Lista de comprobación: evaluación y configuración de herramientas de IA

📋 Evaluación de necesidades y preparación

⬜️ 1. Definid objetivos claros y métricas de éxito antes de empezar
Estableced objetivos medibles, como las horas ahorradas a la semana, las mejoras en el tiempo de respuesta o el aumento de la implicación de los donantes. Documentad las mediciones de partida para poder compararlas más adelante.

⬜️ 2. Estableced un presupuesto completo (incluidos los costes ocultos)
Calculad las suscripciones mensuales, el tiempo de formación, los posibles costes de integración, el trabajo de preparación de datos, etc.

⬜️ 3. Identificad quién liderará la implementación de la IA
Designad a una persona del equipo como responsable de IA, con entre 5 y 10 horas semanales para la puesta en marcha inicial.

⬜️ 4. Trazad un mapa de todo vuestro software y fuentes de datos actuales
Enumerad vuestro CRM, plataforma de correo electrónico, herramientas de gestión de proyectos y dónde viven vuestros datos. Anotad qué sistemas tienen API o posibilidades de integración para facilitar la conexión con la IA.

🔍 Evaluación y selección de herramientas

⬜️ 5. Investigad y comparad al menos 3 herramientas de IA distintas para cada uso
Cread una hoja de cálculo comparativa con funciones, precios, opciones de integración y otros elementos relevantes (incluidos los que se mencionan más abajo)

⬜️ 6. Probad cada herramienta con vuestros datos y procesos reales
Usad las pruebas gratuitas para procesar tareas reales (sin datos sensibles). Registrad el tiempo de procesamiento, la precisión y la facilidad de uso en cada caso. Comprobad también si aparecen sesgos, información inventada por la IA u otros resultados problemáticos. 

⬜️ 7. Probad las funciones de accesibilidad e inclusión
Comprobad que la herramienta sea accesible para personas con discapacidad (cumplimiento de las pautas WCAG), que admita varios idiomas si lo necesitáis y que pueda trabajar con datos diversos que reflejen a vuestra comunidad.

⬜️ 8. Revisad los recursos de soporte, formación e implementación
Evaluad los materiales de formación disponibles, los tiempos de respuesta del soporte técnico y si ofrecen recursos específicos para ONG. Preguntad por los plazos de incorporación y si cuentan con gestión de cuenta dedicada.

⬜️ 9. Evaluad la compatibilidad técnica y las opciones de integración
Confirmad que la herramienta funciona con vuestros sistemas actuales (CRM, correo electrónico, bases de datos, etc.). Solicitad documentación sobre las API, webhooks o integraciones nativas disponibles. Probad los formatos de importación y exportación de datos.

⬜️ 10. Verificad la privacidad de los datos, la seguridad y el cumplimiento normativo
Solicitad certificados de cumplimiento del RGPD, la CCPA (California) o la HIPAA (Estados Unidos), u otras normativas relevantes. Revisad las políticas de retención de datos, los métodos de cifrado y si vuestros datos se usarán para entrenar sus modelos. Conseguid una confirmación por escrito de los derechos de propiedad sobre los datos.

⬜️ 11. Valorad el alineamiento con vuestra misión y las consideraciones éticas
Comprobad que la herramienta encaja con vuestros valores. Preguntad a los proveedores por sus políticas de ética en IA, sus estrategias para reducir sesgos y si tienen experiencia con ONG y poblaciones vulnerables.

⬜️ 12. Evaluad la transparencia del proveedor y la explicabilidad de la IA
Preguntad cómo toma decisiones su IA, con qué datos se ha entrenado y si ofrecen funciones de IA explicable. Evitad los sistemas de «caja negra» para decisiones críticas que afecten a las personas beneficiarias o a los donantes.

⬜️ 13. Valorad la estabilidad del proveedor y su viabilidad a largo plazo
Investigad el historial de financiación de la empresa, sus años de actividad, el tamaño de su base de clientes, las filtraciones de datos que haya sufrido y su hoja de ruta de producto. Solicitad referencias de 2 o 3 clientes del sector ONG y revisad las opiniones en internet.

⬜️ 14. Comprobad si existen precios, ayudas o descuentos específicos para ONG
Muchos proveedores ofrecen descuentos o planes gratuitos para ONG. Consultad TechSoup, solicitad directamente precios para ONG y preguntad por descuentos por volumen o programas de ayudas.

⬜️ 15. Calculad el coste total de propiedad
Más allá de la cuota de suscripción, tened en cuenta los costes de formación, los gastos de integración, las necesidades de soporte continuo y los posibles costes de escalado a medida que crezca el uso. Comparad todo esto con el retorno de la inversión y el ahorro de tiempo previstos.

⚙️ Configuración inicial

⬜️ 16. Cread una cuenta específica de la organización
Usad el correo electrónico del dominio de vuestra organización, no cuentas personales. Configurad una gestión compartida de contraseñas para garantizar la continuidad cuando cambie el personal.

⬜️ 17. Activad la configuración de seguridad máxima
Activad la autenticación en dos pasos, usad contraseñas seguras y configurad los ajustes de privacidad más estrictos disponibles. Documentad toda la configuración de seguridad.

⬜️ 18. Configurad los permisos de usuario adecuados
Empezad con el acceso mínimo y ampliadlo según haga falta. Cread roles de administrador, editor y lector según las funciones reales del puesto, no según la antigüedad.

⬜️ 19. Personalizad la IA con el tono de vuestra ONG
Subid entre 10 y 20 ejemplos de vuestro mejor contenido para entrenar a la IA en vuestro tono. Incluid muestras de distintos departamentos para un entrenamiento más completo.

⬜️ 20. Cread y guardad prompts plantilla
Escribid entre 5 y 10 prompts estándar para tareas habituales. Guardadlos en una biblioteca compartida.

📚 Formación

⬜️ 21. Cread guías rápidas de una página
Incluid capturas de pantalla, datos de acceso e instrucciones paso a paso para las 3-5 tareas más habituales. Que cada guía tenga menos de 10 pasos y probadla con una persona nueva.

⬜️ 22. Programad sesiones de formación práctica
Planificad sesiones de 60 minutos con ejemplos de trabajo reales, no demostraciones genéricas. Incluid formación en ética junto con las habilidades técnicas.

⬜️ 23. Estableced un sistema para recoger comentarios
Habilitad canales para que el personal, las personas beneficiarias y los grupos de interés puedan comunicar dudas o sugerencias sobre el uso de la IA. Comprometeos a responder en un plazo de 48 horas.

🚀 Optimizaciones avanzadas (opcionales)

⬜️ 24. Integrad las herramientas de IA con vuestro CRM mediante plataformas de automatización
Cread flujos de trabajo automatizados con Zapier, Make o integraciones nativas. Esto puede ahorrar entre 5 y 10 horas semanales en organizaciones más grandes.

⬜️ 25. Aplicad un ajuste especializado a los modelos de IA con el contenido de vuestra organización
Subid propuestas de subvenciones, informes de impacto y comunicaciones que hayan funcionado bien para mejorar la relevancia de los resultados. Esto puede aumentar la precisión entre un 30 % y un 40 %.

⬜️ 26. Implantad auditorías externas de sesgos y seguridad
Contratad cada año a personas expertas externas para revisar vuestros sistemas de IA en busca de sesgos algorítmicos, vulnerabilidades de seguridad y problemas éticos.

⬜️ 27. Adoptad herramientas de IA explicable para ganar transparencia
Para las decisiones que afecten a las personas beneficiarias, usad IA capaz de explicar su razonamiento. Esto es importante para mantener la confianza y la rendición de cuentas.

⬜️ 28. Cread un proceso para explorar las novedades en IA
Reservad tiempo cada trimestre para explorar las nuevas funciones de IA.