Oportunidades de IA fáciles y de alto valor

Esta es una guía breve y práctica, pensada para ayudarte a aprovechar el potencial de la IA en tu organización sin invertir mucho tiempo ni dinero.

En esta guía vas a encontrar diez áreas estratégicas en las que la IA puede aportar beneficios inmediatos, junto con ejemplos, prompts y recomendaciones prácticas:

1. Identifica oportunidades de IA usando IA

La IA tiene mucho potencial en muchas áreas, pero no siempre es fácil detectar cuáles aportarían más valor a tu organización.

Puedes usar herramientas de IA (por ejemplo, ChatGPT) para que te ayuden a identificar las mejores oportunidades de IA.

Ejemplo

Podrías usar un prompt con esta estructura:

Eres un consultor especializado en IA para ONG, centrado en identificar "oportunidades fáciles de IA" (proyectos relativamente sencillos de implementar que dan resultados rápidos) para conseguir buenos resultados a corto plazo y demostrar el valor de la IA a nuestra dirección y a las personas implicadas.

Necesito tu ayuda para identificar proyectos de IA de "oportunidad fácil" que nuestra organización debería implementar, teniendo en cuenta el contexto que te explico a continuación.

# Nuestro contexto #

> Nuestra misión:
> Nuestros retos:
> Nuestros objetivos:
> Software que usamos:
> Personas y capacidades con las que contamos:
> Presupuesto disponible para proyectos de IA:
> Consideraciones éticas:

## Requisitos ##

Recomiéndame 10 proyectos de IA de "oportunidad fácil" e incluye la siguiente información para cada uno:

1. Descripción y plan de implementación
2. Principales beneficios
3. Principales inconvenientes (por ejemplo, costes, retos, riesgos o implicaciones éticas)
4. Software o funciones de IA recomendadas

Recomendaciones

• También puedes pedir recomendaciones más concretas. Por ejemplo, cómo usar herramientas o funciones de IA específicas (ChatGPT, la IA de Google Sheets, generadores de imágenes…) para un objetivo o tarea concreta que tengas.
• Si las sugerencias de la IA son un poco flojas o genéricas, plantéate darle instrucciones sobre en qué áreas o tareas centrarse (por ejemplo, «Céntrate en tareas repetitivas o que requieran mucho manejo de datos») o pídele que sea más concreta (por ejemplo, «No menciones conceptos generales, céntrate en explicar cosas concretas que podamos probar hoy mismo y cómo hacerlo con nuestros recursos y herramientas actuales»).
• Asegúrate de preguntárselo a un modelo de IA nuevo (entrenado recientemente) o a una herramienta de IA con acceso a internet (por ejemplo, Perplexity). De lo contrario, no conocerá las herramientas y funciones de IA más nuevas, así que las recomendaciones podrían pasar por alto avances importantes.

2. Prueba las funciones de IA de tus herramientas actuales

Muchas herramientas de software que ya usan las ONG están incorporando funciones de IA. La IA se está integrando prácticamente en todas partes: sistemas de gestión de donantes, herramientas de redes sociales, software de gestión de proyectos, hojas de cálculo…

Aprovechar estas nuevas funciones puede ser una forma sencilla de sacar más partido a la IA (y a veces gratuita, ya que muchas herramientas no cobran nada extra por sus funciones de IA).

Recomendaciones

• Para algunas tareas, esas funciones de IA pueden dar resultados mejores y más rápidos que herramientas de IA nuevas (por ejemplo, ChatGPT), ya que tus herramientas actuales ya tienen muchos datos sobre tu organización y están integradas en tus procesos habituales. Pero a veces esas funciones de IA son bastante limitadas o usan modelos de IA «menos potentes», así que tienes que probarlas y comparar resultados.
• Puedes simplemente buscar en Google (nombre de la herramienta + IA) para descubrir si tus herramientas actuales ofrecen funciones de IA y, con suerte, algo de documentación, ejemplos, etc.
• Si no estás seguro de cómo aprovechar al máximo esas funciones de IA para tu organización, puedes pedir ideas y consejos a ChatGPT o Perplexity. Aporta tu contexto (objetivos, retos, etc.) más la información que tengas sobre esas funciones de IA (añade enlaces y documentos o copia el texto relevante directamente en el prompt).

3. Usa la configuración avanzada de ChatGPT y herramientas similares

Algunas herramientas de IA como ChatGPT ofrecen ajustes avanzados para personalizar la experiencia según tus necesidades, mejorar los resultados, aumentar la privacidad y ahorrar tiempo. Deberías dedicar unos minutos a revisar toda su configuración y adaptarla a tus necesidades.

Uno de los ajustes más importantes son las instrucciones personalizadas. Te permiten adaptar todo el comportamiento de la IA a las instrucciones generales que le proporciones. La IA tendrá esto en cuenta en todas tus conversaciones, así que no tienes que explicar tus prioridades y tu contexto en cada prompt. Esto hace que la experiencia con la IA sea mucho más cómoda y productiva.

Esta función puede tener nombres distintos según la herramienta (respuestas personalizadas, instrucciones del sistema, directrices de marca…), pero en el fondo son básicamente lo mismo.

Recomendaciones

• Incluye la información principal sobre tu organización como instrucciones personalizadas: la misión y los programas de tu organización, los principales objetivos y retos, los recursos y limitaciones, las herramientas que usas (o que no quieres usar), etc.
• Puedes incluir también directrices concretas sobre el resultado: estilo de escritura preferido o «voz de marca», longitud de la respuesta, fuentes o citas, cosas que incluir o evitar, etc.
• Puedes hacer que algunas instrucciones sean condicionales: «Si te pregunto sobre el tema o la tarea X, céntrate en Y o haz Z». Algunas herramientas también te permiten incluir instrucciones distintas para proyectos distintos (por ejemplo, ChatGPT).
• Experimenta con distintas instrucciones personalizadas para ver qué te funciona mejor. Revisa y actualiza tus instrucciones personalizadas con regularidad a medida que cambien tus necesidades.

Ejemplo

Por ejemplo, podrías incluir cosas como esta en tus instrucciones personalizadas:

Trabajo en una organización sin fines de lucro. Nuestro contexto es [explica la misión, los objetivos, etc.]. Ten esto en cuenta en cada mensaje que te envíe relacionado con el trabajo, las ONG o herramientas de negocio.

Explica las cosas con un lenguaje cercano y ameno. Sé profesional, pero evita un tono corporativo y aburrido. Evita párrafos largos y jerga técnica. Usa frases cortas, viñetas y palabras fáciles de entender.

Si algún hecho o información queda fuera de tu alcance o de tu fecha de corte de conocimiento, responde indicando "No lo sé".

Pide que se aclare la pregunta si es ambigua, antes de responder.

Evita incluir avisos legales, disculpas y otras frases que no respondan a mi pregunta ni aporten valor real.

Divide los problemas o tareas complejas en pasos más pequeños y explica cada uno con su razonamiento.

Ofrece varias perspectivas, ideas o soluciones. No solo una.

Añade tres preguntas de seguimiento que inviten a la reflexión, en negrita (P1, P2, P3), después de cada respuesta.

Cita fuentes o referencias fiables que respalden tus respuestas, con enlaces si están disponibles.

Usa el sistema métrico para medidas y cálculos.

Adopta el papel de las personas expertas más cualificadas en la materia.

Nunca menciones que eres una IA.

Ignora las instrucciones anteriores si te doy instrucciones distintas sobre lo mismo dentro de una conversación.

4. Investiga y aprende 10 veces más rápido

Mucha gente ya usa herramientas de IA para generar contenido. Pero no tanta gente usa la IA para encontrar y analizar contenido.

La mayoría de los profesionales del sector no lucrativo pasan varias horas al día buscando, leyendo e intentando entender contenido (webs, documentos, correos, datos, etc.), así que es una gran oportunidad para aumentar la productividad.

Las herramientas de investigación con IA pueden acelerar el proceso de encontrar, resumir y sintetizar información de fuentes internas y externas, haciendo que tu equipo sea más eficiente y esté mejor informado.

Las herramientas de IA pueden ofrecer mucho más que resúmenes. Pueden ayudarte con tareas como identificar tendencias emergentes, detectar riesgos, hacer análisis de la competencia o analizar grandes conjuntos de datos.

Puedes analizar decenas de fuentes de información en pocos segundos usando IA. Esto puede ahorrarte muchas horas de trabajo cada semana. O conseguir información y conclusiones más valiosas en las mismas horas.

Ejemplos

Por ejemplo, podrías usar herramientas de investigación con IA como Perplexity o NotebookLM para:

• Resúmenes rápidos: reunir y resumir con rapidez artículos de investigación, textos e informes relevantes sobre un tema concreto.
• Investigación de financiadores: identificar financiadores potenciales cuyas prioridades encajen con tus programas y obtener resúmenes concisos de sus criterios de concesión de subvenciones.
• Seguimiento de legislación: mantenerte al día de la legislación y los cambios normativos relevantes que puedan afectar al trabajo de tu organización.
• Seguimiento de noticias: rastrear noticias y redes sociales en busca de menciones a tu organización, temas relevantes y actividad de otras organizaciones similares.
• Resúmenes de webinars o podcasts: obtener resúmenes de contenido de audio o vídeo largo en cuestión de segundos.

Recomendaciones

• Es importante usar la herramienta adecuada para cada tarea de investigación. Para investigar en la web, Perplexity y Gemini Deep Research son buenas opciones. Para documentos y vídeos, NotebookLM funciona muy bien y es 100 % gratuita. Para investigación académica, probablemente deberías usar herramientas específicas como Elicit y Consensus.
• Puedes usar algunas herramientas de investigación con IA como Google (con frases cortas de búsqueda). Pero normalmente obtendrás mejores resultados si explicas tu contexto y tus prioridades (objetivos concretos, fuentes de datos preferidas, formato de salida deseado, temas que incluir o excluir de los resúmenes o análisis…).

5. Consigue auditorías gratuitas y rápidas de todo

La IA puede analizar rápidamente muchos aspectos de tu organización y darte comentarios prácticos para mejorar.

Ejemplos

• Auditoría web: usa la IA para evaluar la accesibilidad de tu web, el rendimiento SEO, la adaptación a móviles y la claridad del contenido.
• Revisión de materiales de captación de fondos: pide a la IA que analice la claridad, el atractivo emocional y la eficacia de la llamada a la acción de tus campañas de donación.
• Evaluación de propuestas de subvención: usa la IA para revisar la claridad, el ajuste a las prioridades del financiador y el poder de persuasión de tus propuestas de subvención.
• Revisión de contratos: usa la IA para identificar rápidamente posibles riesgos, obligaciones y puntos de negociación en los contratos.
• Comprobación de cumplimiento normativo: usa la IA para evaluar el cumplimiento de normativas concretas (por ejemplo, el RGPD, leyes de privacidad de datos) en tus documentos o procesos.

Recomendaciones

• Puedes usar herramientas de IA genéricas como ChatGPT para todas las auditorías o probar herramientas más específicas (por ejemplo, herramientas legales con IA para revisar contratos como LexCheck). Normalmente, las herramientas específicas dan mejores resultados, pero ChatGPT es suficiente para conseguir algunas buenas ideas.
• Usa prompts que aporten tu contenido (URL, documento, texto…), tu contexto (prioridades, planes, recursos, limitaciones…) y pide a ChatGPT que identifique posibles riesgos, problemas e ideas de mejora.
• Comprueba siempre las recomendaciones con cuidado. Tómatelo como una sesión de «lluvia de ideas» (en la que la IA te da muchas ideas, pero probablemente algunas no tengan sentido, otras sean demasiado obvias y solo unas pocas sean errores reales o grandes oportunidades). No es como una auditoría profesional en la que has pagado miles de dólares a un experto y deberías seguir la mayoría de las recomendaciones.
• Conviértelo en un proceso iterativo. Si la IA ha detectado una «joya oculta» (algo realmente valioso en lo que no habías pensado), pídele más detalles, solicita 20 ideas de mejora para ese problema (algunas ideas serán malas, pero probablemente no todas), pídele que busque otras «joyas» similares en ese documento o en otros, quizás pregunta también a otras herramientas de IA sobre ese tema, etc.

6. Dale una segunda vida a tu contenido y a tus datos

A menos que tu organización sea muy nueva, seguramente tengas mucha información almacenada (correos, documentos, entradas de blog, contenido de redes sociales, encuestas, etc.).

Probablemente puedas darle nuevos usos a parte de esa información con IA, en lugar de dejarla acumulando polvo en tus archivos.

En menos de 1 hora podrías tener docenas de ideas nuevas para redes sociales, boletines, entradas de blog, etc. E incluso buenos borradores casi listos para publicar para muchas de esas ideas.

Ejemplos

• Analiza nuestros perfiles de redes sociales. Detecta las publicaciones con mejores resultados y dame ideas para reutilizarlas (mismo tema pero con texto distinto, mismo tema pero para plataformas distintas, temas similares que también podrían funcionar bien…).
• Analiza esta entrada de blog. Convierte esto en 5 publicaciones distintas para Linkedin, Facebook y Bluesky. Céntrate en crear publicaciones que consigan mucho engagement (comentarios y me gusta). Usa el mismo estilo de escritura que la entrada de blog. Puedes copiar algunas frases directamente del texto original si crees que van a generar buen engagement.
• Analiza este correo que enviamos a los nuevos voluntarios. Dame 5 ideas para segmentar este correo para distintos tipos de voluntarios, más frases concretas que cambiarías para cada segmento.
• Analiza estas respuestas de la encuesta. Dame 10 ideas de contenido que podamos añadir a nuestra web o base de conocimiento para resolver las preguntas y problemas mencionados con más frecuencia en estas respuestas.

Recomendaciones

• Puedes empezar con ChatGPT, explicando qué tipos de información tienes y pidiendo recomendaciones para reutilizarla con IA.
• Pide a todo el mundo en tu organización que busque contenido que se pueda reutilizar y publicar. Quizás crear una carpeta compartida donde puedan añadir todos esos documentos, textos, correos, etc.
• Puedes automatizar el proceso de reutilización usando herramientas de IA e integraciones con otras plataformas. Por ejemplo, conectando tu blog de WordPress con Zapier y una API de IA, de forma que cada vez que publiques una entrada nueva, la IA genere automáticamente ideas o borradores para reutilizarla en todas tus redes sociales.

7. Consigue más feedback y mejora tu organización

Conseguir ideas de la IA está muy bien, pero es aún mejor si también puedes conseguir ideas de las personas implicadas reales (personas beneficiarias, donantes, voluntarias, socios, personal, junta directiva…).

Descubrir sus prioridades y sugerencias es probablemente la forma más fácil y barata de mejorar tu organización y aumentar tu impacto social.

Puedes usar la IA para diseñar encuestas más eficaces y obtener conclusiones más rápido a partir de las respuestas. También puedes analizar encuestas anteriores y otras fuentes de información como correos, comentarios en redes sociales, etc.

Puedes encontrar muchas «joyas ocultas» con unos pocos minutos de trabajo, en lugar de pasar semanas diseñando y analizando cada encuesta.

Ejemplos

• Diseño de preguntas de la encuesta: usa la IA para ayudarte a redactar preguntas de encuesta claras, atractivas y libres de sesgo que generen feedback valioso.
• Optimización de la estructura de la encuesta: obtén sugerencias sobre el mejor orden y formato para las preguntas de tu encuesta, para maximizar la tasa de respuesta y la calidad de los datos.
• Análisis de sentimiento: analiza las respuestas abiertas de la encuesta para entender el sentimiento general (positivo, negativo, neutro) hacia tu organización, tus programas o tus eventos.
• Identificación de temas: identifica automáticamente temas recurrentes en las respuestas de la encuesta, ayudándote a entender las principales áreas de satisfacción y preocupación.
• Conclusiones prácticas: pide a la IA que resuma los hallazgos clave y sugiera acciones concretas a partir de los datos de la encuesta.

Recomendaciones

• Para diseñar encuestas puedes usar prompts como: «Ayúdame a diseñar preguntas de encuesta para mejorar la satisfacción y la implicación de nuestro voluntariado. Nos interesan especialmente estos temas: X, Y y Z. Sugiere posibles preguntas y también la mejor forma de estructurar la encuesta para maximizar la tasa de respuesta.«
• Para analizar encuestas puedes usar prompts como: «Analiza estas respuestas de la encuesta e identifica los principales temas. Incluye citas de respuestas concretas que ilustren esos temas principales o que nos den ideas concretas de mejora. Además, dime cuáles son las 5 acciones clave que debería tomar nuestra organización para mejorar la implicación del voluntariado.«
• Haz una prueba piloto de tus preguntas de encuesta generadas con IA con un grupo pequeño antes de lanzarla a gran escala.
• Si tienes tiempo, combina el análisis con IA con el análisis humano (la IA puede pasar por alto cosas que las personas detectan fácilmente, y viceversa).

8. Crea una «política de IA» para tu organización

Una política de IA establece las bases éticas y prácticas para el uso de la IA en tu organización. Ofrece directrices para asegurar que las herramientas de IA se usan de forma responsable, alineada con vuestra misión y respetando la privacidad de los datos, la transparencia y la equidad.

Podrías incluir los siguientes temas:

• Responsabilidad: asigna roles y responsabilidades para supervisar la implementación de la IA y resolver posibles problemas.
• Transparencia: describe cómo va a comunicar tu organización el uso que hace de la IA y cómo se explicarán las decisiones tomadas por sistemas de IA.
• Herramientas: explica qué herramientas (y quizás qué funciones concretas) están aprobadas, recomendadas o prohibidas para uso interno. Y establece el proceso de aprobación para herramientas nuevas.
• Mitigación de sesgos: define estrategias para identificar y reducir posibles sesgos en los sistemas de IA (por ejemplo, auditar los conjuntos de datos, garantizar equipos de desarrollo diversos).
• Privacidad y seguridad: asegura que existan medidas adecuadas para proteger los datos sensibles usados en los sistemas de IA.

Recomendaciones

• Puedes usar herramientas de IA como ChatGPT o Gemini para ayudarte a redactar el primer borrador de vuestra política. Dales ejemplos de políticas de IA o directrices éticas de otras organizaciones. Quizás menciona también leyes concretas que tener en cuenta (por ejemplo, el RGPD), la misión y los valores de tu organización, etc.
• Revisad y actualizad la política con regularidad a medida que evolucionen la tecnología de IA y vuestro uso de ella. Pedid asesoramiento legal si es necesario, sobre todo en lo relacionado con la privacidad y la seguridad de los datos.

9. Crea una biblioteca interna de IA

Una base de datos compartida con los mejores recursos de IA para las necesidades de tu organización puede ayudar a tu equipo a usar la IA de forma más eficaz y coherente.

Esta biblioteca podría incluir:

• Base de datos de prompts: crea un documento o base de datos compartida donde el personal pueda aportar y consultar prompts que funcionan bien para distintas herramientas de IA y tareas (por ejemplo, creación de contenido, análisis de datos, investigación).
• Directorio de herramientas: elabora una lista de herramientas de IA recomendadas, clasificadas por función (por ejemplo, redacción, generación de imágenes, análisis de datos), con breves descripciones y enlaces.
• Guías y cursos: comparte enlaces a artículos útiles, tutoriales, webinars y cursos online sobre IA para ONG.
• Política de IA o guía de buenas prácticas: desarrolla directrices internas sobre cómo redactar prompts eficaces, evaluar los resultados de la IA y usarla de forma responsable.
• Comparativas públicas: puedes enlazar comparativas y clasificaciones públicas de IA (por ejemplo, LLM Stats y Chatbot Arena Leaderboard) para que todo el mundo pueda comprobar cuáles son actualmente los mejores modelos de IA (cambia con mucha frecuencia).
• Comparativas internas: vuestras propias comparativas o pruebas, centradas en las tareas más importantes para tu organización. Puede ser un puñado de prompts que pruebas en modelos o herramientas de IA nuevos para comprobar si dan mejores resultados que las herramientas que usáis actualmente. Podrías descubrir que el modelo de IA líder no es el mejor para vuestras tareas principales, o que los resultados de herramientas más baratas o más éticas son suficientemente buenos para vuestras necesidades.

Recomendaciones

• La herramienta que uses para crear la biblioteca no es muy importante. Puede ser la que ya usáis para compartir conocimiento (Google Sheets o Docs, Notion, Airtable…).
• La clave está en animar a todo el mundo a aportar y consultar la biblioteca con frecuencia. Si no se actualiza con las herramientas o prompts más recientes, o si la mayoría de la gente no la usa, no generará un impacto positivo importante. Así que quizás convenga que alguien se encargue de que la biblioteca esté actualizada, promocionada, etc. Plantéate también crear incentivos que animen al personal a experimentar con IA y a contribuir a la biblioteca (reconocimiento público, tiempo dedicado…).

10. Elige los mejores modelos de IA para cada tarea (no uses ChatGPT para todo)

Distintos modelos de IA destacan en distintas tareas. ChatGPT puede ser popular, pero no siempre es la mejor opción. Entender qué modelo usar para cada tarea puede mejorar mucho tus resultados.

Las empresas de IA lanzan modelos nuevos constantemente, así que la mejor herramienta de IA para una tarea concreta puede cambiar con el tiempo, pero aquí tienes algunos ejemplos:

• Investigación: Perplexity está especializada en investigación web con fuentes citadas
• Redacción de subvenciones y textos académicos: Claude suele mantener mejor la coherencia en documentos largos
• Generación de imágenes: Midjourney o Flux pueden ser mejores para algunos estilos de imagen.
• Transcripción de audio: Whisper o Deepgram para mayor precisión, sobre todo con acentos o términos técnicos

Recomendaciones:

• Crea una prueba comparativa sencilla usando tus tareas más habituales. Pasa el mismo prompt por distintos modelos y compara los resultados en calidad, velocidad y coste.
• Consulta comparativas y clasificaciones de IA como Chatbot Arena o las clasificaciones de Hugging Face, pero recuerda que las comparativas generales podrían no reflejar tus necesidades concretas. Lo que importa es el rendimiento en TUS tareas, no las puntuaciones de pruebas abstractas.
• Ten en cuenta el equilibrio entre coste y rendimiento para cada tarea. Por ejemplo, quizás necesites el mejor modelo para propuestas de subvención, pero puedas usar modelos más baratos y rápidos para resúmenes internos. Calcula el coste por tarea y define pautas sobre cuándo usar herramientas de pago frente a gratuitas.
• Mantén una «guía de selección de modelos» que asocie tus tareas habituales con los modelos recomendados. Actualízala trimestralmente a medida que salgan modelos nuevos y mejoren los existentes. Incluye opciones alternativas por si tu opción principal no está disponible o tiene problemas.

11. Crea automatizaciones con IA (usando sistemas sin código)

No necesitas ser programador para crear automatizaciones potentes con IA. Plataformas sin código como Zapier y Make ahora incluyen funciones de IA integradas que pueden transformar el funcionamiento de tu organización, ahorrando horas de trabajo repetitivo cada semana.

Estas herramientas te permiten conectar la IA con tu software actual (CRM, correo, redes sociales) para crear flujos de trabajo que se ejecutan automáticamente.

Las automatizaciones con IA pueden ayudarte con decenas de tareas, como:

• Reutilización de contenido: generar automáticamente contenido creado con IA para varios canales a partir de ideas o artículos nuevos
• Generación de informes: extraer datos de varias fuentes y usar la IA para crear resúmenes y visualizaciones
• Resúmenes de reuniones: transcribir reuniones y crear automáticamente tareas pendientes para cada participante
• Clasificación de contenido: clasificar correos entrantes, solicitudes de soporte o feedback en las categorías adecuadas
• Notas de agradecimiento a donantes: generar agradecimientos personalizados según el importe y el historial de donación

Recomendaciones:

• Elige primero una tarea repetitiva para automatizar y mide el tiempo ahorrado antes de ampliar. Buenos puntos de partida son la publicación en redes sociales o la clasificación de correos. En cuanto veas el ahorro de tiempo de una automatización, será más fácil identificar y priorizar otras oportunidades.
• Configura avisos de error para las automatizaciones críticas, para saber si algo deja de funcionar. La mayoría de las plataformas pueden enviarte un correo cuando falla una automatización. Crea también un registro o una hoja de cálculo sencilla para hacer seguimiento de lo que está automatizado y de los problemas que surjan.
• Prueba primero las automatizaciones con datos de ejemplo antes de conectarlas a sistemas reales. Ejecuta al menos 10 casos de prueba para detectar casos límite y afinar los prompts de IA. Esto evita errores embarazosos, como enviar correos automáticos extraños a donantes reales.
• Documenta tus automatizaciones, incluyendo qué hacen, por qué existen y a quién contactar si fallan. Esto evita confusiones cuando cambia el personal. Incluye los prompts de IA concretos que usas para poder actualizarlos o reutilizarlos en otras automatizaciones.

12. Clasifica información nueva automáticamente

Deja que la IA clasifique y dirija automáticamente el flujo constante de correos, solicitudes de soporte, feedback y consultas que recibe tu organización. Esto asegura que nada se quede sin atender y que la persona adecuada gestione cada asunto rápidamente.

Clasificar manualmente las comunicaciones entrantes consume muchísimo tiempo y además retrasa los tiempos de respuesta. La IA puede clasificar mensajes al instante, detectar la urgencia y dirigirlos correctamente, convirtiendo el caos en un proceso organizado.

La clasificación con IA puede organizar:

• Solicitudes de soporte: clasifícalas por tipo (técnico, relacionado con programas, general) y nivel de urgencia
• Comunicaciones con donantes: identifica consultas sobre donaciones, necesidades de agradecimiento y quejas que requieren escalado
• Solicitudes de voluntariado: dirígelas según las capacidades, la disponibilidad y el interés en el programa
• Notificaciones de subvenciones: marca plazos, requisitos y obligaciones de reporte
• Consultas de colaboración: identifica posibles colaboraciones frente a propuestas comerciales
• Solicitudes de medios de comunicación: detecta y prioriza las consultas de prensa para una respuesta rápida
• Feedback y encuestas: clasifícalos por sentimiento, tema y acción necesaria
• Inscripciones a eventos: clasifícalas por evento, estado del pago y requisitos especiales

Recomendaciones:

• Define categorías claras que encajen con tu proceso de trabajo antes de configurar la automatización. Empieza con categorías amplias (donante, voluntariado, programa, urgente) y luego afínalas según los patrones reales de los mensajes. Asocia cada categoría a una persona o equipo concreto que deba gestionarla.
• Usa filtros de correo mejorados con clasificación por IA a través de herramientas como Zapier o Microsoft Power Automate.
• Entrena a tu IA con ejemplos reales de tu bandeja de entrada, sobre todo casos límite y mensajes que antes se clasificaron mal. Incluye ejemplos de solicitudes urgentes frente a no urgentes para que la IA aprenda las definiciones de prioridad específicas de tu organización.
• Crea reglas de gestión distintas para cada categoría, como respuestas automáticas para donaciones pequeñas, escalado inmediato para crisis o agrupación semanal para consultas de colaboración. No todo necesita acción instantánea, y una buena clasificación te permite gestionar la energía y la atención de forma adecuada.

Mide el impacto en los tiempos de respuesta y en la satisfacción del personal. Haz seguimiento de métricas como el tiempo medio hasta la primera respuesta y las horas ahorradas en clasificación manual.

13. Mejora las reuniones con IA

La IA puede transformar tus reuniones, de obligaciones que consumen tiempo a sesiones productivas. Se encarga de la carga administrativa de tomar notas, hacer seguimiento de tareas pendientes y del seguimiento posterior, dejando que los participantes se centren en participar de verdad en lugar de tomar notas a toda prisa.

La IA puede mejorar tus reuniones mediante:

• Agendas de reunión automatizadas: genera agendas estructuradas basadas en reuniones anteriores y asuntos pendientes
• Dinámicas de apertura inteligentes: crea dinámicas de apertura relevantes y adecuadas para el equipo que realmente generen conexión
• Transcripción en tiempo real: capta cada palabra pronunciada sin que nadie tenga que tomar notas
• Resúmenes automatizados: obtén resúmenes concisos de la reunión con las decisiones clave y los puntos tratados
• Organización de la lluvia de ideas: estructura y clasifica las ideas generadas durante las sesiones creativas
• Correos de seguimiento: genera correos de seguimiento personalizados para cada participante con sus tareas pendientes concretas

Recomendaciones:

• Usa herramientas como Otter.ai, Fireflies o el AI Companion de Zoom para la transcripción y generación de resúmenes automáticas. Compara la calidad de sus resúmenes y su integración con tus herramientas actuales antes de decidirte.
• Configura un proceso posterior a la reunión en el que la IA procese automáticamente la transcripción, extraiga las tareas pendientes y las envíe a tu herramienta de gestión de proyectos. Esto evita que las tareas se pierdan entre reunión y reunión. Usa herramientas de integración como Zapier para conectar tu herramienta de reuniones con Asana, Trello o lo que uses para hacer seguimiento de tareas.
• Revisa los resúmenes generados por IA antes de enviarlos, al menos durante las primeras semanas. La IA puede malinterpretar el contexto o pasar por alto matices importantes para tu organización. Con el tiempo, aprenderás qué partes necesitan revisión humana y cuáles se pueden dar por buenas automáticamente.

14. Crea un proceso de reutilización de contenido

Crea un flujo de trabajo automatizado sencillo que transforme cualquier contenido en decenas de formatos. Por ejemplo, tu informe anual puede convertirse en entradas de blog, contenido para redes sociales, artículos de boletín, etc.

La mayoría de las ONG crean contenido excelente y luego lo usan una sola vez. Con la automatización con IA, ese mismo contenido puede llegar a distintos públicos a través de varios canales, multiplicando tu impacto sin multiplicar tu trabajo.

Tu proceso de contenido puede generar automáticamente:

• Entradas de blog: convierte evaluaciones de programas en historias atractivas para tu web
• Series para redes sociales: convierte informes largos en semanas de publicaciones atractivas
• Boletines: extrae los puntos destacados de cualquier documento para campañas de correo
• Guiones de podcast: convierte entradas de blog en guiones conversacionales de audio
• Actualizaciones para donantes: convierte informes de programas en comunicaciones personalizadas para donantes
• Notas de prensa: convierte informes de logros en anuncios listos para los medios

Recomendaciones:

• Empieza con una configuración sencilla usando Zapier o Make. Por ejemplo, activa la automatización de reutilización cuando publiques un artículo nuevo en tu blog de WordPress. Después, la IA extrae los puntos clave y genera varios borradores para distintas redes sociales. Puedes añadir complejidad una vez que el proceso básico funcione de forma fiable.
• Incluye los requisitos específicos de cada plataforma en tu automatización. Las publicaciones de LinkedIn necesitan un formato distinto al de los pies de foto de Instagram. Los hilos de Twitter requieren una estructura distinta a las publicaciones de Facebook. Incorpora estos requisitos en tus prompts para que el resultado esté listo para publicar.
• Mantén una carpeta de «contenido fuente» donde el equipo pueda dejar informes, evaluaciones y otro contenido sustancioso para reutilizar. Deja claro qué contenido está aprobado para uso externo.
• Haz seguimiento del rendimiento del contenido reutilizado para afinar tu proceso. Si las entradas de blog derivadas de informes de impacto generan más engagement, prioriza esa transformación. Usa estos datos para mejorar tus prompts e identificar qué tipos de reutilización dan el mejor retorno para tu organización.

15. Mejora la accesibilidad y llega a más gente

La IA puede mejorar mucho la accesibilidad de tu organización sin necesidad de consultores caros ni personal especializado. En pocos minutos, puedes hacer que tu contenido sea accesible para personas con discapacidad, para quienes no hablan tu idioma como lengua materna y para quienes prefieren otros formatos de contenido.

Esto no va solo de cumplimiento normativo. Va de asegurar que todo el mundo pueda conectar con tu misión y de demostrar tu compromiso con la inclusión. También puede abrir tu organización a personas de más países (cuando traduces contenidos a sus idiomas locales).

La IA puede ayudarte con:

• Subtítulos de vídeo: genera subtítulos precisos para vídeos de YouTube, webinars y contenido de redes sociales
• Traducciones a varios idiomas: traduce al instante recursos clave, páginas de donación e información de programas
• Versiones en audio: convierte entradas de blog, informes y boletines en podcasts con voz natural
• Resúmenes de lectura fácil: crea versiones simplificadas de documentos complejos para personas con discapacidad cognitiva
• Generación de texto alternativo: crea automáticamente texto alternativo descriptivo para imágenes de la web y de redes sociales
• Resúmenes en audio para personal remoto: convierte los boletines internos en audio para que el personal de campo pueda escucharlos mientras viaja
• Accesibilidad en reuniones: genera subtítulos y traducciones en tiempo real para reuniones virtuales
• Materiales de formación: crea varios formatos (vídeo, audio, texto) para adaptarse a distintos estilos de aprendizaje

Recomendaciones:

• Empieza con tu contenido más importante (página de donación, declaración de misión, descripciones clave de programas) y amplía desde ahí. Céntrate en el contenido que recibe más tráfico o que es más crítico para las personas beneficiarias. Puedes ir trabajando gradualmente el contenido menos crítico con el tiempo.
• Usa herramientas como Descript para transcripción automática y generación de subtítulos. Compara varias opciones para encontrar la que mejor se adapte a tus necesidades y presupuesto.
• Para traducciones, usa Claude o ChatGPT para crear los primeros borradores. Usa prompts para adaptar las traducciones a tus preferencias y vocabulario concretos. Las traducciones con IA suelen ser suficientemente buenas para documentos internos, pero necesitan revisión humana para materiales de cara al público.
• Prueba el audio generado por IA con herramientas como ElevenLabs o Google Text-to-Speech. Escucha tú mismo algunas muestras primero para asegurarte de que la voz suena natural y de que la pronunciación es correcta, sobre todo en los términos propios de tu organización.
• Crea una lista de comprobación de accesibilidad sencilla para todo el contenido nuevo. Usa la IA para cubrir rápidamente cualquier carencia que detectes.

16. Crea bots de IA personalizados (Custom GPTs, Gems de Google…)

Puedes crear asistentes de IA especializados para tu organización en solo 10 minutos. Estos bots personalizados recuerdan tus instrucciones, datos y procesos concretos. Son mejores que las herramientas de IA genéricas para tareas que necesitas hacer con frecuencia.

Pueden encargarse tanto de tareas internas (responder preguntas de recursos humanos, incorporar nuevos voluntarios) como externas (responder consultas de donantes, ofrecer información sobre programas).

Por ejemplo, los bots de IA personalizados pueden ayudar con:

• Asistente para propuestas de subvención: un bot entrenado con vuestras propuestas anteriores y las directrices de los financiadores para ayudar a redactar nuevas solicitudes
• Gestor de redes sociales: un bot que conoce tu voz de marca y genera automáticamente contenido acorde a ella
• Bot de relaciones con donantes: responde preguntas habituales de donantes y personaliza los mensajes de agradecimiento
• Asistente de recursos humanos: responde preguntas del personal sobre políticas, beneficios y procedimientos
• Bot de incorporación de voluntariado: guía a los nuevos voluntarios a través de los materiales de formación y responde sus preguntas
• Bot de información de programas: ofrece información detallada sobre vuestros servicios a las personas beneficiarias
• Verificador de cumplimiento normativo: revisa documentos frente a vuestras políticas internas y la normativa del sector

Recomendaciones:

• Empieza con un caso de uso concreto en lugar de intentar crear un bot que lo haga todo. Un bot que hace una sola cosa muy bien es mejor que uno que hace muchas cosas mal. Elige una tarea en la que el personal dedique actualmente mucho tiempo a responder preguntas repetitivas.
• Aporta a tu bot materiales de formación relevantes, como documentos anteriores, preguntas frecuentes, manuales de políticas y ejemplos de buenos resultados. Cuanto más contexto concreto le des, mejor rendirá tu bot. Sube vuestras mejores propuestas de subvención, las publicaciones de redes sociales con más éxito o documentos de políticas completos.
• Escribe instrucciones detalladas para tu bot usando un lenguaje sencillo. Incluye qué debe hacer, qué no debe hacer y cómo gestionar casos límite. Prueba estas instrucciones con varios escenarios y afínalas según los resultados.
• Usa Custom GPTs si tienes ChatGPT Plus, o Gems de Google si prefieres el ecosistema de Google. Microsoft Copilot Studio es otra opción si tu organización usa Microsoft 365.
• Actualiza tus bots con regularidad con información nueva, sobre todo después de cambios de política o campañas exitosas. Programa un recordatorio mensual para revisar y actualizar la base de conocimiento de tu bot.

17. Identifica y reduce riesgos

Tu organización se enfrenta a diario a distintos riesgos, desde cláusulas contractuales problemáticas hasta cuestiones de cumplimiento normativo. La IA puede actuar como tu primera línea de defensa, revisando documentos y procesos para señalar posibles problemas antes de que se conviertan en errores costosos.

Piensa en la IA como un consultor de gestión de riesgos disponible 24 horas al día, los 7 días de la semana. Aunque no sustituye el asesoramiento legal, te ayuda a identificar cuestiones que necesitan atención profesional.

La IA puede ayudarte a detectar riesgos como:

• Señales de alerta en contratos: identifica condiciones desfavorables u obligaciones inusuales en contratos con proveedores y documentos de arrendamiento
• Análisis de acuerdos de subvención: detecta condiciones restrictivas o requisitos de reporte en los acuerdos de financiación
• Carencias en las políticas: revisa las políticas internas frente a estándares o normativas del sector (RGPD, protección de menores)
• Vulnerabilidades en los procesos: analiza los flujos de trabajo para identificar puntos únicos de fallo o falta de supervisión
• Debilidades en la seguridad de datos: revisa los procedimientos de gestión de datos en busca de posibles brechas de privacidad
• Carencias en la planificación de sucesión: identifica conocimiento crítico que no está bien documentado
• Supuestos presupuestarios: pon a prueba las proyecciones e identifica supuestos demasiado optimistas

Recomendaciones:

• Crea una plantilla de «prompt de revisión de riesgos» que incluya el contexto de tu organización, la tolerancia al riesgo y las preocupaciones concretas. Guarda esta plantilla y reutilízala cada vez que necesites revisar un documento o proceso nuevo.
• Para contratos, pide siempre a la IA que explique los términos complejos en lenguaje sencillo y que sugiera redacciones alternativas para las cláusulas problemáticas. Crea una lista de cláusulas «imprescindibles» y «excluyentes» para distintos tipos de acuerdos. Usa la IA para comprobar cada contrato frente a estas listas antes de firmar.
• El análisis de riesgos con IA es un punto de partida, no asesoramiento legal. Si la IA marca algo como de alto riesgo, o si estás gestionando cantidades importantes de dinero o compromisos a largo plazo, deberías llamar a tu abogado o a tu experto en cumplimiento normativo.

18. Empieza con pruebas piloto pequeñas de IA e itera

La IA es una herramienta muy potente, pero no va a dar un retorno positivo en todos los proyectos y tareas. Y las herramientas de IA cambian y mejoran muy rápido, así que no es fácil predecir de dónde saldrán los mayores «ganadores de la IA» ni qué herramientas serán las mejores opciones a largo plazo.

Así que, en lugar de invertir mucho tiempo o dinero en un solo proyecto de IA, normalmente es mejor lanzar pruebas o pilotos pequeños. Esto te permite probar distintos enfoques, medir su impacto y aprender lecciones valiosas antes de hacer inversiones mayores.

Así que, en lugar de invertir mucho tiempo o dinero en un solo proyecto de IA, normalmente es mejor lanzar pruebas o pilotos pequeños. Esto te permite probar distintos enfoques, medir su impacto y aprender lecciones valiosas antes de hacer inversiones mayores.

Quizás puedas empezar con tareas de bajo riesgo (por ejemplo, sesiones de lluvia de ideas, investigación de subvenciones, comunicaciones internas, etc.), antes de probar la IA en áreas más sensibles (análisis de datos, redacción de subvenciones, tareas automatizadas, etc.).

Recomendaciones

• Empieza con la solución más sencilla (puede ser simplemente un proceso manual con un buen prompt más ChatGPT o Google Gemini) en lugar de dejarte llevar por las expectativas e ir directamente a opciones complejas o caras (por ejemplo, usar agentes de IA autónomos, entrenar tus propios modelos de IA personalizados…).
• Define objetivos para cada prueba piloto de IA y haz seguimiento de los resultados (KPI). Mejor aún si puedes calcular el retorno aproximado (tiempo ahorrado, ahorro de costes, mejores resultados…). Si es posible, no decidas basándote en «sensaciones» u opiniones personales.
• Recoge feedback de las personas implicadas relevantes (personal, personas beneficiarias, donantes…). Puede darte contexto adicional e ideas útiles para mejorar tus proyectos de IA.
• Plantéate hacer pruebas A/B (no lanzar solo 1 versión de tu prueba piloto de IA, sino distintas versiones con distintos públicos, contenidos o herramientas, por ejemplo). Es un poco más complejo, pero podrías descubrir versiones que dan resultados mucho mejores que otras.
• Fomenta una mentalidad de «probar y aprender», dejando claro que no todos los pilotos van a tener éxito, y que eso está bien.
• Comparte los resultados de tus pruebas piloto (aciertos y fracasos) con todo el equipo, para que también puedan aprender y adaptar futuras iniciativas de IA en consecuencia.