del COVID 19.
• Teaming: Si te registras en esta web las personas podrán realizar donaciones de 1 euro al mes. ¿Sabes todo lo que puede hacer tu ONG por menos del coste de un café?.
• HacesFalta donaciones: una iniciativa de la Fundación Hazlo Posible. Desde aquí también puedes encontrar voluntarios e incluso empleados.

Webs útiles para ONGS:

• SolucionesONG: Aquí, podrás consultar dudas a expertos, estar al día de convocatorias etc
• Mapa de Asociaciones de Pacientes: Iniciativa del portal Somos Pacientes, ayuda a dar visibilidad a tu entidad.
• Buscador de organizaciones de Discapnet: Desde aquí puedes añadir tu organización para que aparezca en uno de los portales de referencia de habla hispana más consultados sobre discapacidad y redes sociales.

Herramientas para facilitar las donaciones o pagos de cuotas de asociados:
Es importante facilitar varias vías de pago diferentes. Entre ellas destacan:

• PayPal: con condiciones especiales para  ONGS.
• Stripe: con esta herramienta pueden pagar con tarjeta de crédito. 

Herramientas para redes sociales:

• Hootsuite: Mis clientes siempre me preguntan por herramientas para gestionar las redes sociales. Para la gestión y programación de publicaciones donde una de las herramientas más utilizadas es ésta. 
• Séntisis: Sin embargo, mucho mas importante que la automatizacion de publicaciones es el informe de resultados, un KPI esencial para demostrar el éxito de un proyecto.El contar con una herramienta innovadora que te permita realizar una escucha activa y que muestre los resultados es vital. En el caso de Convives con Espasticidad, la Asociación que presido, desde que utilizamos Séntisis ha supuesto un cambio espectacular.  Esta herramienta se diferencia de otras del mercado porque te permite customizar los informes con una enorme flexibilidad y además aporta datos únicos de gran valor. Todo ello, de forma muy sencilla y rápida. Además, nos permite vigilar nuestra reputación corporativa. 
  Lo que no se mide no se conoce y no se puede mejorar. 

La búsqueda constante de recursos que nos permitan obtener herramientas que favorezcan la mejora continua, es una tarea que generalmente nos impone a las entidades sociales tener en cuenta el criterio de gratuidad o low cost para poder acceder a ellos, dado que nuestros recursos económicos suelen ser limitados.

Como organizaciones del Tercer Sector hemos de dar respuesta, de una manera u otra, a un entorno en constante cambio y con necesidades diferentes según el contexto social, económico o político. A partir de la importancia de nutrirnos de análisis fundados extraídos de fuentes fiables, uno de los primeros recursos que querría poner en valor son los informes de Deloitte, que suelen darnos pistas sobre las tendencias y previsiones de futuro que podemos tener en cuenta en materias de actualidad y que nos aportan información referente para determinar estrategias de gestión interna.

La formación continua es una herramienta transversal para todas las organizaciones que nos permite reciclarnos para así ofrecer servicios y productos de calidad. Las plataformas gratuitas o subvencionadas son ilimitadas, pero personalmente querría resaltar los encuentros pedagógicos que propone el Instituto de Innovación Social de ESADE, que además ofrecen una gran oportunidad de establecer alianzas a través del networking. ¡Ojalá podamos encontrarnos en su próxima jornada anual!

Las personas que colaboramos con el sector social sabemos lo que es cuestionarnos constantemente, así como cuestionamos nuestros métodos, nuestro modelo y nuestras estrategias. El archiconocido, y no por eso menos útil, modelo CANVAS me parece una de las mejores herramientas para dar respuesta a preguntas claves sobre nuestro modelo de gestión, que ayuda a ordenar, conectar y materializar aquellas ideas que surgen en momentos de inspiración. Es fácil encontrar plantillas gratuitas o low cost que nos puedan ser de utilidad en el planteamiento de nuevos proyectos. Para proyectos más simples los mapas mentales también dan respuestas interesantísimas.El impacto social y medioambiental, misión última de toda entidad social, tiene la necesidad imperiosa de ser evaluado. Poner el foco en la medición de la huella que imprime la actividad de nuestra entidad, es una herramienta indispensable para garantizar un efecto positivo en la sociedad, en el entorno y en el propio seno de la organización. En este sentido BCorp es la mejor corporación para evaluar el impacto que además ofrece la oportunidad de pertenecer a una comunidad de organizaciones que comparten los mismos valores. Especialmente recomendable para empresas sociales.

Los recursos gratuitos y low cost que recomiendo son los que yo misma utilizo en mi día a día como asesora y formadora con mi marca ‘El arte de pedir’ con las ONGs que quieren conseguir sus objetivos de captación de fondos. Te indico los que yo más utilizo para tareas y proyectos que van desde el trabajo colaborativo, la comunicación efectiva, y la formación y aprendizaje continuos: 

• Trello: es una herramienta que facilita el trabajo colaborativo y te ayuda a gestionar y coordinar tareas y proyectos de forma efectiva y productiva con equipos internos y externos. 
• Screencast-O-matic: es ideal para grabar vídeos de producción low cost en los que puedes mostrar la presentación de power point con voz en off o bien con tu presencia en cámara. 
• Canva: es una herramienta fácil de utilizar para crear diseños y plantillas profesionales para su difusión multicanal a través de la página web o a través de las redes sociales, entre otros canales. 
• Slack: es una de mis preferidas porque te permite mantener conversaciones organizadas con tu equipo creando canales por temáticas concretas, evitando así las bandejas de entrada desbordadas con correos electrónicos. 

Espero que estos recursos ayuden a muchas ONGs tanto como me han ayudado a mí en mi trabajo como experta en ‘El arte de pedir’ y en fundraising. 

El recurso más valioso con el que puede contar una ONG/ENL es su EQUIPO PROFESIONAL. A partir de aquí, y en función de las necesidades de su actividad, es fundamental un ajuste realista de recursos. He visto organizaciones con aplicaciones informáticas que eran como”trajes diez tallas más grandes” con respecto al modelo de gestión de la organización. Y también otras donde Excel y Word hundían en el desasosiego absoluto a sus empleados por falta de iniciativa de sus dirigentes para la adecuación de sus recursos informáticos a una actividad cada vez más compleja y creciente.

En la etapa que se avecina, donde los gastos de estructura (personal, informático, logística, etc…), se verán muy mermados, será vital ese ajuste de recurso-actividad.

Concretando un poco más, pienso que el entorno G-Suite de Google con Gmail, Documentos, Drive, Calendar y Meet, siempre con el sello corporativo, puede resultar una herramienta muy válida para diseñar un modelo de gestión eficiente dentro de una organización. Compatible con otras herramientas de contabilidad, control financiero, etc… Si la entidad adquiere un grado de complejidad elevada, personalmente he tenido muy buena experiencia con la herramienta Fundanet, diseñada por la empresa cántabra Semicrol, que viene a constituir una ERP, donde se aporta un modelo de gestión de proyectos, presupuestos, contabilidad, registro de personas (empleados y usuarios), y un sinfín de funcionalidades, que bien coordinadas pueden hacer que una organización sea un reloj suizo. Ahora bien, su coste y mantenimiento es elevado.

A nivel de comunicación y marketing, es evidente que las redes sociales le ha ganado ya el terreno a las webs, pero creo que un portal dinámico con múltiples funcionalidades y una edición rápida de contenidos es vital. El carácter corporativo de una web con contenidos demasiado estáticos, en mi opinión, es un grave error de estrategia, ya no sólo a nivel de comunicación, sino también de gestión. En este sentido, editores como WordPress ofrecen la posibilidad de editar de manera sencilla a los propios responsables de proyectos, reduciendo los gastos derivados de comunicación. Es posible, promocionar un proyecto, gestionar inscripciones, renovar contenidos a lo largo de su desarrollo, e incluso, en el caso de actividad mercantil, enlazar de manera sencilla con plataformas de pago. 

Las redes sociales como Facebook, para difusión de proyectos; Instagram, para reflejar momentos, Twitter para píldoras informativas y LinkedIn para posicionarse en el sector, son muy útiles, bien utilizadas. Nunca la comunicación debe ser el eje vertebrador de una organización, a pesar de que es fundamental para la posición institucional y la relación con posibles donantes, y mucho menos si esa comunicación está sobredimensionada, como hacen algunas entidades. Eso es engaño en toda regla.

Sin duda, la formación puede ser una fuente de ingresos para una entidad, y más si sus propios trabajadores están formados para su impartición. Además de ello, posicionarse como entidad formadora en un área específica confiere prestigio al resto de su actividad.

Las publicaciones, creo que hoy en día, por una cuestión de costes, se tienen que orientar vía online. Puede ser como actividad comercial (venta) o simplemente difusión (si está financiada por un tercero). Con públicos objetivos, pueden generar importantes fuentes de ingresos.
En conclusión, me gustaría aportar una idea cimentada en que las ONGs/ENLs deben de empezar a considerar la ACTIVIDAD MERCANTIL como una fuente de ingreso importante en sus presupuestos, en detrimento de las donaciones, subvenciones y otros ingresos externos, que en la actual y futura coyuntura económica se verán muy mermados.

Y por último, lo que intento transmitir siempre a mis clientes: GESTIÓN, GESTIÓN y GESTIÓN.

Para cualquier ONG siempre es un reto minimizar el impacto de sus gastos de funcionamiento para poder dedicar más recursos a su fin social. Sin embargo, esto es una labor complicada ya que hay una serie de recursos que son imprescindibles para poder trabajar. Desde la página web hasta los programas informáticos, pasando por los servicios de emailing o consultoría técnica o legal, todo son gastos. O mejor dicho eran. A día de hoy, casi todas las grandes compañías, y a veces las pequeñas, tienen programas para que las entidades sin ánimo de lucro puedan beneficiarse de descuentos o incluso gratuitamente de sus productos o servicios.

En Vencer el Cáncer, por ejemplo, usamos Mailrelay con una cuenta gratuita para hacer los envíos del boletín de noticias y contamos con Google y su programa de fondos Google Grants para hacer anuncios con Google Ads, y también sus servicios adicionales de Analytics o Google Search Console. Estos son solo dos ejemplos, hay más, desde plantillas de WP y plugins gratis hasta servicios de CRM o paquetes de software de edición de foto o vídeo con grandes descuentos.

También hay muchos profesionales y compañias que ofrecen sus servicios probono, no solo en materia legal, una tendencia muy instalada en países anglosajones y que empieza a calar en España.  

Nuestra experiencia nos ha enseñado varias cosas sobre esto. Primero piensa bien que necesitas, no seas una urraca de lo gratis o lo barato. No porque no tenga coste u obtengas un descuento lo vas a usar, a veces hay programas o servicios que complican más la vida porque tienes que dedicar recursos extra a manejarlos y realmente no te dan ningún valor añadido o ni siquiera sabes para que usarlos.

Una vez que tengas claro eso, pregunta al proveedor si tiene algún tipo de condiciones especiales para ONGs y ofrecen sus programas o servicios de forma gratuita o con descuentos. Suele haber más de una opción en el mercado, pregunta a varias empresas, que seguro que hay una alternativa que te compensa. A lo mejor quieres Photoshop, pero el descuento que te hace Adobe (tienen un programa de descuentos especial para empresas del tercer sector) no te compensa. Busca alternativas de programas gratuitos, a lo mejor no son tan buenos o tan completos, pero seguro que tú no eres el editor de Harper’s Bazaar.

Y por último pero no menos importante, ten cuidado que a veces lo barato sale caro. En alguna ocasión que el amigo de un amigo te haga la web gratis, o que te dediques tu a ello, significa que nunca la acaba o te la entrega con tantos errores y problemas que al final era mejor tener solo redes sociales. Hay que tener en cuenta que hay servicios que son necesarios. Hay muchos profesionales especializados en las necesidades de las organizaciones sociales que aplican tarifas muy ajustadas y que al final te ahorran tiempo y esfuerzo, pero sobre todo disgustos. De nuevo, pregunta a varios y elige aquel que te dé más confianza y se ajuste mejor a tu presupuesto.

Como colofón, nuestro mejor consejo, siempre puedes preguntar a otra ONG que use algún servicio que tú necesitas para que te ayude. Y por el contrario, si es otra entidad la que te pregunta a ti, por favor, échale una mano. El objetivo número 17 de los ODS habla de crear sinergias entre instituciones. Empecemos la solidaridad desde la base. Podemos crecer todos juntos y mejorar esta sociedad. 

• Hubspot: Te permite organizar toda la información de tus grupos de interés así como las distintas interacciones a través de los diferentes canales.
• Google Ad Grants: Hasta 10.000$ USA de publicidad en especie todos os meses para ONGs.
• Canva: Herramienta sencilla para crear contenido visual y de una manera muy sencilla
• Fandit: Buscador de subvenciones gratuito. Intuitivo, actulizado, práctico, buena usabilidad. Muy recomendable.

Las plataformas de crowdfunding son una gran herramienta para impulsar las microdonaciones, financiar proyectos y generar comunidad. 

Goteo, Migranodearena y Teaming son referentes con enfoques muy interesantes y complementarios entre sí. 

Es este contexto de la pandemia existen múltiples opciones de capacitación y transferencia de conocimientos, gracias a la dinámica vía remota, que eficienta tiempos y costos. Entre las importantes en México existen las que generan organizaciones como:

• CEMEFI
• Red de Fundaciones Empresariales
• AFP
• Andamos
• México Emprende
• FEYAC
• Laboratorio ESMEX
• Ashoka

Todas ellas cuentan con páginas en redes sociales, las cuales se pueden ubicar fácilmente.

A nivel de transferencia de tecnología existen empresas y organizaciones como: Microsoft y Google

En el tema de apoyo técnico de grupos de profesionales:

• Pro-bono (bufetes de abogados que otorga asesorías y consultorías a organizaciones)
• Colegio de Notarios (trámites para constitución de organizaciones)

Para una ONL con una BBDD limitada de emails recomiendo Mailchimp, una herramienta que te permite el envío masivo de emails, así como su seguimiento. 

Como experto en Google Ad Grants, obviamente tengo que empezar por mencionar ese recurso. Probablemente es el recurso más valioso que pueden solicitar gratis la mayoría de ONGs (son 10.000$/mes, es decir, 120.000 dólares cada año). Y tiene un potencial multiplicador (con ese presupuesto para publicidad gratis puedes conseguir aún más valor para tu ONG si dominas la plataforma de Google Ads y lo inviertes bien).

Google Ads se integra muy bien con otras herramientas de marketing de Google que tienen planes gratuitos muy generosos como Google Analytics, Google Optimize y Google Tag Manager. Todos ellos contribuyen a multiplicar la capacidad de una organización de medir y mejorar los resultados de sus acciones online.

También recomiendo consultar mi recopilatorio de ofertas para ONGs, donde hay muchos descuentos para organizaciones sin ánimo de lucro de distintas empresas de software y hardware (Google, Microsoft, Amazon, Adobe…).