Lista de comprobación: nuevos pilotos y proyectos de IA

🎯 Evaluación inicial y viabilidad

⬜️ 1. Documentad el problema concreto que esta solución de IA va a abordar

Escribid un enunciado del problema en una frase con métricas de referencia (por ejemplo, «responder los correos de donantes nos lleva actualmente 3 horas al día»). Documentad las ineficiencias del proceso actual y aseguraos de que la IA responde a una necesidad real, no solo a la novedad tecnológica.

⬜️ 2. Calculad el tiempo y el coste de referencia del proceso actual

Documentad exactamente cuántas horas y cuánto dinero se dedican hoy cada mes a esta tarea. Esta cifra de referencia es esencial para calcular el retorno de la inversión más adelante y justificar la inversión ante vuestra junta directiva y financiadores.

⬜️ 3. Diseñad un piloto corto (de 1 o 2 meses)

Definid un piloto controlado con límites claros, criterios de éxito y procedimientos de vuelta atrás. Empezar a pequeña escala reduce el riesgo, permite aprender rápido y ofrece puntos de decisión concretos sobre si seguir adelante o no.

⬜️ 4. Fijad objetivos SMART alineados con el impacto en la misión

Fijad entre 2 y 3 objetivos específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con plazo, como «reducir el tiempo de respuesta de 48 a 12 horas antes del segundo trimestre.»

🤝 Alineación e implicación de los grupos de interés

⬜️ 5. Formad un equipo multidisciplinar con roles definidos

Incluid a la persona líder del proyecto (5 o más horas por semana), una persona experta en la materia, alguien de TI, asesoría legal y una persona representante de quienes usarán la herramienta. Documentad por escrito las responsabilidades y la dedicación horaria de cada persona.

⬜️ 6. Encuestad a entre 3 y 5 personas usuarias finales sobre sus flujos de trabajo y preocupaciones

Entrevistad al personal que usará la herramienta a diario y documentad sus 3 principales preocupaciones (por ejemplo, sustitución del puesto, complejidad). Cread un plan de respuesta para cada preocupación antes de que empiece la implementación.

⬜️ 7. Preparad planes de comunicación para los grupos de interés

Redactad explicaciones separadas de una página para la junta directiva, las personas beneficiarias, los donantes y el personal sobre el uso de la IA. Incluid procedimientos para optar por no participar y destacad la supervisión humana en las decisiones sensibles.

🚀 Diseño y pruebas del piloto

⬜️ 8. Reclutad entre 5 y 8 personas testadoras diversas, incluidas personas escépticas

Incluid a quienes adoptan la IA con entusiasmo, a personal reticente, distintos niveles de habilidad y varios departamentos. Documentad los perfiles de las personas testadoras para asegurar unas opiniones representativas.

⬜️ 9. Haced seguimiento tanto de las métricas de rendimiento como de la experiencia de las personas usuarias

Medid la precisión, la velocidad y las tasas de error, Y ADEMÁS la satisfacción de las personas usuarias, el nivel de confianza y la integración en el flujo de trabajo. Cread paneles semanales que muestren las tendencias en ambas categorías.

⬜️ 10. Documentad procedimientos rápidos de vuelta atrás

Escribid instrucciones de vuelta atrás paso a paso y aseguraos de que todos los miembros del equipo conocen el proceso de escalado.

⚠️ Gestión de riesgos y cumplimiento normativo

⬜️ 11. Verificad la cobertura de vuestro seguro para la IA

Confirmad que vuestro seguro cubre los errores relacionados con la IA.

⬜️ 12. Haced obligatoria la revisión humana para las decisiones sensibles

Definid umbrales claros que exijan revisión humana (por ejemplo, decisiones sobre subvenciones de más de 5000 USD, elegibilidad de personas beneficiarias, contratación).

⬜️ 13. Cread y probad un plan de respuesta ante incidentes

Documentad los procedimientos de respuesta: qué activa la pausa del sistema, las notificaciones a los grupos de interés, el análisis de causa raíz y los pasos de corrección. Haced simulacros trimestrales para aseguraros de estar preparados.

⬜️ 14. Conseguid la revisión y el visto bueno de asesoría legal y de cumplimiento normativo

Conseguid el visto bueno por escrito respecto a HIPAA, FERPA, las leyes de privacidad estatales y las restricciones de los financiadores. Documentad cualquier cambio normativo que obligara a reevaluar la situación.

📚 Formación y evaluación

⬜️ 15. Designad y formad a entre 2 y 3 personas usuarias avanzadas

Ofreced formación avanzada a las personas impulsoras internas, para que puedan resolver problemas complejos y guiar al resto.

⬜️ 16. Programad seguimiento diario durante la primera semana

Programad reuniones diarias breves durante la primera semana y luego revisiones semanales. Haced seguimiento de problemas, preguntas y métricas de adopción con protocolos de respuesta rápida.

⬜️ 17. Programad revisiones de gobernanza trimestrales

Programad revisiones con los grupos de interés que incluyan una evaluación ética, auditorías de sesgo y comprobaciones de alineación estratégica.

⬜️ 18. Comparad cada mes el retorno de la inversión real frente al previsto

Calculad el tiempo ahorrado, el coste reducido y la calidad mejorada frente a la referencia inicial. Cread paneles para dirección que muestren las tendencias y la desviación respecto a las previsiones.

⬜️ 19. Cread una hoja de ruta de escalado con puntos de decisión

Definid fases claras: piloto → departamento → toda la organización. Fijad criterios de éxito para cada fase y puntos de decisión sobre si seguir adelante o no, con la aprobación de los grupos de interés.

🚀 Optimizaciones avanzadas (opcional)

⬜️ 20. Desplegad modelos en paralelo (shadow deployment) y de comparación (campeón/retador)

Ejecutad los procesos o modelos nuevos junto con las versiones en producción durante 2 a 4 semanas antes de hacer el cambio definitivo.

⬜️ 21. Formad un comité de ética de IA con personas asesoras externas

Formad un comité que incluya a personas beneficiarias, especialistas en ética y personas expertas en la materia, que se reúna cada trimestre.

⬜️ 22. Buscad auditorías y certificaciones de IA de terceros

Contratad cada año a personas auditoras independientes para evaluar sesgo, seguridad y equidad.

⬜️ 23. Contribuid a iniciativas de IA de código abierto para ONG

Compartid en GitHub vuestros prompts, marcos y estudios de caso validados.