Copiloto de búsqueda de subvenciones

Este flujo de trabajo con IA transforma vuestro proceso de búsqueda de subvenciones con un sistema inteligente que encuentra, evalúa y prioriza automáticamente las oportunidades de financiación que encajan con el perfil concreto de vuestra organización.

Al combinar el análisis con IA y la automatización, no se os escapará ninguna oportunidad de financiación relevante, y ahorraréis muchísimas horas de investigación.

Ventajas

• Ahorrad entre 15 y 20 horas al mes en búsqueda manual de subvenciones y evaluación de oportunidades
• Mejorad la calidad de las solicitudes al dedicar el tiempo a las oportunidades que mejor encajan, en lugar de buscar sin foco
• Descubrid más oportunidades relevantes gracias a un rastreo exhaustivo de fuentes que sería imposible hacer a mano

Recursos

Tiempo:

2 horas para la configuración inicial, y después 30 minutos a la semana para revisar y ajustar

Personas:

1 persona que conozca los programas y las prioridades de subvenciones de vuestra organización (por ejemplo, la persona responsable de subvenciones o de desarrollo)

Herramientas:

Imprescindibles:

• ChatGPT (se recomienda la suscripción Plus para un mejor análisis) o Claude
• Zapier (el nivel gratuito funciona para automatizaciones básicas, se recomienda el de pago si usáis varias fuentes)
• Google Sheets u otra herramienta de hojas de cálculo similar
• Cuenta de correo para las notificaciones

Opcionales pero recomendables:

• Perplexity (mejor que ChatGPT para investigación web)
• Lector de RSS (por ejemplo, Feedly, Inoreader)
• Suscripciones a bases de datos de subvenciones (Instrumentl, GrantStation, Foundation Directory Online)

Datos internos:

Imprescindibles:

• Declaración de misión y descripciones de programas de la organización
• Demografía de la población destinataria
• Rango de presupuesto anual

Opcionales:

• Solicitudes de subvención con éxito en el pasado (para identificar patrones)
• Prioridades programáticas concretas para el año
• Contactos de la junta directiva y alianzas de la organización
• Experiencia y credenciales del personal

Flujo de trabajo

PASO 1: crear la lista de fuentes

Empezaremos creando una lista exhaustiva de fuentes de subvenciones adaptada a vuestra organización. Esta se convierte en vuestra base de datos maestra, que el sistema automatizado vigilará.

Abre una conversación nueva en ChatGPT y usa este prompt para generar tu lista inicial de fuentes:

Actúa como especialista en investigación de subvenciones. Ayúdame a crear una lista exhaustiva de fuentes de oportunidades de subvención para vigilarlas de forma sistemática.

# DATOS

NUESTRA ORGANIZACIÓN:
- Área temática de la misión: **TU ÁREA TEMÁTICA**
- Poblaciones destinatarias: **A QUIÉN ATENDÉIS**
- Ubicación geográfica: **TU CIUDAD Y PAÍS**
- Ámbito de actuación: **LOCAL/REGIONAL/NACIONAL**
- Presupuesto anual: **RANGO APROXIMADO**
- Estatus fiscal: **501c3/OTRO**


# SOLICITUD

Genera una lista categorizada de las mejores fuentes de subvenciones para vigilar, incluyendo:

1. FUENTES GUBERNAMENTALES
   - Portales de subvenciones federales (con las agencias concretas relevantes para nuestra misión)
   - Webs de subvenciones estatales (de nuestro estado y de los estados vecinos si es relevante)
   - Páginas de subvenciones locales o municipales
   - Incluye URL exactas siempre que sea posible

2. FUENTES DE FUNDACIONES
   - Grandes fundaciones nacionales que financian nuestra área temática
   - Fundaciones regionales de nuestra zona geográfica
   - Fundaciones comunitarias
   - Programas de donación corporativa
   - Fundaciones familiares conocidas por este tipo de trabajo

3. SITIOS AGREGADORES Y BASES DE DATOS
   - Buscadores gratuitos de subvenciones
   - Webs de noticias del sector con anuncios de financiación
   - Asociaciones profesionales de nuestro ámbito con listados de subvenciones

4. FEEDS RSS Y BOLETINES
   - Feeds RSS concretos a seguir
   - Boletines por correo que merece la pena suscribir
   - Cuentas de redes sociales que publican oportunidades

Para cada fuente, indica:
- Nombre y URL
- Frecuencia de actualización (diaria/semanal/mensual)
- Rango típico de cuantía de la subvención
- Por qué es relevante para nosotros
- Mejor método para vigilarla (RSS, correo, API, revisión manual)

Prioriza la calidad sobre la cantidad. Dame las fuentes más valiosas para nuestra organización concreta (entre 10 y 25).

PASO 2: rastreo automatizado de oportunidades

Ahora configuraremos la automatización para vigilar estas fuentes de forma continua. Crearemos un flujo de trabajo en Zapier que revisa varias fuentes y recopila las oportunidades nuevas.

Primero, preparemos la estrategia de automatización con ChatGPT:

Ayúdame a diseñar un flujo de automatización en Zapier para vigilar oportunidades de subvención de varias fuentes a la vez.

# DATOS

FUENTES A VIGILAR:
**PEGA AQUÍ TUS MEJORES FUENTES DEL PASO 1**

# SOLICITUD

Crea un plan detallado de configuración en Zapier que incluya:

1. DISPARADORES (varias opciones de disparador):
   - Vigilancia de feeds RSS para sitios que los tengan
   - Disparadores de análisis de correo para suscripciones a boletines
   - Rastreo web semanal programado para páginas estáticas
   - Alertas de Google para palabras clave concretas

2. FILTROS A APLICAR:
   - Cuantía mínima de la subvención
   - Elegibilidad geográfica
   - Coincidencia de palabras clave con nuestra área temática
   - Plazo de al menos 30 días de margen

3. DATOS A CAPTURAR:
   - Título de la subvención
   - Nombre del financiador
   - Rango de cuantía
   - Plazo
   - Resumen de elegibilidad
   - URL de la solicitud
   - Fuente y fecha de detección

4. MÉTODO DE ORGANIZACIÓN:
   - Cómo evitar duplicados
   - Cómo actualizar oportunidades ya existentes
   - Cómo gestionar varios programas del mismo financiador

Proporciona combinaciones concretas de disparador y acción de Zapier para las fuentes más importantes.

Revisa a fondo la documentación oficial de Zapier antes de enviarme tus recomendaciones (las funciones y ajustes de Zapier cambian con frecuencia y puede que no tengas la información más reciente) e incluye todos los enlaces relevantes por si quiero consultar más detalles.

PASO 3: filtrado y resumen con IA

Configura la IA para que lea y resuma automáticamente cada oportunidad a medida que llega. Este paso ahorra horas de revisión manual.

Prueba esta plantilla de prompt de análisis exhaustivo (puedes configurarla como un paso dentro de Zapier, usando la API de OpenAI u otra integración de IA):

Analiza esta oportunidad de subvención para nuestra ONG y ofréceme un resumen estructurado.

# DATOS

**ESTO DEBERÍA RELLENARSE AUTOMÁTICAMENTE DESDE ZAPIER**
INFORMACIÓN DE LA SUBVENCIÓN:
- Financiador: [NOMBRE DEL FINANCIADOR]
- Programa: [NOMBRE DE LA SUBVENCIÓN]
- URL: [ENLACE A LA PÁGINA]
- Texto completo: [DESCRIPCIÓN / BASES]

**ESTO SE PUEDE COPIAR DEL PROMPT DEL PASO 1**
NUESTRA ORGANIZACIÓN:
- Área temática de la misión: **TU ÁREA TEMÁTICA**
- Poblaciones destinatarias: **A QUIÉN ATENDÉIS**
- Ubicación geográfica: **TU CIUDAD Y PAÍS**
- Ámbito de actuación: **LOCAL/REGIONAL/NACIONAL**
- Presupuesto anual: **RANGO APROXIMADO**
- Estatus fiscal: **501c3/OTRO**

# SOLICITUD

ANÁLISIS REQUERIDO:

1. COMPROBACIÓN DE ELEGIBILIDAD
   - ¿Cumplimos todos los requisitos? (Sí/No/No está claro)
   - Preocupaciones o restricciones concretas a tener en cuenta
   - Limitaciones geográficas

2. RESUMEN DE LA SUBVENCIÓN (viñetas breves)
   - Qué financian
   - Áreas prioritarias
   - Preferencias o requisitos especiales

3. EVALUACIÓN DE ENCAJE
   - Cuáles de nuestros programas encajan mejor
   - Cómo se ajusta nuestro trabajo a sus prioridades

4. FACTORES DE COMPETITIVIDAD
   - Nuestras ventajas para esta oportunidad
   - Posibles debilidades en nuestra solicitud
   - Nivel de competencia probable (alto/medio/bajo)

5. REQUISITOS CLAVE
   - Documentos requeridos que quizá no tengamos
   - Requisitos de solicitud poco habituales

6. ESTIMACIÓN DE ESFUERZO
   - Horas para preparar una solicitud sólida
   - Recursos necesarios más allá de quien redacta la subvención

7. RECOMENDACIÓN
   - Presentarse de inmediato / Valorarlo / Descartar
   - Si se descarta, explica por qué
   - Si se presenta, señala los factores críticos de éxito

Opcional: para vuestras mejores oportunidades, generad informes detallados (a mano con ChatGPT o de forma automática como paso adicional dentro de Zapier):

Para esta oportunidad de subvención de alta prioridad, crea un informe completo para nuestro equipo:

# DATOS

RESUMEN DE LA OPORTUNIDAD:
**COPIA LOS RESULTADOS DEL PASO ANTERIOR O RELLENA AUTOMÁTICAMENTE CON ZAPIER**

# SOLICITUD

Crea un informe de 1 página que incluya:

1. RESUMEN EJECUTIVO
   - Panorama general en un párrafo
   - Por qué es una prioridad para nosotros
   - Enfoque recomendado

2. ENCAJE ESTRATÉGICO
   - Cómo esto hace avanzar nuestra misión
   - Conexión con el plan estratégico actual
   - Potencial para construir una relación

3. CONCEPTO DEL PROYECTO
   - Título y descripción del proyecto propuesto
   - Resultados y métricas objetivo
   - Rango de presupuesto y gastos clave
   - Cronograma

4. LISTA DE PREPARACIÓN
   - Documentos requeridos (marca cuáles ya tenemos listos)
   - Miembros del equipo a implicar
   - Socios externos a involucrar
   - Datos a reunir

5. MENSAJES CLAVE
   - 3 puntos principales a destacar
   - Nuestra propuesta de valor diferencial
   - Historias de éxito a resaltar

6. CRONOGRAMA
   - Calendario hacia atrás desde el plazo límite
   - Hitos clave
   - Puntos de revisión

7. EVALUACIÓN DE RIESGOS
   - Principales retos
   - Estrategias de mitigación
   - Enfoques alternativos en caso de rechazo

PASO 5: compartir la información automáticamente con el equipo

Configura sistemas de notificación inteligentes que hagan llegar la información adecuada a la persona adecuada en el momento adecuado.

Primero, diseña vuestra estrategia de comunicación:

Ayúdame a diseñar un sistema de comunicación automatizado sobre oportunidades de subvención para nuestro equipo.

# DATOS

ESTRUCTURA DEL EQUIPO:
- Dirección ejecutiva: [Necesita resúmenes de alto nivel]
- Dirección de desarrollo: [Necesita todas las oportunidades]
- Persona redactora de subvenciones: [Necesita informes detallados para las de alta prioridad]
- Responsables de programa: [Necesitan oportunidades específicas de su programa]
- Miembros de la junta directiva: [Solo resumen mensual]

CANALES DE COMUNICACIÓN DISPONIBLES:
- Correo electrónico (todo el mundo)
- Slack/Teams (solo personal)
- Google Calendar (compartido)
- Reuniones semanales de equipo

# SOLICITUD

Diseña un sistema de notificaciones que incluya:

1. NIVELES DE ALERTA
   - Urgente (plazo <30 días, puntuación 9-10)
   - Prioritario (plazo 30-60 días, puntuación 7-8)
   - Informativo (plazo >60 días o puntuación <7)

2. REGLAS DE ENRUTAMIENTO
   - Quién recibe qué nivel de detalle
   - Qué canales para cada tipo de alerta
   - Límites de frecuencia para evitar la saturación

3. PLANTILLAS DE MENSAJES
   - Notificación instantánea en Slack/Teams
   - Resumen diario por correo
   - Resumen semanal para el equipo
   - Informe mensual para la junta directiva

4. DISPARADORES DE ESCALADO
   - Cuándo saltarse los canales habituales
   - Cómo señalar oportunidades excepcionales
   - Proceso para decisiones rápidas del equipo

Proporciona instrucciones concretas de configuración en Zapier para cada tipo de notificación.

Revisa a fondo la documentación oficial de Zapier antes de enviarme tus recomendaciones (las funciones y ajustes de Zapier cambian con frecuencia y puede que no tengas la información más reciente) e incluye todos los enlaces relevantes por si quiero consultar más detalles.

Siguiendo la misma conversación de ChatGPT, crea ahora las plantillas de notificación (cambia el prompt según vuestras necesidades concretas):

Crea plantillas de mensajes para nuestras notificaciones de oportunidades de subvención:

1. ALERTA INSTANTÁNEA EN SLACK/TEAMS (para puntuaciones de 9-10):
Crea un formato breve y fácil de escanear que incluya:
- Encabezado llamativo con el nivel de urgencia
- Financiador y cuantía
- Plazo con cuenta atrás
- Resumen de una línea
- Puntuación de encaje y por qué
- Enlace directo a los detalles
- Acción requerida

2. RESUMEN DIARIO POR CORREO:
Diseña una plantilla de correo que:
- Agrupe las oportunidades por prioridad
- Muestre una vista de calendario con los próximos plazos
- Destaque las oportunidades nuevas frente a las actualizadas
- Incluya botones rápidos de aprobar/rechazar
- Enlace al análisis completo

3. INFORME RESUMEN SEMANAL:
Crea un formato exhaustivo que incluya:
- Estadísticas (oportunidades nuevas, puntuación media, etc.)
- Las 5 mejores oportunidades a comentar
- Asignaciones y progreso del equipo
- Calendario de próximos plazos
- Métricas de éxito de la semana anterior

4. ALERTA ESPECÍFICA POR PROGRAMA:
Plantilla para responsables de programa que:
- Solo muestre las oportunidades relevantes
- Explique la conexión con su programa
- Solicite la información concreta necesaria
- Indique el plazo de respuesta

Haz que las plantillas sean fáciles de escanear y estén orientadas a la acción.

Si no tienes claro cómo configurar esta automatización en Zapier, puedes pedirle ayuda a ChatGPT. Puedes usar un prompt como este:

Ofréceme instrucciones paso a paso para configurar Zapier para nuestro sistema de notificaciones:

REQUISITOS DEL FLUJO DE TRABAJO:
- Disparador: nueva fila añadida a nuestra Google Sheet
- Filtrar por puntuación de encaje y plazo
- Enrutar a los canales adecuados según las reglas
- Evitar notificaciones duplicadas
- Incluir la recopilación del resumen semanal

Dame:
1. Las apps y disparadores exactos de Zapier que hay que usar
2. Las condiciones de filtro para cada nivel de notificación
3. Configuraciones de acción para:
   - Publicación en Slack/Teams
   - Envío de correos (individuales y en resumen)
   - Creación de eventos de calendario
4. Los pasos de formateo necesarios para mensajes claros
5. Los ajustes de programación para los resúmenes y compilaciones

Incluye cualquier fragmento de código que pueda hacer falta para configuraciones o formatos personalizados.

Revisa a fondo la documentación oficial de Zapier antes de enviarme tus recomendaciones (las funciones y ajustes de Zapier cambian con frecuencia y puede que no tengas la información más reciente) e incluye todos los enlaces relevantes por si quiero consultar más detalles.

Recomendaciones

• Empieza sencillo y luego amplía. Comienza con entre 5 y 7 fuentes de alto valor en lugar de intentar vigilarlo todo desde el principio. Añade más fuentes a medida que ajustéis vuestros filtros y la automatización. En la búsqueda de subvenciones, la calidad gana a la cantidad.
• Configura la detección de duplicados. Muchas subvenciones aparecen en varias plataformas a la vez. Prueba a usar coincidencia aproximada en tu hoja de cálculo (combinando nombre del financiador, plazo y cuantía) u otros métodos para señalar posibles duplicados antes de que saturen vuestro sistema.
• Crea filtros de «descarte rápido». Identifica los motivos de descalificación inmediata (ubicación geográfica equivocada, exige un 501c3 que no tenéis, etc.) y filtradlos ya en la fuente para reducir el ruido. Esto puede ahorrar más tiempo que cualquier otra optimización.
• Prueba vuestras automatizaciones con frecuencia. Los feeds RSS fallan, las webs cambian de estructura y las API se actualizan. Reservad al menos 15 minutos al mes para comprobar que vuestras automatizaciones siguen capturando bien las oportunidades.
• Vigilad el rendimiento de cada fuente. Haced seguimiento de qué fuentes generan vuestras mejores oportunidades. Si una base de datos de pago nunca aporta subvenciones aplicables, cancelad la suscripción. Si una fuente gratuita rinde de forma constante, valorad invertir en sus funciones premium.