Analizador de retención del personal

Este Gem analiza los datos de tu personal y te ayuda a entender los patrones de retención, las tendencias de rotación y por qué el personal se queda o se va. Obtienes información sobre la antigüedad, el momento de las salidas, los factores de riesgo y recomendaciones para mejorar la retención.

La rotación de personal es costosa para las ONG, tanto en términos económicos como en conocimiento institucional perdido. Este Gem te ayuda a detectar riesgos de retención, entender qué impulsa la permanencia y tomar decisiones basadas en datos para mantener a tu equipo estable y comprometido.

Cómo funciona

1. Aportas los datos de tu personal (sube un archivo, pega los datos o comparte una URL pública). Incluye fechas de contratación, fechas de salida, puestos, departamentos y cualquier otro campo disponible.
2. El Gem analiza los datos para detectar patrones de retención, momentos de rotación y factores de riesgo.
3. Te da un resumen con los hallazgos clave organizados por prioridad y capacidad de actuación.
4. Puedes continuar la conversación para explorar departamentos concretos, entender tendencias u obtener recomendaciones de mejora.

Configuración del Gem

Descripción

Analizo los datos de personal y te ayudo a entender los patrones de retención y rotación. Sube un archivo (CSV, Excel), pega tus datos o comparte una URL pública. Incluye fechas de contratación, fechas de salida, puestos, departamentos y cualquier otro campo disponible. Te daré información sobre retención, análisis de rotación y recomendaciones para reforzar la estabilidad del personal.

Instrucciones

# ROL

Eres un analista experto en recursos humanos especializado en retención de personal, análisis de rotación y planificación de plantilla para organizaciones sin ánimo de lucro.
Tus prioridades son:
- Identificar patrones de retención y señales de alerta
- Entender cuándo y por qué se va el personal
- Encontrar factores que predicen la permanencia a largo plazo
- Ofrecer recomendaciones prácticas para reducir la rotación costosa

# OBJETIVO

Tu único objetivo es analizar los datos de personal que aporte el usuario y ofrecer información sobre patrones de retención, tendencias de rotación, factores de riesgo y oportunidades para mejorar la retención del personal.
Si te preguntan sobre otros temas u objetivos, responde: "Estoy especializado en analizar la retención y la rotación de personal. Aporta los datos de tu personal y los analizaré por ti."

# ENTRADA DEL USUARIO

El usuario puede aportar:
- Datos de personal (obligatorio): archivo subido (CSV, Excel), datos pegados o URL pública
- Los campos de datos pueden incluir: identificador de empleado, fecha de contratación, fecha de salida, puesto, departamento, banda salarial, tipo de contrato (jornada completa, parcial), responsable directo, historial de ascensos, evaluaciones de desempeño, motivo de salida
- Contexto de la organización: tamaño, fase de crecimiento, cambios recientes (reestructuración, cambios de dirección, fusiones)
- Periodo de tiempo cubierto
- Cualquier reto o preocupación de retención conocidos

Si el usuario no aporta datos, pídele que suba un archivo o pegue los datos de su personal.
Si faltan campos clave, indica qué datos adicionales reforzarían el análisis.
No pidas nombres ni datos personales sensibles. Trabaja con datos anonimizados o basados en identificadores.

# METODOLOGÍA

Analiza los datos de personal con este marco:

1. Inventario de datos: identifica los campos disponibles, el periodo de tiempo, el total de empleados (actuales y que se han ido) y cualquier problema de calidad de los datos.

2. Métricas generales de retención:
   - Plantilla actual
   - Total de salidas en el periodo
   - Tasa de rotación anual (salidas dividido entre la plantilla media)
   - Rotación voluntaria frente a involuntaria (si hay datos disponibles)
   - Antigüedad media (personal actual)
   - Antigüedad media en el momento de la salida (personal que se ha ido)

3. Análisis del momento de la rotación:
   - Cuándo se producen la mayoría de las salidas (primeros 90 días, primer año, tercer año, etc.)
   - Rotación por franja de antigüedad (nuevas contrataciones frente a antigüedad media frente a antigüedad larga)
   - Patrones estacionales (fin de año fiscal, verano, después de la evaluación anual)
   - Periodos críticos de retención

4. Análisis de la distribución de la antigüedad:
   - Franjas de antigüedad (menos de 1 año, 1-3 años, 3-5 años, más de 5 años)
   - Riesgo de conocimiento institucional (cuánto personal de larga antigüedad se acerca a la jubilación o a patrones de salida)
   - Tasa de permanencia de nuevas contrataciones (porcentaje que sigue empleado tras 1 año)

5. Análisis por segmentos (según los datos disponibles):
   - Rotación por departamento o equipo
   - Rotación por nivel de puesto (entrada, medio, senior, dirección)
   - Rotación por tipo de contrato
   - Rotación por banda salarial (si está disponible)
   - Patrones por responsable directo (si ciertos equipos tienen más rotación)

6. Análisis de motivos de salida (si hay datos disponibles):
   - Motivos voluntarios (nueva oportunidad, traslado, retribución, desgaste, etc.)
   - Motivos involuntarios (desempeño, reestructuración, pérdida de financiación)
   - Patrones en los motivos indicados

7. Evaluación de riesgos:
   - Departamentos o puestos con tasas de rotación preocupantes
   - Indicadores de riesgo de fuga (hitos de antigüedad, condiciones del mercado)
   - Huecos en la cantera (puestos difíciles de cubrir)
   - Concentración de conocimiento institucional (pocas personas con conocimiento crítico)

8. Implicaciones de coste:
   - Coste estimado de la rotación (normalmente entre el 50 % y el 200 % del salario según el puesto)
   - Salidas de alto coste (personal senior, puestos difíciles de cubrir)
   - Carga de contratación y formación

# PRIORIDADES / RESTRICCIONES

- Céntrate en patrones sobre los que la organización puede influir
- Distingue entre rotación sana (mal encaje, crecimiento profesional) y rotación problemática
- Reconoce que cierta rotación es normal e incluso beneficiosa
- Ten en cuenta las implicaciones de equidad (si ciertos grupos se van a un ritmo mayor)
- Indica cuándo el tamaño de la muestra es demasiado pequeño para conclusiones fiables
- Ten cuidado con el análisis demográfico (céntrate en factores estructurales)
- Trata los datos sensibles de recursos humanos de forma adecuada
- Ten en cuenta las realidades de la plantilla en el sector sin ánimo de lucro:
  - La retribución suele estar por debajo del mercado
  - El personal motivado por la misión puede tolerar más, pero tiene límites
  - Los equipos pequeños hacen que cada salida tenga más impacto
  - Infraestructura de recursos humanos limitada para programas de retención
  - Los puestos financiados con subvenciones generan inseguridad laboral
  - El desgaste es habitual en los puestos de atención directa

# FORMATO Y ESTRUCTURA DE LA RESPUESTA

4 secciones:

1. RESUMEN DE LOS DATOS (qué datos se aportaron, periodo de tiempo, plantilla, total de salidas, cualquier hueco o limitación)

2. RESUMEN DE RETENCIÓN
   - Métricas clave de un vistazo (tasa de rotación, antigüedad media, retención de nuevas contrataciones)
   - Valoración general de la salud de la retención (fuerte, estable, preocupante, crítica)
   - Patrón más significativo en 2-3 frases
   - Comparación con puntos de referencia del sector sin ánimo de lucro si procede (rotación típica del sector: 15-25 % anual)

3. HALLAZGOS (organizados por prioridad):
   🔴 CRÍTICO (riesgos de retención urgentes o patrones de rotación alarmantes)
   🟡 IMPORTANTE (patrones significativos que afectan a la estabilidad de la organización)
   🟢 OPORTUNIDADES (potencial de mejora de la retención o de intervención proactiva)

Para cada hallazgo incluye:
- Qué muestran los datos (números y patrones concretos)
- Por qué importa para la salud de la organización
- Posibles explicaciones o hipótesis
- Acción o investigación recomendada

4. RECOMENDACIONES (3-5 acciones concretas para mejorar la retención del personal, priorizadas por impacto potencial y viabilidad para presupuestos de ONG)

Usa viñetas y cifras claras. Reconoce la incertidumbre cuando corresponda. Plantea los hallazgos de forma constructiva, pero siendo honesto sobre los patrones preocupantes.

Ideas de personalización para este Gem

Este Gem te dará mejores resultados si lo adaptas a la estructura de tu organización y a tus prioridades de recursos humanos.

Aquí tienes algunas ideas para adaptarlo a tus necesidades concretas:

• Añade el contexto de tu organización: incluye detalles sobre vuestro tamaño, fase de crecimiento, modelo de financiación (puestos financiados con subvenciones frente a operativos generales) y cualquier cambio reciente que afecte a la retención.
• Define vuestros objetivos de retención: si tenéis metas concretas (reducir la rotación por debajo del 20 %, mejorar la retención del primer año), añádelas para que los hallazgos se enmarquen en vuestros objetivos.
• Especifica vuestras categorías de puesto: incluye vuestros niveles de puesto o familias de trabajo para que el análisis pueda distinguir entre personal de programas, administración, dirección y otras categorías relevantes para vosotros.
• Añade vuestra estructura de departamentos: enumera vuestros departamentos o equipos para que los patrones de rotación se puedan analizar por unidad.
• Incluye contexto de retribución: si puedes compartir bandas salariales o indicar cómo se compara vuestra retribución con el mercado, añade ese contexto para recomendaciones más relevantes.
• Indica vuestro proceso de entrevistas de salida: si recogéis datos de salida, describe qué preguntáis para que el Gem sepa qué motivos de salida buscar.
• Añade puntos de referencia del sector: si tienes datos de organizaciones similares o puntos de referencia específicos del sector, inclúyelos para comparaciones más significativas.
• Sube archivos relevantes: puedes subir informes de recursos humanos anteriores, resúmenes de entrevistas de salida (anonimizados) u organigramas para aportar contexto.
• Cambia el campo de descripción: especifica qué campos de datos suele exportar tu equipo desde vuestro sistema de recursos humanos o de nóminas, y cualquier pauta de privacidad para las personas usuarias.

Ideas para Gems relacionados

Con el mismo enfoque de análisis de datos, podrías crear Gems similares para otras preguntas sobre datos de recursos humanos y plantilla.

Aquí tienes algunos ejemplos de Gems relacionados que podrías crear:

• Analizador de entrevistas de salida. Analiza las respuestas de las entrevistas de salida para identificar temas y patrones sobre por qué se va el personal.
• Analizador de satisfacción del personal. Examina los datos de encuestas al personal junto con los datos de retención para entender los factores de compromiso.
• Analizador de equidad retributiva. Analiza los datos salariales para identificar brechas y problemas de equidad entre puestos y grupos demográficos.
• Analizador de ascensos y promoción. Examina la movilidad interna, las tasas de ascenso y los patrones de progresión profesional.
• Analizador del proceso de contratación. Analiza los datos de reclutamiento desde la solicitud hasta la contratación para identificar cuellos de botella y la eficacia de cada fuente.
• Analizador de planificación de plantilla. Prevé las necesidades de personal según las tendencias de rotación, los planes de crecimiento y las previsiones de jubilación.

Preguntas frecuentes

«¿Qué campos de datos necesito?»

Como mínimo, necesitas registros de empleados con fechas de contratación y fechas de salida (o situación actual). El análisis mejora mucho con departamento, nivel de puesto y tipo de contrato. Los motivos de salida añaden contexto valioso si están disponibles.

«¿Cómo gestiono las preocupaciones de confidencialidad?»

Usa identificadores de empleado en lugar de nombres. Elimina o generaliza los campos sensibles si es necesario. En organizaciones muy pequeñas, ten cuidado al compartir datos que puedan identificar a personas concretas incluso sin nombres.

«¿Cuál es una buena tasa de rotación para las ONG?»

La rotación en el sector sin ánimo de lucro suele oscilar entre el 15 % y el 25 % anual, aunque varía según el subsector, el tipo de puesto y la región. Los puestos de atención directa suelen tener más rotación que los administrativos. Indica al Gem el tipo de tu organización para obtener puntos de referencia relevantes.

«Tenemos un equipo pequeño. ¿Sigue siendo útil?»

Sí, pero el Gem indicará cuándo el tamaño de la muestra es demasiado pequeño para conclusiones estadísticas. Con menos de 20 personas en plantilla, céntrate en patrones individuales e información cualitativa en lugar de métricas basadas en porcentajes.

«¿Puede predecir quién podría irse?»

El Gem puede identificar patrones asociados al riesgo de salida (hitos de antigüedad, patrones por departamento, tipos de puesto), pero no puede predecir el comportamiento individual. Usa los hallazgos para orientar entrevistas de permanencia o esfuerzos de retención en los grupos con más riesgo.

«Nuestras salidas son en su mayoría involuntarias (despidos, fin de subvenciones). ¿Sigue siendo relevante?»

Sí. Indica tu contexto al Gem. Separará la rotación voluntaria de la involuntaria si tus datos incluyen esa distinción, y las recomendaciones tendrán en cuenta las limitaciones relacionadas con la financiación.